ABC de la facturación electrónica: normativa, obligados, plazos y más


ABC de la facturación electrónica: normativa, obligados, plazos y más

La facturación electrónica se ha ido consolidando en Colombia en los últimos años con bastante firmeza.

A continuación, te contamos la normativa vigente al respecto, las más recientes novedades, los plazos que no debes perder de vista, entre otros aspectos de interés.

Luego de más de 2 años del inicio de la implementación y funcionalidad del sistema de facturación electrónica por parte de los sujetos llamados a facturar de acuerdo con las disposiciones del Decreto 358 de 2020 y la Resolución 000042 de 2020 (posteriormente modificada por las resoluciones 000094 y 000099 de 2020, y las resoluciones 000012, 000037, 00063 y 000167 de 2021), dicho sistema parece estar un poco más consolidado, brindando apoyo a la Dian en su función de controlar y fiscalizar las operaciones económicas realizadas.

Ahora bien, la última reforma tributaria del Gobierno Duque, Ley 2155 de 2021, introdujo una serie de modificaciones al artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET– en materia de facturación electrónica y documentos equivalentes, afianzando así aún más el sistema de facturación en Colombia.

Por ello, a continuación, abordaremos cada una de las novedades presentes en el sistema de facturación electrónica; también los nuevos detalles respecto al documento soporte en compras a no obligados a facturar, lo cual permitirá comprender todos los aspectos relacionados con su correcta implementación y manejo.

Novedades en el sistema de facturación electrónica

Como se mencionó, en la nueva versión del artículo 616-1 del ET, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, se introdujeron por lo menos 7 importantes novedades, las cuales, según el parágrafo transitorio, solo empezarán a aplicarse después de que la Dian expida una nueva reglamentación (la cual, se entiende, reemplazará a la contenida en normas tan importantes como la Resolución 000042 de 2020 sobre facturación electrónica y documentos equivalentes, la Resolución 000013 de 2021 sobre nómina electrónica o la Resolución 000015 de 2021 sobre el Radian, etc.).

Tales novedades son analizadas en detalle en nuestro análisis Facturación electrónica y documento equivalente: 7 novedades introducidas por la Ley 2155 de 2021.

A continuación, escucha de primera mano la explicación del Dr. Diego Guevara Madrid al respecto de las novedades que introdujo la Ley 2155 de 2021 al tema de facturación electrónica:

Actualícese te ayuda a complementar tu formación en este tema con herramientas didácticas, descarga ahora nuestra Matriz: novedades en el sistema de facturación con la reforma tributaria Ley 2155 de 2021.

De igual forma, en el siguiente video podrás estudiar cuáles fueron los ajustes que la Dian efectuó a la facturación electrónica y a sus anexo técnicos:

Obligados a facturar electrónicamente

De acuerdo con el artículo 615 del ET y los artículos 6 y 8 de la Resolución 000042 de 2020, se encuentran obligados a expedir factura electrónica con validación previa, por todas y cada una de las operaciones realizadas, los sujetos señalados en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016, entre los que figuran:

  • Responsables del IVA (antiguo régimen común).
  • Responsables del impuesto nacional al consumo –INC–.
  • Todas las personas o entidades que posean la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas; o quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes de impuestos administrados por la Dian.
  • Comerciantes, importadores o prestadores de servicios, o de ventas a consumidores finales.
  • Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA, atendiendo las indicaciones previstas en el parágrafo 3 del artículo 437 del ET.
  • Contribuyentes inscritos en el régimen simple de tributación.

Tenga en cuenta que…

El 1 de julio de 2022, el Gobierno nacional publicó un proyecto de decreto, mediante el cual modificaría el numeral 11 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016 para establecer que los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Dian.

Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal, conforme con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del ET.

