Contabilización de la nómina: ejemplo práctico


Encuentra en este formato un ejemplo práctico sobre la contabilización de la nómina de un empleado, el cual incluye el cálculo y el registro contable de los salarios, el auxilio de transporte, los aportes a seguridad social y parafiscales, y las prestaciones sociales.

En este formato se encuentra un ejemplo de contabilización de la nómina de un empleado que devenga un salario mínimo mensual legal vigente –smmlv– en 2022 y que ha obtenido otros pagos por horas extra, recargos y comisiones.

Se explica cómo se realiza el registro contable de los salarios, auxilio de transporte, aportes a seguridad social y parafiscales, y la provisión mensual de las prestaciones sociales y vacaciones.

Contabilización de la nómina

Para la contabilización de la nómina de un empleado se deben tener en cuenta los siguientes conceptos:

Pagos salariales y no salariales:

Tales como el salario básico, comisiones, bonificaciones salariales y no salariales, viáticos, pagos por horas extra y recargos dominicales, festivos y nocturnos, etc.

Estos se contabilizan como un gasto o un costo de producción según el centro de costo al cual pertenece el trabajador.

En la siguiente infografía se explica que conceptos se consideran salario:

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Aportes a seguridad social y parafiscales:

En la siguiente tabla se relacionan las tarifas de aportes a seguridad social y parafiscales:

 

Concepto

Total

Empleador

Trabajador

Aportes a seguridad social

Salud

12,5 %

8,5 %

4 %

Pensión

16 %

12 %

4 %

Riesgos laborales

Del 0,522 % al 6,960 % según la actividad

Del 0,522 % al 6,960 % según la actividad

NA

Fondo de solidaridad pensional

Del 1 % al 2 % según el valor del salario

NA

Del 1 % al 2 % según el valor del salario

Aportes parafiscales

Caja de compensación

4 %

4 %

NA

ICBF

3 %

3 %

NA

Sena

2 %

2 %

NA

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Los aportes a seguridad social y parafiscales se contabilizan como un gasto o un costo de producción (según el centro de costo al que pertenece el trabajador) en la parte que le corresponda al empleador, contra un pasivo por el valor de la parte que le corresponde al empleador más las deducciones que se le realizan al trabajador por los aportes que le corresponden.

Notas:

Prestaciones sociales y vacaciones

Las prestaciones sociales corresponden a las cesantías, intereses a las cesantías y prima de servicios. Estos son pagos adicionales que el trabajador recibe en diferentes épocas del año, pero deben causarse en cada nómina según surja el derecho del trabajador a recibirlas.

Las vacaciones, por su parte, son un derecho del trabajador de recibir 15 días de descanso remunerados por cada año de servicio. También deben causarse en cada nómina según surja el derecho del trabajador a recibirlas.

Retención en la fuente

La retención en la fuente sobre pagos laborales se contabiliza como un pasivo, pues supone un valor que se descuenta al trabajador del total devengado por este. Para calcular la retención en la fuente deben tenerse en cuenta las normas del Estatuto Tributario.

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Te puede interesar nuestro editorial Formatos y condiciones para retención en la fuente bajo procedimientos 1 y 2 en el año gravable 2022.

Descuentos al salario

Sobre el salario solo pueden efectuarse los siguientes descuentos (ver artículo 59 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–):

  • Cuotas de cooperativas.
  • Aportes a seguridad social (salud y pensión).
  • Sanciones disciplinarias.
  • Préstamos para vivienda e intereses.
  • Cuotas sindicales.

Al realizar el descuento del salario del trabajador, este se contabiliza como un pasivo que disminuye el valor devengado. Luego, el empleador es responsable de trasladar ese dinero a la entidad que corresponda (EPS, fondo de pensiones, cooperativa, etc.).

Beneficios al empleo

El Gobierno nacional ha dispuesto varios programas para incentivar y proteger el empleo en el marco de la emergencia generada por el COVID-19 y el paro nacional. Cabe anotar que la empresa que reciba aportes provenientes de esos programas debe contabilizarlos como una subvención de Gobierno de acuerdo con la NIC 20 y la sección 24 del Estándar para Pymes (ver nuestros editoriales ¿Con cuál NIT se deben contabilizar los recursos del Paef y del PAP? y Tratamiento contable del subsidio de nómina del 40 %).

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Por último, te recomendamos consultar nuestra Capacitación Ampliación del PAEF con la Ley 2155 de 2021 en la que el Abogado Luis Miguel Merino explica en qué consiste este programa, el cual puede extenderse hasta diciembre de 2022 de acuerdo con las disposiciones de la Ley 2155 de 2022:

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