El Consejo Técnico de la Contaduría Pública -CTCP- resolvió una consulta relacionada con la viabilidad de manejar ciertos documentos contables únicamente en el archivo digital y no en el archivo físico.
El CTCP resolvió la consulta mediante el Concepto 2024-0419 y tuvo como fundamento lo establecido en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, mediante la cual, se dictaron disposiciones relacionadas con la racionalización de trámites y procedimientos.
Allí, se estableció que, como parte de los procedimientos autorizados para racionalizar la conservación de libros y papeles de comercio, es potestad de quienes estén obligados a llevar libros decidir el medio a través del cual se conservarán estos documentos durante 10 años.
De manera más específica, mediante el anexo 6 del Decreto único Reglamentario 2420 de 2015, se dispuso que era facultad de las entidades escoger el método para conservar los libros y documentos que servirán de soporte de los registros contables.
Así pues, es posible que se utilice el archivo físico para la conservación de los mismos, así como cualquier medio técnico, magnético o electrónico. Lo anterior, siempre que estos garanticen la reproducción exacta de la información que se requiere almacenar.
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