No obligados a facturar

Los sujetos que no están obligados a expedir factura de venta o documentos equivalentes son los siguientes:

No obligados a facturar electrónicamente

Calendario de implementación permanente

Si bien el proceso de implementación de la factura electrónica finalizó en el año 2020, el numeral 3 del artículo 20 de la Resolución 000042 de 2020 fijó un calendario de implementación permanente, el cual deberán atender aquellos sujetos que obtengan la calidad de obligados a facturar electrónicamente después de la entrada en vigor de la mencionada resolución:

Grupo

Fecha de inicio de registro y habilitación en el servicio informático de factura

Fecha máxima para iniciar expedición de factura electrónica de venta

Otros sujetos

1

Para el inicio del registro y el procedimiento de habilitación en el servicio informático de factura electrónica de venta, cuentan con un plazo máximo de dos (2) meses, que también aplica para iniciar la expedición de esta factura.

 

El plazo inicia a partir de la fecha en que se adquiera el deber como sujeto obligado a expedir factura de venta y/o documento equivalente.

Los nuevos sujetos que adquieran la obligación de expedir factura electrónica de venta con posterioridad a la entrada en vigor de la Resolución 000042 de 2020.

 

Mecanismos para facturar electrónicamente

Los obligados a facturar electrónicamente podrán implementar la facturación electrónica mediante cualquiera de las siguientes tres opciones:

Mecanismos de facturación electrónica

Si quieres enterarte de las últimas novedades en el mecanismo o la solución gratuita que ofrece la Dian, no dejes de leer nuestro análisis Facturación electrónica: novedades en el software gratuito de la Dian.

Requisitos previos para facturar electrónicamente

Antes de iniciar con el proceso de facturar electrónicamente es importante:

  • Tener el RUT actualizado, tanto de la empresa como de los representantes legales.
  • Tener acceso al correo electrónico registrado en el RUT.
  • Contar con el instrumento de firma electrónica.
  • Disponer de un certificado de firma digital, el cual podrá ser adquirido con las entidades autorizadas por la Onac. Para los facturadores que hayan optado por el software gratuito de la Dian, tal certificado podrá ser solicitado sin costo.

9 pasos para habilitarse como facturador electrónico

La habilitación como facturador electrónico en el Radian requiere seguir a detalle los 9 pasos que indicamos a continuación:

Pasos para emitir facturación electrónica

Fases de la facturación electrónica

Una vez se haya cumplido con el proceso de registro y habilitación como facturador electrónico en el sistema informático de la Dian, y haber cumplido exitosamente el set de pruebas, se podrá comenzar a facturar electrónicamente, en cuyo caso se deberán surtir las siguientes fases:

Fases de la facturación electrónica

Generación

La generación de la factura electrónica consiste en estructurar la información que contendrá la factura electrónica, de acuerdo con los requisitos señalados en el artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020; lo anterior, para su trasmisión a la Dian, la cual se encargará de realizar la validación de esta para posteriormente ser expedida por parte del facturador electrónico.

Es importante resaltar que la generación de la factura electrónica, las notas débito, las notas crédito y los instrumentos electrónicos que se deriven de esta se deberán elaborar cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el anexo técnico de factura electrónica (ver artículo 23 de la Resolución 000042 de 2020).

Trasmisión

La trasmisión de la factura electrónica para su validación por parte de la Dian es un procedimiento que consiste en trasmitir el ejemplar de la información que contendrá la factura electrónica, notas débito y crédito, así como los instrumentos electrónicos a la Dian.

Ahora bien, si al momento de la trasmisión de la factura electrónica se presentan inconvenientes tecnológicos que impidan este proceso, el obligado a facturar deberá expedir la respectiva factura electrónica al adquiriente sin la validación previa.

No obstante, los documentos expedidos en medio de inconvenientes tecnológicos deberán ser trasmitidos a la Dian dentro de un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir del día siguiente a aquel en el que se restablezca el servicio informático electrónico.

