Retención en la fuente: ¿qué es y cómo se aplica?

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  • Publicado: 27 octubre, 2020

Retención en la fuente: ¿qué es y cómo se aplica?

El mecanismo de retención en la fuente es la herramienta de recaudo anticipado que utiliza el Estado para ciertos impuestos.

Su aplicación requiere el conocimiento de muchas bases, tarifas y cuantías mínimas, además de la distinción entre regímenes. ¡Encuentra todo eso y más en este editorial!

¿Qué es la retención en la fuente?

La retención en la fuente es el mecanismo mediante el cual el Estado pretende recaudar gradualmente ciertos impuestos, en lo posible dentro del mismo ejercicio en el que se causan (artículo 367 del Estatuto Tributario –ET–).

Artículo 367 del ET. Finalidad de la retención en la fuente. La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause”.

Los elementos que intervienen en una operación con el mecanismo de retención en la fuente son los siguientes:

a. Agente de retención: se refiere a aquella persona natural o jurídica autorizada por la ley para efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente.

b. Sujeto pasivo: corresponde a la persona a la que se le practica la retención en la fuente, porque sobre ella recae la obligación de pagar el impuesto.

c. Hecho generador: es la actividad que se realiza y que se encuentra sometida a la respectiva retención.

d. Base gravable: es el valor o monto sujeto a retención.

e. Tarifa: es el porcentaje aplicable a la base gravable, definido por la ley, y con el cual se determinará la retención en la fuente.

f. Pago o abono en cuenta: hace referencia al concepto que establece la fecha en la que debe contabilizarse la retención en la fuente.

Así las cosas, debe entenderse que el término “pago” alude al reconocimiento total o parcial, en dinero o especie, respecto de las obligaciones resultantes en la adquisición de un bien o servicio.

Por su parte, el término “abono en cuenta” corresponde al reconocimiento contable de tales obligaciones.

¿Cómo se aplica la retención en la fuente?

El funcionamiento del mecanismo de retención en la fuente parte de la ocurrencia de una transacción en la que se intercambia un bien o un servicio, y en la que intervienen un vendedor y un comprador que además de pagar es quien práctica la retención en la fuente como se muestra en la siguiente gráfica:

La retención en comento que realiza el comprador, debe ser reportada a la Dian y se entiende como el pago anticipado de un impuesto para el vendedor. Las tarifas de retención en la fuente dependen de muchos aspectos que revisaremos más adelante.

Entre los partícipes que interactúan en este proceso, tal vez el más importante será el agente de retención, para quien los artículos 375, 376, 378, 378-1, 381, 382 y 632 del ET señalan varias obligaciones, entre las que se destacan las siguientes:

¿Qué pagos no están sujetos a retención en la fuente?

Es importante tener claro que existen unos cuantos pagos que la ley ha indicado expresamente como no sujetos a retención en la fuente; a continuación, escuche de primera mano al Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria de Actualícese, quien explica qué tipo de pagos no están sujetos a retención en la fuente:

¿Para qué sirve la retención en la fuente?

Como lo indicamos líneas atrás, para el Estado, el mecanismo de retención en la fuente es útil en cuanto le permite recaudar los impuestos con anterioridad a los plazos para su presentación y pago.

Además, para el contribuyente, la retención en la fuente es útil en tanto le permite ir pagando poco a poco un impuesto en particular, de manera que, al realizar la declaración correspondiente, el saldo a pagar es mucho menor o incluso nulo.

¿Qué es la autorretención en la fuente?

La autorretención es el procedimiento mediante el cual el mismo sujeto pasivo de la retención en la fuente (quien vende el producto o servicio) es el responsable de practicarse las respectivas retenciones.

Frente al impuesto de renta existen dos tipos de autorretención:

  1. Autorretención general: este tipo de autorretención hace referencia a aquella en materia del impuesto sobre la renta que se aplica un contribuyente por concepto de la retención que le hubiera practicado el agente de retención en caso de no ser autorretenedor, por lo que aplican las tarifas tradicionales de retención, por ejemplo, las indicadas para cada concepto, esto es, honorarios, compras, etc.

