5 ventajas para las empresas de monetizar la cuota de aprendices del Sena  

Monetizar la cuota de aprendices del Sena es un mecanismo alternativo disponible para las empresas obligadas a contratar aprendices, que opten por no vincularlos directamente.

El artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 cambia radicalmente el régimen del contrato de aprendizaje al convertirlo en una relación laboral con todos los efectos y obligaciones asociadas. Por ende, también modifica la cuota de monetización que pagarían las empresas obligadas a contratar aprendices del Sena y no lo hagan.

Si quieres saber cuáles son los costos aproximados de contratación y del pago de la monetización, consulta nuestro liquidador Calculadora de monetización total y parcial de la cuota de aprendizaje Sena antes y después de la reforma laboral 2025.

Vincular aprendices o pagar la cuota de monetización al Sena (1,5 smmlv por cada aprendíz no contratado) es económicamente equivalente. Sin embargo, la vinculación genera mayor carga financiera, legal y administrativa para las empresas.

1. Monetizar la cuota de aprendices genera una menor carga operativa

Pago fijo mensual: monetizar la cuota de aprendices implica pagar 1,5 smmlv por cada aprendiz no vinculado, lo que representa un costo fijo y previsible para la empresa.

Menos trámites y cargas administrativas: monetizar la cuota de aprendices evita procesos de contratación, inscripción en Pila, prestaciones sociales, afiliaciones a seguridad social y seguimiento al proceso formativo.

2. Monetizar la cuota de aprendices permite reducir los riesgos laborales, legales y operativos

Disminución de riesgos jurídicos: no se generan obligaciones contractuales, por lo tanto, se reducen los riesgos de sanciones por errores en pagos, recargos o incumplimientos laborales.

Evita conflictos de gestión: supervisar, capacitar o sancionar al aprendiz puede ser demandante y monetizar la cuota de aprendices evita esta gestión.

3. Monetizar la cuota de aprendices representa una mayor flexibilidad en la planeación interna

Sin compromisos de largo plazo: la contratación puede extenderse hasta por 3 años, mientras que la monetización permite evaluar mensualmente la necesidad de contratar o no aprendices.

Focalización en áreas estratégicas: se puede priorizar la inversión en la formación interna o capacitaciones del personal solo en casos donde sea verdaderamente útil.

4. Monetizar la cuota de aprendices mejora el control presupuestal y sostenibilidad financiera

Mejor planificación financiera: un monto mensual fijo facilita el control del flujo de caja frente a gastos variables.

Optimización de recursos: al no asumir prestaciones sociales, dotaciones o riesgos laborales, se optimizan los costos.

5. Cumplimiento legal con menor impacto organizacional

Cumplimiento sin reorganización interna: monetizar permite a la empresa cumplir con la normativa sin adaptar sistemas, gestionar formación, modificar estructuras de personal ni adaptar espacios físicos para los aprendices.

Menores revisiones legales: si la empresa se encuentra al día con las obligaciones contractuales, puede evitar revisiones profundas del Ministerio del Trabajo sobre las condiciones de contratación y la relación laboral.

Cuadro comparativo entre contratar aprendices o pagar la cuota de monetización.

¿Cómo se calcula la cuota de monetización?

La cuota se sigue calculando de conformidad con el artículo 33 de la Ley 789 de 2002, así:

• Las empresas que tengan entre 15 y 20 trabajadores deberán contratar un aprendiz.
• Las empresas que tengan más de 20 trabajadores deberán contratar un aprendiz por cada 20 trabajadores, y un aprendiz adicional por fracción de 10 o superior que no exceda los 20 trabajadores.

Ejemplo del cálculo de la monetización

La empresa Tubos Colombia SAS tiene 20 trabajadores, por lo cual le corresponde contratar un aprendiz del Sena. El cálculo de la monetización de esta empresa quedaría así: 

• Salario mínimo 2025: $1.423.500 COP.
• 1,5 smmlv = $1.423.500 × 1,5 = $2.135.250 COP por aprendiz.

Si esta misma empresa decide contratar a un aprendiz, los cálculos en etapa lectiva y productiva serían los siguientes:

El costo que generaría para una empresa contratar un aprendiz del Sena en etapa práctica es de $2.283.114, y el costo de la cuota de monetización por el mismo aprendiz es $2.135.250, lo que representa una diferencia aproximadade 147.864, sin embargo, la vinculación laboral implica un aumento en los compromisos financieros, normativos y operativos para las empresas.

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