Ten en cuenta que…

Cuando el facturador electrónico tenga que recurrir obligatoriamente a la factura de venta en papel o por computador por causa de los inconvenientes tecnológicos, deberá tener presente lo que establece el artículo 33 de la Resolución 000042 de 2020. ¡Lee nuestro análisis Factura en papel expedida durante contingencia del facturador puede enviarse a correos electrónicos para saber más detalles al respecto!.

Validación previa

Una vez generada y trasmitida la factura electrónica, la Dian generará un documento electrónico que contendrá la verificación de las reglas de validación de las facturas electrónicas y demás documentos derivados de la misma, de acuerdo con los requisitos que deben cumplir dichas facturas.

Este documento electrónico contendrá la leyenda “Documento validado por la Dian” o “Documento rechazado por la Dian”, dependiendo del resultado de la validación realizada por la entidad.

Cuando las facturas electrónicas y demás instrumentos electrónicos cumplan con los requisitos y criterios de validación, la Dian procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con la marca “Documento validado por la Dian”, para posteriormente generar, firmar, almacenar y remitir un mensaje de validación al facturar para su correspondiente expedición y entrega (ver numeral 1 del artículo 27 de la Resolución 000042 de 2020).

Expedición

El artículo 29 de la Resolución 000042 de 2020 señala que se entenderá cumplido el deber de expedir la factura electrónica cuando la misma sea entregada al adquiriente a través de alguno de los siguientes medios:

Adquirientes facturadores electrónicos

Cuando se trate de adquirientes facturadores electrónicos, la expedición se entenderá efectuada con la entrega al adquiriente de la factura electrónica, junto con el documento electrónico de validación; ambos se deberán incluir en el contenedor electrónico con el cumplimiento de los requisitos.

El adquiriente facturador electrónico podrá recibir la entrega de la factura electrónica y su validación, así:

  • Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el procedimiento de habilitación como facturador electrónico, que podrá ser consultada en el servicio informático electrónico de validación previa de la Dian.
  • Por trasmisión electrónica en dispositivos entre el servicio del facturador y el adquiriente, siempre y cuando exista un acuerdo entre las partes.

Adquirientes no facturadores electrónicos

Cuando el adquiriente no sea facturador electrónico, será este quien autorice el medio por el cual se realizará la entrega de la factura electrónica, así:

  • Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente al facturador electrónico, en formato digital de representación gráfica.
  • Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente al facturador, en formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contenga la marca “Documento validado por la Dian”.
  • Impresión de la representación gráfica.
  • Por envío electrónico entre el servidor del facturador y el servidor del adquiriente, en el formato digital de representación gráfica o en el formato de generación, siempre que haya un acuerdo entre las partes.

Si el adquiriente no informa el medio de recepción de la factura electrónica, la misma se deberá expedir mediante la impresión de la representación gráfica.

TAMBIÉN LEE:   Documento soporte en compras a sujetos no obligados a facturar: puntos clave para tener en cuenta

Es necesario precisar que, para efectos de la representación gráfica en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura pueda ser leída, copiada, descargada e impresa, sin tener que recurrir a otras fuentes.

Documentos equivalentes a la factura electrónica

No hay que perder de vista que mediante el proyecto de decreto publicado por el Gobierno nacional el 1 de julio de 2022 se modificaría el artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016, respecto a los documentos equivalentes a la factura de venta.

Sin embargo, en el artículo 13 de la Resolución 000042 de 2020 (actual norma que regula el sistema de facturación en Colombia), figuran los documentos equivalentes a factura vigentes hasta la fecha, entre los que destacan:

Al respecto, es muy importante destacar que el parágrafo 2 del artículo 616-1 del ET, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, estableció un límite especial para la expedición de tiquetes de máquina registradora con sistema POS, los denominados “tiquetes POS”:

¡Entérate de los detalles en nuestro análisis Tiquetes POS en operaciones superiores a 5 UVT no se seguirán expidiendo a partir de febrero de 2023!

