Formato 1001 de información exógena AG 2024 y certificados de retención: ¿todos los pagos se reportan?

El formato 1001 de información exógena AG 2024 debe incluir la totalidad de los pagos o causaciones realizadas a cada tercero, sin importar si generaron retención en la fuente.

Los certificados de retención también deben expedirse reflejando todos los pagos, incluso si no alcanzaron la base mínima para retención.

Por estas fechas, los obligados a entregar la información exógena tributaria del año gravable 2024 (la cual fue solicitada por la Dian con su Resolución 000162 de octubre de 2023, norma que hasta la fecha solo ha sido modificada con la Resolución 000188 de octubre de 2024), siempre se preocupan de elaborar de la mejor forma posible el ya famoso formato 1001. Este contendrá el detalle de los pagos o causaciones totales del año 2024 efectuados a cada tercero (por conceptos diferentes a rentas de trabajo) junto con los valores de las respectivas retenciones a título de renta y de IVA que se hubiesen practicado o asumido sobre dichos pagos o causaciones.

Al respecto, es claro que en el formato 1001 siempre se deben incluir todos los pagos o causaciones realizadas durante el año a un mismo tercero, sin importar que no todos los pagos o causaciones hayan arrojado las cuantías mínimas para practicarle retenciones en la fuente a título de renta o de IVA.

Por tanto, de esa misma forma es como también se debería expedir el certificado de retención en la fuente a dicho tercero (ver el artículo 381 del ET). Sin embargo, lo que normalmente termina sucediendo es que el software encargado de expedir los certificados de retención en la fuente solo incluye la información de las compras que sí arrojaron la cuantía mínima y que sí dieron lugar a practicar retenciones en la fuente, dejando entonces de incluir en el certificado las demás compras realizadas al mismo tercero.

Posición de la Dian sobre los certificados de retención en la fuente y el formato 1001

Dicho procedimiento es equivocado, pues el certificado de retención debe contener en realidad la misma información que también contendrá el formato 1001; es decir, la totalidad de los pagos o abonos realizados al tercero, sin importar que no todas las compras hayan originado valores por retención en la fuente.

Todo lo anterior incluso fue confirmado por la Dian en su Concepto 53947 de agosto 2012, donde dijo:

En ese entendido, cuando el literal “e” del artículo 381 del Estatuto Tributario establece que el certificado debe contener el monto total y el concepto del pago sujeto de retención, no hace distinción sobre las bases de aquellos ingresos sobre los cuales se aplicó la retención como de los que no. Lo anterior es concordante con el parágrafo 1, de este mismo artículo, que permite sustituir el certificado por el original, copia o fotocopia de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando aparezcan identificados los conceptos antes señalados. Por consiguiente, el certificado que expide el agente de retención debe contener la totalidad de los pagos y conceptos que sean objeto de retención así como la cuantía de la retención efectuada.

(El subrayado es nuestro).

Como puede verse, en los certificados de retención se deben incluir todos los pagos o abonos en cuenta efectuados al tercero que hayan estado “sujetos a retención”, es decir, que fueron sometidos a los cálculos y procesos propios de la determinación de las retenciones en la fuente, pero sin importar si dichos cálculos finalmente arrojaban que la retención a practicar era de $0 o un valor superior.

Para reforzar lo anterior, solo basta con examinar lo que sucede con el certificado de retenciones sobre pagos laborales (formulario 220), cuya información luego se reporta dentro del formato 2276. En dicho formulario siempre se certifica la totalidad de los pagos realizados al trabajador, sin importar que solo una parte de los mismos fueron los que finalmente se buscaron dentro de la tabla del artículo 383 del ET para obtener la respectiva retención en la fuente.

Por tanto, lo mismo se debe efectuar con los certificados de retención por conceptos diferentes a pagos laborales. Además, solo si en los certificados de retención se informa el total de los pagos o abonos en cuenta realizados al tercero, dicho certificado sí será de mucha utilidad para los terceros que no llevan contabilidad, pues les ayudará a tener claridad sobre todos los verdaderos ingresos que obtuvieron durante el año (de los cuales solo llevarán a su declaración de renta aquellos que les hayan alcanzado a pagar efectivamente; ver el artículo 27 del ET).

Recuerda:

Las más importantes novedades para la preparación y presentación de la declaración de renta de personas jurídicas y declaración del régimen simple del año gravable 2024, al igual que las novedades para preparar y presentar la información exógena del año gravable 2024, son analizadas y comentadas por el Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria de actualicese.com, en sus nuevos productos multimedia educativos.

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