Proporcionalidad y prorrateo en IVA: caso práctico

La correcta aplicación del impuesto al valor agregado –IVA– es fundamental para la gestión financiera de cualquier empresa; la normativa tributaria establece procedimientos específicos para la proporcionalidad y el prorrateo del IVA, especialmente cuando se adquieren bienes y servicios destinados a operaciones gravadas, exentas y excluidas.

En esta conferencia, Thaylim Zorith Buitrago Quintero, contadora pública, aborda la proporcionalidad y el prorrateo en el IVA, explicando su importancia, la normatividad aplicable. Además, mediante un caso práctico detallado ilustra la implementación de estos conceptos.

Encuentra aquí los detalles:

Marco normativo del IVA         

Elementos del IVA

El IVA es un impuesto regulado por el Estatuto Tributario, cuyo objetivo principal es gravar el consumo de bienes y servicios. El Estado actúa como sujeto activo al ser el beneficiario del impuesto, mientras que el consumidor final es el sujeto pasivo, aunque la obligación de recaudar y declarar el impuesto recae en los vendedores o prestadores de servicios.

Este tributo se genera con la venta de bienes y la prestación de servicios dentro del territorio nacional. De acuerdo con lo establecido en el artículo 420 del ET, la base gravable del IVA suele ser el valor total de la operación, aunque existen reglas específicas para ciertos casos, como importaciones y servicios del exterior utilizados en Colombia.

La tarifa general aplicable es del 19 %, pero algunos bienes y servicios cuentan con tarifas reducidas del 5 % o incluso exenciones específicas, según lo dispuesto en la legislación vigente.

Clasificación de bienes y servicios

Para determinar el tratamiento adecuado del IVA, es fundamental diferenciar entre bienes y servicios gravados, exentos y excluidos:

Proporcionalidad y prorrateo en IVA

El artículo 490 del ET establece que cuando una empresa adquiere bienes y servicios que se destinan a operaciones gravadas, exentas y excluidas, sin que sea posible asociar directamente el IVA pagado a cada tipo de operación, debe aplicar un mecanismo de distribución del impuesto.

Este artículo determina que se utilicen los métodos de prorrateo o proporcionalidad para definir qué parte del IVA pagado es descontable o debe ser llevado al costo; el prorrateo se aplica cuando una empresa comercializa bienes o servicios excluidos, exentos y gravados, permitiendo determinar qué parte del IVA de sus compras puede ser descontado o debe asumirse como un mayor valor del costo.

Por otro lado, la proporcionalidad se usa cuando solo se venden productos gravados y exentos, con el fin de establecer qué proporción del saldo a favor puede solicitarse en devolución o compensarse con otras obligaciones tributarias.

Procedimiento de prorrateo en el IVA

El prorrateo es un procedimiento utilizado para distribuir el IVA pagado en las compras comunes cuando una empresa realiza operaciones mixtas (gravadas, exentas y excluidas) y no es posible asociar directamente el IVA pagado con cada tipo de operación.

Ejemplo de prorrateo

Paso 1. Identificación de ingresos

Primero se deben identificar los ingresos totales de la empresa, clasificándolos en tres categorías: ingresos gravados, ingresos exentos e ingresos excluidos; esta clasificación es fundamental para determinar la proporción de cada tipo de ingreso sobre el total de ingresos.

Supongamos una empresa que produce arroz (exento) y vende productos gravados y excluidos. Los ingresos y compras son los siguientes:

Ingresos:

• Exentos: 300 millones.
• Gravados: 300 millones.
• Excluidos: 200 millones.

Paso 2. Cálculo de proporciones

Una vez identificados, se calcula la proporción de cada tipo de ingreso sobre el total de ingresos; esto se realiza dividiendo los ingresos de cada categoría entre el total.

 Por ejemplo, la empresa que produce arroz tiene ingresos gravados de 300 millones, exentos de 300 millones y excluidos de 200 millones,; el total de ingresos es de 800 millones. Las proporciones serían:

• Proporción de ingresos gravados: 300 millones / 800 millones = 38 %.
• Proporción de ingresos exentos: 300 millones / 800 millones = 38 %.
• Proporción de ingresos excluidos: 200 millones / 800 millones = 25 %.

Paso 3. Distribución del IVA de gastos comunes

El siguiente paso es distribuir el IVA pagado en las compras comunes según las proporciones calculadas. El IVA correspondiente a los ingresos excluidos se lleva como mayor valor del costo o gasto, mientras que el IVA correspondiente a los ingresos gravados y exentos se considera IVA descontable.

Por ejemplo, si el IVA pagado en las compras comunes es de 19 millones, se distribuye de la siguiente manera:

• IVA correspondiente a ingresos gravados y exentos: 75 % de 19 millones = 14,25 millones.
• IVA correspondiente a ingresos excluidos: 25 % de 19 millones = 4,75 millones.

Paso 4. Registro contable

Finalmente, se realiza el registro contable del IVA distribuido. El IVA correspondiente a los ingresos gravados y exentos se registra como IVA descontable en la declaración de IVA, mientras que el correspondiente a los ingresos excluidos se lleva como mayor valor del costo o gasto.

Para efectos del ejemplo, en la declaración de IVA se registran 14,25 millones como IVA descontable y 4,75 millones como mayor valor del costo o gasto.

