Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Francisco Moreno afirma que al auditar el efectivo de una organización se deben revisar todas las transacciones de los registros contables que se están generando.
¿Cuáles son las cuentas de efectivo y equivalentes al efectivo? ¿Qué antecedentes se deben tener en cuenta? ¿Cuáles son los procedimientos?
Francisco Moreno, contador público, explica en #ConferenciasActualícese que los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez que son fácilmente convertibles, por ejemplo, las inversiones a corto plazo, cuya principal característica es que se vencen en tres meses o menos tiempo.
Estas cuentas deben ser de gran prioridad en cuanto al control, ya que son recursos donde se gestiona dinero permanentemente y disponible. Muchos empleados podrían verse tentados de apoderarse de estos a través de fraudes.
Escucha de primera mano los argumentos de este magíster en Administración de Empresas:
Moreno, especialista en Gerencia y Auditoría de Sistemas, dice que cuando se habla de efectivo y equivalentes al efectivo se hace referencia tanto al efectivo (por ejemplo, billetes y monedas) como a los depósitos bancarios a la vista (por ejemplo, las inversiones a corto plazo de bajo riesgo). Entre las cuentas del efectivo se pueden nombrar la caja, las cuentas bancarias, remesas de tránsito y los fondos.
Para las cuentas del efectivo y las equivalentes al efectivo se debe contar con un sistema de control interno sólido para gestionar correctamente estos recursos. Al realizar este tipo de auditoría se deben tener en cuenta factores como el riesgo inherente y el riesgo de detección.Una vez se ha entendido cuáles son las cuentas que conforman el efectivo y las cuentas equivalentes al efectivo, se debe tener presente cuáles son esos antecedentes que los auditores deben tener presente dentro de las organizaciones.
En primer lugar, hay que tener claro que las cuentas, tanto en efectivo como las cuentas equivalentes al efectivo, deben ser una prioridad en cuanto al control, ya que son recursos con los que se gestiona el dinero permanente y disponible.
Normalmente estos recursos pueden llevar a una posible amenaza de fraude o de apropiación por parte de los funcionarios de la organización, por lo tanto, se debe tener una especial vigilancia y control con estos.
Por otro lado, es importante gestionar los controles de este tipo de recursos. En este punto Moreno menciona que no se pueden fusionar roles de tesorería con roles de contabilidad.
En muchas organizaciones se ha cometido el error de que la misma persona que gestiona la contabilidad también es la encarga de llevar la tesorería. Este tipo de relaciones puede aumentar el riesgo de fraude o de apropiación de los dineros de la organización.
Por último, es necesario tener en cuenta que la auditoría de estos recursos debe caracterizarse por controlar el riesgo inherente (información incorrecta) y riesgo de detección (no detección de este error).
Cuando se habla del riesgo inherente se hace referencia a que la información se refleja en los estados financieros. Se asume que la información es correcta y obedece a la realidad económica. El controlar el riesgo inherente significa que debemos validar que esa información entregada en los estados financieros obedezca a la realidad económica de la organización.
El riesgo de detección significa que, si no se logra detectar algún error en el riesgo inherente, se debe realizar los diferentes procedimientos de auditoría o del sistema de control interno para lograr detectar que los recursos que están plasmados en los estados financieros sean los mismos que reposan en el interior de la compañía.
Usualmente, a la hora de realizar una auditoría a los estados financieros, existen formas muy empíricas. Sin embargo, existen maneras técnicas y especializadas, reguladas por las Normas de Aseguramiento de la Información, que se deben considerar a la hora de realizar una auditoría.
Moreno menciona que todo auditor se debe plantear algunos interrogantes antes de auditar los estados financieros de una organización. Manifiesta que se debe tener presente una serie de afirmaciones para evaluar por parte del auditor:
Descarga nuestro modelo de informe de auditoría realizada al efectivo y equivalente al efectivo el cual incluye la aplicación de 12 procedimientos que se sugiere incluir en este tipo de encargos, elaborado con base en la Norma Internacional de Servicios Relacionados –NISR– 4400.
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Moreno explica lo que el auditor debería hacer a la hora de revisar las cuentas de efectivo y las cuentas de equivalentes al efectivo. En esta etapa el auditor debe brindar confianza a la organización y a las partes involucradas en el proceso.
Una de las primeras tareas del auditor es revisar los registros. Se deben revisar todas las transacciones de los diferentes registros contables que se están generando, tanto de las cuentas de efectivo como de las cuentas equivalentes al efectivo.
Otro punto importante es realizar pruebas sobre recaudos y sus soportes, es decir, validar todos los ingresos que entraron a la iglesia por concepto de ventas u otros y los soportes de cada uno de estos.
De igual manera, se deben efectuar pruebas sobre los egresos y sus soportes, esto es, validar todos los gastos que realizó la organización, ya sea por concepto de compras u otros, y poder dar garantía de cuáles son los soportes de cada uno de estos.
Moreno también resalta que se deben realizar confirmaciones a los bancos donde la organización realiza los extractos bancarios, ya que en ocasiones se ha encontrado fraudes en los que se maquilla el extracto bancario para que coincida con la contabilidad de la organización.
Se recomienda que el auditor pueda solicitar directamente al banco los extractos bancarios de la organización y no se confié en el soporte entregado por el tesorero de la organización. En caso de que no sea posible, se debe solicitar al gerente o al presidente de la compañía
El profesor Moreno también menciona la importancia de que el auditor realice pruebas a las conciliaciones bancarias, y es de su obligación exigir que la empresa u organización pueda entregarle dichas conciliaciones. Resalta que es obligación de los auditores hacer que este punto sea obligatorio y respetado.
Finalmente, el auditor debe realizar arqueos no solo a la caja menor, sino también a la caja general de la organización. Cabe recordar que el arqueo consiste en contar el efectivo que hay en caja en un momento determinado y comprobar que coincide con el saldo contable de la cuenta que refleja el movimiento de efectivo.
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