Sistema de facturación electrónica en Colombia: aquí está todo lo que necesitas saber

El sistema de facturación electrónica en Colombia se encuentra conformado tanto por la factura electrónica de venta como por otros documentos, como el soporte en compras a no obligados a facturar y la nómina electrónica.

Aquí conocerás los detalles más importantes sobre este sistema.

Luego de más de dos años del inicio de la implementación y funcionalidad del sistema de facturación electrónica por parte de los sujetos llamados a facturar, dicho sistema se ha logrado consolidar cada vez más y le brinda un apoyo a la Dian en sus funciones de controlar y fiscalizar las operaciones económicas. En este proceso han sido claves las disposiciones del Decreto 358 de 2020 y la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020, posteriormente modificada por las resoluciones 000094 y 000099 de 2020 y las 000012, 000013, 000037, 000063 y 000167 de 2021.

La última reforma tributaria del gobierno Duque, Ley 2155 de 2021, introdujo una serie de modificaciones al artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET– en materia de facturación electrónica y documentos equivalentes, afianzando más el sistema de facturación en Colombia.

Lo anterior se suma a las medidas de control y seguimiento a las empresas por parte del Gobierno nacional con el propósito de forjar los procesos de inspección y rastreo de las operaciones comerciales realizadas en el territorio nacional. Todo esto con el propósito de lograr una mayor transparencia en las actividades desarrolladas, recopilando información respecto a los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, y también sobre la información contenida en el documento soporte en operaciones con no obligados a facturar.

Sistema de facturación electrónica

La Ley 2155 de 2021, a través de su artículo 13, modificó la totalidad del artículo 616-1 del ET con el fin de aludir al nuevo sistema de facturación que comprende la factura de venta y los documentos equivalentes. Así mismo, hacen parte del sistema de factura todos los documentos electrónicos que sean determinados por la Dian y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o soporte de los trámites que se adelanten ante la Dian.

Nota: todos los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación, en lo que sea compatible con su naturaleza, deberán cumplir las condiciones establecidas en el Estatuto Tributario o la ley que los regula, así como las condiciones establecidas por la administración tributaria.

¿Qué es la facturación electrónica?

 El sistema de facturación electrónica es una herramienta informática mediante la cual se soportan transacciones de venta con el cumplimiento de ciertas condiciones que facilitan la inspección de la información por parte de la Dian; actualmente esta debe funcionar según el modelo de validación previa.

La facturación electrónica busca ser una solución para la automatización de los procesos de inspección de la Dian y una herramienta contundente contra la evasión fiscal.

¿Qué es el documento soporte en compras con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente?

El documento soporte en compras a no obligados a facturar electrónicamente es el medio por el cual el adquiriente soporta la compra de un bien o adquisición de un servicio con un proveedor no obligado a facturar. Por tanto, no es el vendedor quien expide el documento soporte; por el contrario, es el adquiriente quien debe expedirlo.

¿Qué es el documento soporte de pago de nómina electrónica?

Desde su implementación dentro del sistema de facturación electrónica, el documento soporte de pago de nómina electrónica se ha constituido como un requisito para la solicitud de costos y deducciones en la declaración de renta e impuestos descontables en la declaración del IVA, según sea el caso. Se deriva de los pagos o abonos en cuenta por concepto de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a pensionados a cargo del empleador obligado a implementarla.

Novedades en el sistema de facturación electrónica

Tal como se mencionó, en la nueva versión del artículo 616-1 del ET, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, se introdujeron por lo menos 7 importantes novedades, las cuales, según el parágrafo transitorio final de la nueva versión del artículo, solo empezarán a aplicarse después de que la Dian expida una nueva reglamentación:

1. Sanción a facturadores electrónicos: el nuevo inciso 3 del artículo 616-1 del ET indica que la no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación dará lugar a la sanción establecida en el artículo 651 del ET.
2. Disposiciones acerca de la facturación en papel: el inciso cuarto de la nueva versión del artículo 616-1 del ET precisa que los facturadores electrónicos solo están autorizados a usar facturación en papel en los días en que tengan contingencias con sus computadores o software.
3. Facturas de plataformas de comercio: el inciso octavo del artículo 616-1 del ET señala que las plataformas de comercio electrónico deberán poner a disposición un servicio que permita la expedición y entrega de la factura electrónica de venta por parte de sus usuarios al consumidor final.
4. Instrucciones sobre ventas a crédito: el texto del inciso décimo del artículo 616-1 del ET dispone que en las ventas a crédito será necesario que el adquirente confirme el recibido de la factura electrónica y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma.
5. Aceptación fiscal de costos y gastos: en el inciso 11 del artículo 616-1 del ET se estableció que los costos y gastos solo son aceptados fiscalmente si están soportados en factura electrónica o documento equivalente.
6. Disposiciones para expedir el tiquete POS: en el parágrafo 2 de del artículo 616-1 del ET se continúa indicando que el tiquete POS no servirá como soporte de costos y gastos. Adicionalmente, se dispuso que los vendedores solo podrán expedir tiquete POS para operaciones que antes de IVA o INC no superen las 5 UVT.
7. Inscripción en la plataforma Radian: el parágrafo 3 del artículo 616-1 del ET establece que, para hacer cesión de facturas electrónicas, es necesario que todos los que participen en dicha operación primero deberán figurar inscritos en la plataforma Radian.

Para profundizar en aspectos relacionados con el sistema de facturación electrónica, te invitamos a consultar nuestra Cartilla Práctica Sistema de facturación electrónica.

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