De esta manera, dichas autorretenciones se las deben practicar solo cuando se perciban ingresos gravados con el impuesto de renta y complementario que superen la cuantía mínima exigida y que sean cancelados por personas naturales o jurídicas que hubiesen tenido que actuar como agentes de retención a título del mencionado impuesto.

Esta es solo una pequeña parte de todo lo que podrás encontrar en nuestro Libro blanco digital. Mecanismo de retención en la fuente: efectos en la tributación de personas jurídicas y naturales, años gravables 2020 y 2021. ¡Ve a verlo!

  1. Autorretención especial: la autorretención especial del impuesto sobre la renta tiene su origen en el Decreto 2201 de 2016, a través del cual se reglamentaron los cambios introducidos por la Ley 1819 de 2016 al parágrafo 2 del artículo 365 del ET. Este parágrafo establece un sistema de autorretención especial en la fuente a título del impuesto sobre la renta y complementario, el cual no excluye la posibilidad de que los autorretenedores sean sujetos de retención en la fuente.

De esta manera, con el decreto en referencia, desde el 1 de enero de 2017 todas las sociedades nacionales o extranjeras contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta comenzaron a responder por la autorretención especial a título del tributo mencionado. Dicha autorretención reemplazó la que se practicaba a título del CREE.

 [Guía] Tarifas de autorretención especial en renta automatizado

¿Cuál es el plazo de la declaración de retención en la fuente?

De acuerdo con el artículo 1.6.1.13.2.33 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el artículo 2 del Decreto 2345 de 2019, los siguientes son los plazos para la presentación y pago de la declaración mensual de retención y autorretención en la fuente:

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Junio
Julio
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Si estás aquí, seguro te gustará consultar nuestro Calendario tributario digital 2020; ¿qué esperas para ir a verlo? ¡Es gratuito!

¿En qué formulario se declara la retención en la fuente?

Las retenciones en la fuente deben presentarse en el formulario 350 dispuesto por la Dian para cada período.

Por el año gravable 2020, dicho formulario fue expedido mediante la Resolución 000047 de mayo 14 de 2020.

Se debe tener en cuenta que, desde el inicio de 2020 y hasta la fecha en que este último fue prescrito, los contribuyentes debieron cumplir con su deber de declarar y pagar las respectivas retenciones en la versión del formulario 350 incluida en la Resolución 000055 de septiembre de 2019; dichas declaraciones gozan de total validez.

Plantilla en Excel para diligenciar el formulario 350 de retención en la fuente en 2020.

Retención a título de renta y complementario

Según lo disponen los artículos 383 al 406 del ET, entre los conceptos que se encuentran sujetos a retención en la fuente a título del impuesto de renta y complementario están contemplados los siguientes:

Cada uno de estos conceptos está sujeto a unas bases, cuantías mínimas y tarifas especiales; algunas de ellas son explicadas por el Dr. Diego Guevara en el siguiente video:

De igual forma, las tarifas de retención en la fuente a título de renta para el año 2020 por conceptos tales como compras, servicios, arrendamientos, honorarios y comisiones, entre otros, se encuentran discriminadas en la siguiente tabla de retención en la fuente con sus respectivos topes en UVT y la cifra correspondiente en pesos (el monto de UVT para 2020 es de $35.607).

Simulador de retenciones a practicar entre regímenes.

 

Adicionalmente, cuando se trata de retención en la fuente sobre rentas de trabajo (laborales y no laborales), el procedimiento es mucho más detallado que el de los casos indicados en la tabla anterior.

Estos procedimientos, comúnmente conocidos como procedimientos 1 y 2 para la retención en la fuente sobre rentas laborales, tuvieron varias novedades para el año gravable 2020; algunas de ellas son explicadas por el Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria de Actualícese, en el siguiente video:

Para estudiar estas novedades, no dejes de leer nuestro artículo Novedades en la retención en la fuente por procedimiento 1 y 2 para el año gravable 2020.

