Factura electrónica: obligaciones e infracciones de proveedores tecnológicos

Los proveedores tecnológicos habilitados para ofrecer los servicios inherentes a la elaboración y control de las facturas electrónicas deberán tener presente las obligaciones e infracciones en las que pueden incurrir en el ejercicio de su actividad, de conformidad con el artículo 17 de la Ley 1943 de 2018.

Como ya lo hemos mencionado en un anterior editorial, la Dian, a través de la Resolución 000002 de enero 3 de 2018, señaló los contribuyentes que estarán obligados a expedir factura electrónica, con el fin de dar cumplimiento a la nueva versión del artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET–, modificado a través del artículo 16 de la Ley de financiamiento 1943 de 2018. En dicho artículo se establece, además, que para su reconocimiento, todas las fracturas electrónicas deberán ser validadas previamente por la Dian o por un proveedor tecnológico autorizado por la misma, el cual deberá remitir a la administración tributaria las facturas electrónicas que valide.

De acuerdo con lo anterior, los proveedores tecnológicos (personas jurídicas) autorizados por la Dian para generar y prestar los servicios relacionados con la factura electrónica deberán tener en cuenta ciertas obligaciones a las que se encuentren sujetos, así como también las infracciones derivadas del incumplimiento de las mismas.

Obligaciones de los proveedores tecnológicos

Las personas jurídicas habilitadas para actuar como proveedores tecnológicos, que presten servicios de facturación electrónica, se encuentran sujetas a las obligaciones que se mencionan a continuación:

• Generar y entregar las facturas electrónicas, de conformidad con las exigencias establecidas por la Dian.
• Trasmitir a la Dian (o en su defecto a otro proveedor autorizado por la misma) las facturas electrónicas para su validación.
• Cumplir con las condiciones y niveles de servicio señalados por la Dian.
• Cumplir, garantizar y atender las disposiciones jurídicas que hagan referencia a las confidencialidad, integridad y reserva de la información.
• Mantener las condiciones y requisitos exigidos por la Dian para ser catalogado como proveedor tecnológico a lo largo del período para el cual fue habilitado.
• El proveedor tecnológico deberá abstenerse de utilizar maniobras fraudulentas en las operaciones relacionadas con la facturación electrónica, la cuales resulten en operaciones inexistentes, inexactas, simuladas, ficticias y cualquier otra que pueda favorecer la evasión, elusión o disminución de la carga tributaria del obligado.
• Prestar los servicios a sus clientes de manera oportuna y adecuada, cumpliendo las condiciones y exigencias señaladas por la Dian, el soporte técnico y funcional para la implementación y expedición de la factura electrónica.
• Garantizar la disponibilidad de los servicios relacionados con la infraestructura que soportan la operación como proveedor tecnológico.
• Garantizar la fácil interoperabilidad con otros proveedores tecnológicos y obligados a facturar electrónicamente.

Infracciones de los proveedores tecnológicos

Teniendo en cuenta anterior, los proveedores tecnológicos se verán sujetos a infracciones tributarias cuando incurran en algunas de las siguientes actuaciones:

• No trasmitir a la Dian las facturas generadas y entregadas para su respectiva validación, ya sean estas propias o pertenezcan a sus clientes.
• Generar y entregar las facturas electrónicas sin la totalidad de los términos, requisitos y mecanismos técnicos exigidos por la Dian.
• Incumplir las condiciones y niveles de servicio señalados por la administración tributaria.
• Trasmitir a la Dian o a otro proveedor tecnológico autorizado las respectivas facturas electrónicas para su validación, sin el cumplimiento de la totalidad de los requisitos señaladas en la ley.
• Violar la confidencialidad y reserva de la información establecidas en las disposiciones normativas.
• Haber obtenido la habilitación como proveedor tecnológico, haciendo uso de mecanismos y soportes fraudulentos.
• No mantener, durante el período para el cual fue habilitado como proveedor tecnológico, alguna de las condiciones y requisitos exigidos.
• Utilizar maniobras fraudulentas o engañosas en la generación, entrega o transmisión de la factura electrónica, las cuales beneficien las operaciones inexistentes, inexactas simuladas y ficticias, que sirvan como mecanismo para la evasión, elusión y diminución de la carga tributaria del obligado.
• No prestar a sus clientes el soporte técnico y funcional para la implementación y expedición de las facturas electrónicas de manera oportuna y adecuada, siguiendo los lineamientos de la Dian.
• No garantizar la fácil interoperabilidad con otros proveedores tecnológicos y obligados a facturar electrónicamente.

Sanciones aplicables

El artículo 96 de la Ley 1943 de 2018, mediante el cual se modifica el artículo 684-4 del ET, indica que la sanción aplicable al proveedor tecnológico será la imposibilidad durante un año (contado a partir de la firmeza del acto mediante el cual esta fue interpuesta) de contratar nuevamente con nuevos clientes para prestar sus servicios cuando incumpla de forma reiterada las obligaciones anteriormente mencionadas (ver el nuevo texto del artículo 616-4 del ET, modificado por artículo 17 de la Ley 1943 de 2018). Cabe resaltar que cuando el proveedor sea reincidente en la sanción, dicha imposibilidad para contratar con sus clientes tendrá una duración de 2 años.

En el caso de que la reincidencia sea presentada por tercera vez, la sanción será la cancelación de la habilitación del proveedor tecnológico y este solo podrá ejercer de nuevo después de transcurrido un año de la cancelación, para lo cual deberá volver a realizar procedimiento para su habilitación.

Por otra parte, es necesario resaltar que la norma es precisa en señalar que en los casos en que no pueda cumplirse la validación previa de la factura electrónica, siempre y cuando las razones estén relacionadas con problemas técnicos de la Dian o de un proveedor tecnológico autorizado, el obligado a facturar está facultado para entregar al adquiriente la respectiva factura, la cual deberá ser remitida a la Dian para su validación dentro de las siguientes 48 horas contadas a partir de que el problema tecnológico sea solucionado.

Para tener en cuenta

El parágrafo transitorio 3 del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018 establece que para aquellos contribuyentes que estando obligados a facturar electrónicamente incumplan con su obligación, no estarán sujetos a las sanciones correspondientes, siempre y cuando lo anterior ocurra dentro del período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de julio de 2019, y se dé cumplimiento a las siguientes condiciones:

• Expedir factura o documentos equivalentes por medio de los métodos tradicionales diferentes al electrónico.
• Demostrar que la razón por la cual no fue emitida la factura electrónica fue por motivos tecnológicos o por inconvenientes comerciales realmente justificados.

A razón de lo anterior, la Resolución 000002 de 2019 indica que en casos en que haya lugar a inconvenientes técnicos que no permitan la generación o entrega de la factura electrónica entre el obligado a facturar y el adquiriente o la Dian, las sanciones respectivas no aplicarán, siempre y cuando los inconvenientes estén relacionados con:

• Los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos.
• Los sistemas del adquiriente que recibe la factura en formato electrónica de generación.
• Los servicios informáticos electrónicos de la Dian.
• Cuando existan situaciones especiales que impidan al obligado facturar la expedición de la misma en alguna zona geográfica, o que la autorización de proveedor no sea renovada o sea cancelada.

Material relacionado:

• [Análisis] Primeros obligados a facturar electrónicamente durante 2019
• [Análisis] Ley de financiamiento establece nuevas reglas para facturación electrónica a partir de 2019
• [Guía] Proveedores tecnológicos autorizados para prestar servicios de facturación electrónica