Aceptación de facturas electrónicas por compras a crédito

Luego de las modificaciones introducidas por la Ley 2155 de 2021 al artículo 616-1 del ET, respecto a los sistemas de facturación, se estableció en un inciso 10 que para efectos de control, cuando la venta de un bien y/o prestación de servicios se realice a través de una factura electrónica y dicha operación sea a crédito o se otorgue un plazo para el pago, el adquiriente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica y de los bienes o servicios adquiridos; esto mediante mensaje electrónico remitido al emisor, atendiendo los plazos condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos por la Dian.

Cuando el adquiriente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica y de los bienes y/o servicios adquiridos, habrá lugar a que dicha factura se constituya como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

En atención a lo anterior, el 8 de abril de 2022 la Dian expidió su Resolución 000085 (acompañada de un anexo técnico de 482 páginas), a través de la cual derogó su anterior Resolución 000015 de febrero 11 de 2021 (acompañada de un anexo técnico de 369 páginas) y reexpidió las reglas que regularán el Radian, es decir, el registro especial que se lleva a cabo en el portal de la Dian con las facturas de venta electrónicas por ventas a crédito que los vendedores deseen hacer circular en el país como un título valor negociable (ver los artículos 57 al 67, y 94, de la Resolución Dian 000042 de mayo 5 de 2020).

Esto, bajo el entendido de que dicho mensaje es requerido para que la factura electrónica sea título valor y por ende pueda circular en el Radian. Además, es necesario que todos los adquirientes, independientemente de que sean facturadores electrónicos o no, remitan dichos mensajes a través del sistema de facturación electrónica, con el fin de mantener la trazabilidad de la factura electrónica dentro del respectivo sistema.

Profundiza en este tema con nuestros análisis Factura electrónica requerirá mensaje electrónico de confirmación de recibido en operaciones a crédito y Proceso de aceptación de facturas electrónicas por compras a crédito fue reglamentado por la Dian.

Confirmación de recibido de factura electrónica

Documento soporte de pago en operaciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente es aquel usado para acreditar la compra de un bien o la adquisición de un servicio. Este debe ser generado por el comprador cuando haga transacciones con un proveedor que no está obligado a facturar electrónicamente. Así, dicho documento soporta las transacciones que dan lugar a costos, deducciones o impuestos descontables.

Continúa tu formación en este tema con nuestro análisis Documento soporte en compras a los no obligados a facturar será electrónico desde agosto 1 de 2022.

Recordemos que se empezó a hablar por primera vez de este documento tras la expedición de la Resolución 000042 de 2020, en cuyo artículo 55 estableció que, cuando se realizaran transacciones con quienes no están obligados a expedir factura electrónica, el documento que prueba la respectiva transacción sería el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura.

Posteriormente, la Resolución 0000167 de 2021 implementó la funcionalidad de este documento en el sistema de facturación electrónica, estableciendo además las condiciones necesarias para su transmisión electrónica a la Dian.

Ahora bien, considerando que la Resolución 000488 de 2022 señaló que la generación y transmisión electrónica del documento soporte en mención debió implementarse a más tardar el 1 de agosto de 2022, a continuación precisamos algunos puntos clave que deben tenerse en cuenta al momento del cumplimiento de esta obligación:

Tenga en cuenta que…

El 29 de abril de 2022 la Dian expidió la Resolución 000488, por medio de la cual se modificó solo el artículo 6 de la Resolución 000167 de 2021, ampliando por quinta ocasión, esta vez hasta agosto 1 de 2022, el plazo para que los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente empiecen a transmitir de forma electrónica el documento equivalente en compras a los no obligados a facturar.

Por tanto, desde el 1 de agosto de 2022 el documento soporte en compras a no obligados a facturar electrónicamente debe elaborarse de forma electrónica y trasmitirse a la Dian para su validación.

Descarga nuestro Modelo en Excel (con macros) del documento soporte para operaciones con no obligados a facturar para realizar fácilmente este documento.