Pero eso no es todo, porque, como siempre, para que esta labor sea mucho más fácil para ti, Actualícese tiene disponibles los respectivos liquidadores que puedes descargar ahora mismo:

Retención en la fuente con procedimiento 1 sobre rentas de trabajo durante 2020.

Porcentaje fijo de retención en la fuente sobre pagos laborales en junio de 2020 – procedimiento 2.

Retención en la fuente por pensiones

Los pagos por concepto de pensiones de jubilación, invalidez, vejez y de sobrevivientes que sean menores a 1.000 UVT no se encuentran sujetos a retención en la fuente, y al valor que exceda este monto debe aplicársele la tabla contenida en el artículo 383 del ET.

El siguiente liquidador permite calcular fácilmente la retención a practicar por concepto de pensiones:

Cálculo de retención en la fuente a título de renta por concepto de pensiones.

Retención en la fuente por dividendos

Dentro de la retención en la fuente a título de renta se encuentra la que debe realizarse sobre los dividendos. Esta retención que ha sido ampliamente modificada en las últimas reformas tributarias es explicada por el Dr. Diego Guevara Madrid en los siguientes videos:

Respecto a la retención sobre dividendos antes y después del año 2016, es necesario precisar lo siguiente:

Para estudiar este tema mucho más a fondo, no dejes de leer nuestro análisis Tributación sobre dividendos y su respectiva retención fue reglamentada por el Ministerio de Hacienda.

Pero eso no es todo, el Decreto 2371 de diciembre 27 de 2019 reglamentó el artículo 242-1 del ET para dar pautas acerca de la complejísima retención sobre dividendos trasladable entre sociedades nacionales y sus socios personas naturales.

Sobre dicho tema, el Dr. Diego Guevara interviene en el siguiente video:

¿Quieres leer más de este tema? En el editorial Tributación sobre dividendos percibidos por sociedades nacionales fue reglamentada encuentras lo que estás buscando.

Retención en la fuente a título del IVA

El artículo 437-2 del ET indica quiénes son los agentes de retención a título del impuesto sobre las ventas.

En el siguiente video, el Dr. Diego Guevara Madrid explica quiénes figuran en ese grupo y cuáles son sus responsabilidades:

Ahora bien, conforme lo indica el artículo 1 del Decreto 782 de 1996, recopilado en el artículo 1.3.2.1.12 del DUT 1625 de 2016, para aplicar la retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas se deben tener en cuenta las mismas cuantías mínimas no sujetas a retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta, por los conceptos de servicios y de otros ingresos tributarios, señaladas por el Gobierno nacional.

Por lo tanto, no se debe aplicar retención en la fuente a título del IVA sobre pagos o abonos en cuenta por prestación de servicios cuando el valor individual de dicho pago sea inferior a 4 UVT, ni para la compra de bienes gravados cuando estos sean inferiores a 27 UVT ($142.428 y 961.389 por el año gravable 2020, respectivamente).

A continuación, escuche de primera mano al Dr. Diego Guevara, quien explica el procedimiento adecuado para la aplicación de la retención en la fuente a título del IVA:

Retención en la fuente a título de industria y comercio –ICA–

El impuesto de industria y comercio también se recauda de forma anticipada mediante el mecanismo de retención en la fuente, para lo que cada municipio, mediante su estatuto tributario, establece cómo se maneja la retención, por cuanto no existe una uniformidad nacional en torno a este procedimiento.

Lo anterior puede evidenciarse, por ejemplo, en materia de bases mínimas y tarifas. Para el caso de Bogotá, la base mínima por servicios es de 4 UVT y por compras es de 27 UVT, mientras que, para Cali, por servicios es de 3 UVT, y de 15 UVT por compras.

Por lo expuesto, se recomienda analizar el estatuto tributario de cada municipio, para efectos de este impuesto.

