Tiempo de conservación de facturas y documentos equivalentes

El artículo 632 del Estatuto Tributario establece que los contribuyentes deben conservar todos los documentos relacionados con sus actividades económicas, como facturas, recibos, comprobantes de egreso e ingreso, libros de contabilidad, entre otros.

Aquí te contamos por cuánto tiempo.

El artículo 71 de la Resolución Dian 000042 de 2020 establece que los documentos que se expidan en cumplimiento de la obligación de facturar deberán ser conservados, de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del ET y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 (modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen), garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.

Para efectos del control de impuestos, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los respectivos documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Dian, cuando esta así esta lo requiera (ver el artículo 632 del ET).

Así mismo, el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 especifica que el período de conservación de informaciones y pruebas al que se refiere el artículo 632 del ET será el mismo término de la firmeza de la declaración tributaria correspondiente. La conservación de informaciones y pruebas deberá efectuarse en el domicilio principal del contribuyente.

¿Por qué es necesaria la conservación de facturas y documentos equivalentes?

Las facturas y documentos equivalentes se deben conservar porque constituyen un medio de prueba que debe ponerse a disposición de la Dian, cuando esta así lo requiera (ver el artículo 632 del ET):

1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, es necesario conservar los libros de contabilidad, junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables. Esto permite verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos. Cuando se realiza de manera digital, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.
2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio y la renta líquidos de los contribuyentes y, en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.
3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.
4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes.

A continuación, aprende con el Dr. Diego Guevara Madrid, líder de investigación tributaria de Actualícese, acerca de los tiempos de conservación de facturas y documentos equivalentes:

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