¿Quiénes están obligados a expedir el documento soporte en compras a no obligados a facturar?

Están obligados a expedir el documento soporte en compras a no obligados a facturar los adquirientes de bienes o servicios cuando realizan compras a un proveedor no obligado a expedir factura electrónica.

Lo anterior, con el propósito de que puedan sustentar la transacción, así como tener el soporte de los costos, deducciones o impuestos descontables que se solicitarán en sus declaraciones tributarias (ver artículo 3 de la Resolución 000167 de 2021).

Escucha a continuación al Dr. Diego Guevara, quien analiza si el documento soporte en compras a los no obligados a facturar se debe elaborar sin importar el monto de la operación:

Obligación para las entidades no declarantes de renta

Es importante analizar si las entidades no contribuyentes de renta (independientemente de si presentan o no la declaración de ingresos y patrimonio) estarían obligadas a cumplir con las normas de los artículos 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 y 55 de la Resolución Dian 000042 de 2020, los cuales hacen referencia a la elaboración del documento soporte en los casos en que se efectúen compras de bienes o servicios a terceros no obligados a facturar ni a expedir documentos equivalentes a factura. La elaboración de este documento soporte requiere incluso cumplir con la complejidad adicional de solicitar primero a la Dian una autorización de numeración.

Al respecto, tal como lo destaca la Dian en el Concepto 1041 de agosto 25 de 2020, el documento soporte, en cumplimiento de lo indicado en el inciso tercero del artículo 771-2 del ET, solo se debe elaborar cuando un declarante de renta o de ingresos y patrimonio pretenda que la Dian le acepte como deducible el costo o gasto allí soportado.

En consecuencia, si pensamos, por ejemplo, en las entidades no contribuyentes de renta que no presentan declaración de ingresos y patrimonio y, por tanto, nunca deducirán costos y gastos, podemos concluir que estas entidades en realidad no están obligadas a elaborar el mencionado documento soporte con todas sus complejidades.

Además, en las entidades no contribuyentes de renta que presentan declaración de ingresos y patrimonio, si decidieran no elaborar el documento soporte, el costo o gasto en que hayan incurrido no se podría llevar a la declaración (se convertiría en un costo o gasto no deducible).

Requisitos del documento soporte en compras a no obligados a facturar

De acuerdo con lo indicado en el artículo 4 de la Resolución 000167 de 2021, el documento soporte en compras efectuadas a no obligados a facturar deberá cumplir con los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, así:

  • Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
  • Tener la fecha de la operación, la cual debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  • Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el RUT, el requisito del NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
  • Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del adquiriente de los bienes y/o servicios.
  • Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la Dian.
  • Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
  • Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del IVA cuando haya lugar.
  • Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Dian.
  • Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Dian.
  • El código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente –CUDS–.

En el siguiente video te explicamos cuáles requisitos debe contener el documento soporte para adquisiciones efectuadas a un contribuyente no obligado a facturar:

Generación del documento soporte

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y las notas de ajuste deberán generarse y transmitirse en forma electrónica por parte de los facturadores electrónicos, según lo considere el sujeto obligado a cumplir con este requerimiento, así:

  1. Por cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente; o
  2. Por operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

Transmisión para la validación ante la Dian

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deberá transmitirse para validación de la Dian, así:

  • En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
  • A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

¿Qué hacer si se presentan inconvenientes tecnológicos?

Al momento de transmitir a la Dian el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar, pueden generarse inconvenientes tecnológicos que impidan el cumplimiento de esta obligación, tales como:

  • Inconvenientes tecnológicos por parte de la Dian: si al transmitir la información del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura y las respectivas notas de ajuste se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación, el adquiriente dispone de un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico, para transmitir el respectivo documento soporte y sus notas de ajuste.
  • Inconvenientes tecnológicos por parte del adquiriente: si se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del adquiriente que impiden la transmisión de la información, este deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado para cuando la administración tributaria los requiera.
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