En la siguiente imagen se observan los estatutos tributarios municipales de las principales ciudades del país:

Retención en la fuente por el gravamen a los movimientos financieros –GMF–

Por lo indicado en el artículo 876 del ET, deben actuar como agentes retenedores y responsables del recaudo y pago del GMF el Banco de la República y las demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera o de economía solidaria en las cuales se encuentre la respectiva cuenta corriente, de ahorros, de depósito o de derechos sobre carteras colectivas en la que se realicen los movimientos contables que impliquen el traslado de recursos del que trata el artículo 871 del ET. El GMF debe ser retenido en su totalidad.

Cuando se utilicen las cuentas de depósito del Banco de la República para operaciones distintas a las previstas en el artículo 879 del ET, esta entidad actuará como agente retenedor del GMF que a la entidad usuaria de la respectiva cuenta le corresponda pagar por dicha transacción.

Retención en la fuente por timbre nacional

El impuesto de timbre nacional es un impuesto documental que se aplica sobre las documentaciones públicas o privadas en las que se haga constar la constitución, existencia, modificación o extinción de obligaciones.

Este es un tributo directo dirigido a gravar al destinatario del impuesto, es decir, a la persona que incurre en el acto o contrato.

Al igual que el impuesto de renta y complementario, el IVA, el ICA y el GMF, el recaudo de este impuesto se hace mediante el mecanismo de retención en la fuente. Debe declararse en la casilla 83 del formulario 350:

Retención en la fuente para contribuyentes del SIMPLE

El artículo 911 del ET y el Decreto 1091 de 2020 exoneran de retenciones a título de renta e ICA a los inscritos en el SIMPLE, más no de retención a título de IVA, ganancia ocasional ni de la contribución de laudos arbitrales.

En nuestro análisis Retenciones y autorretenciones en operaciones donde participe alguien del régimen simple podrás encontrar un completa guía para el análisis de la forma en la que opera esta retención según las condiciones tributarias de cada uno de los participantes en la operación.

Adicionalmente, en el siguiente video, el Dr. Diego Guevara responde a la pregunta sobre la forma en que opera la retención por IVA entre contribuyentes del régimen ordinario y del SIMPLE. Escúchalo ahora:

Retención especial para acogidos a procesos de reorganización

A través de los artículos 12 y 13 del Decreto Legislativo 560 de abril 15 de 2020 (declarados exequibles con la Sentencia C-237 de julio 8 de 2020 de la Corte Constitucional), se establecieron algunas reducciones importantes y transitorias en materia de retenciones en la fuente a título de renta e IVA para las personas naturales y jurídicas  que se hayan acogido a los procesos de reorganización empresarial de la Ley 1116 de diciembre de 2006.

Para profundizar más en esta retención especial que irá hasta diciembre 31 de 2020, no dejes de leer nuestros artículos Beneficios tributarios en materia de insolvencia durante crisis económica generada por el COVID-19 y Retención especial para acogidos a procesos de reorganización irá hasta diciembre 31 de 2020.

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Nosotros ya lo preparamos para ti, ¡descárgalo ahora!

Tablas de retención en la fuente a título de impuestos nacionales durante el año fiscal 2020.

Ineficacia de la declaración de retención en la fuente

La nueva versión del inciso 5 del artículo 580-1 del ET indica que las declaraciones de retención en la fuente producirán efectos legales, siempre y cuando el pago total de la retención sea realizado a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la fecha de vencimiento del plazo otorgado para declarar, teniendo en cuenta, por supuesto, que quien declara debe efectuar la liquidación de los intereses moratorios a los que haya lugar.

Si una declaración de retención en la fuente se da como ineficaz, es necesario volverla a presentar como si fuera una declaración inicial; este paso a paso es explicado por el Dr. Diego Guevara en el siguiente video:

 

[Liquidador] Intereses moratorios sobre deudas tributarias.

Firmeza de la declaración de retención en la fuente

Frente al caso específico de las declaraciones de retención en la fuente, el tema de la firmeza es abordado en el artículo 705-1 del ET.

Esta norma indica que los términos que tiene la Dian para notificar el requerimiento especial y para que queden en firme las declaraciones del impuesto sobre las ventas y de retención en la fuente del contribuyente son los mismos que correspondan a su declaración de renta respecto de aquellos períodos que coincidan con el correspondiente año gravable.

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