Procedimiento de proporcionalidad en el IVA

La proporcionalidad es un procedimiento utilizado para determinar el IVA susceptible de devolución cuando una empresa realiza operaciones mixtas, es decir, ventas de bienes y servicios gravados y exentos.

Este procedimiento es esencial para asegurar que el IVA descontable se calcule correctamente y se eviten errores en la declaración de impuestos.

Ejemplo de proporcionalidad

Paso 1. Identificación de ingresos

Primero se deben identificar los ingresos totales de la empresa, clasificándolos en dos categorías: gravados y exentos.

Esta clasificación es fundamental para determinar la proporción de cada tipo de ingreso sobre el total de ingresos.

Supongamos que una empresa tiene los siguientes datos:

Ingresos:

• Gravados: 300 millones.
• Exentos: 300 millones.

Total de ingresos gravados y exentos: 600 millones.

Paso 2. Cálculo de proporciones

Una vez identificados los ingresos, se calcula la proporción de cada tipo sobre el total de ingresos gravados y exentos; esto se realiza dividiendo los ingresos de cada categoría entre el total de ingresos gravados y exentos.

La empresa tiene ingresos gravados de 300 millones e ingresos exentos de 300 millones, por lo que el total es de 600 millones. Las proporciones serían:

• Proporción de ingresos gravados: 300 millones / 600 millones = 50 %.
• Proporción de ingresos exentos: 300 millones / 600 millones = 50 %.

Paso 3. Determinación del IVA descontable

El siguiente paso es determinar el IVA descontable total de la empresa, sumando el IVA pagado en las compras imputables a las ventas gravadas y exentas.

Este total de IVA descontable se utiliza para calcular el IVA susceptible de devolución.

Paso 4. Cálculo del IVA susceptible de devolución

Para calcular el IVA susceptible de devolución se aplica la proporción de ingresos exentos sobre el total de ingresos gravados y exentos al total del IVA descontable.

Por ejemplo, si el total del IVA descontable es de 118,75 millones y la proporción de ingresos exentos es del 50 %, el IVA susceptible de devolución sería:

• IVA susceptible de devolución: 50 % de 118,75 millones = 59,375 millones.

Paso 5. Registro contable

Finalmente se realiza el registro contable del IVA susceptible de devolución y del saldo a favor restante.

El IVA susceptible de devolución se registra como un crédito en la declaración de IVA, mientras que el saldo a favor restante se imputa a periodos futuros.

Aplicar correctamente la proporcionalidad y el prorrateo en IVA evita errores en la declaración y sanciones por parte de la Dian. Identificar el tipo de ingresos y aplicar las reglas de los artículos 490 y 489 del ET garantiza que la empresa optimice el manejo del IVA y aproveche los beneficios fiscales disponibles.

Caso práctico: proporcionalidad y prorrateo en IVA

Contexto

Una empresa productora de arroz para consumo humano tiene diferentes tipos de ingresos:

• Venta de productos exentos: el arroz está clasificado como exento de IVA.
• Venta de productos gravados: otros productos que comercializa están sujetos a la tarifa general del 19 %.
• Venta de productos excluidos: también maneja productos que no generan IVA.

La empresa realiza compras relacionadas con cada tipo de actividad y algunas compras comunes que no pueden asociarse directamente a un tipo de ingreso, es aquí donde se debe aplicar el prorrateo y la proporcionalidad para distribuir correctamente el IVA descontable.

Datos del ejercicio

Ingresos obtenidos:

• Exentos: 300 millones de pesos.
• Gravados (19 %): 300 millones de pesos.
• Excluidos: 200 millones de pesos.

Compras realizadas:

• Relacionadas con productos gravados: 250 millones de pesos (IVA: 47,5 millones de pesos).
• Relacionadas con productos exentos: 300 millones de pesos (IVA: 57 millones de pesos).
• Gastos comunes (sin asignación específica): 100 millones de pesos (IVA: 19 millones de pesos).

Aplicación del prorrateo

Como la empresa tiene productos excluidos, se debe determinar qué porcentaje del IVA de los gastos comunes corresponde a ellos, ya que este valor no puede ser descontado y debe llevarse al gasto.

1. Se calculan los porcentajes de ingresos sobre el total:
2. Gravados: 37,5 %.
3. Exentos: 37,5 %.
4. Excluidos: 25 %.
5. Se aplica el porcentaje de excluidos al IVA de los gastos comunes:
6. 25 % de 19 millones de pesos = 4,75 millones de pesos (se llevan al gasto).
7. El resto (14,25 millones de pesos) puede ser tratado como IVA descontable.

Aplicación de proporcionalidad

El saldo a favor del IVA generado es de 61 millones de pesos. Para determinar cuánto puede solicitarse en devolución se aplica la proporcionalidad entre los ingresos gravados y exentos:

1. Distribución de ingresos excluyendo los excluidos:
2. Ingresos gravados y exentos: 600 millones de pesos.
3. Proporción de exentos: 50 %.
4. Se aplica esta proporción al saldo a favor:
5. 50 % de 61 millones de pesos = 30,5 millones de pesos.
6. Este es el monto máximo que la empresa puede solicitar en devolución.

El manejo del IVA en empresas que comercializan bienes y servicios gravados, exentos y excluidos requiere aplicar correctamente las reglas de prorrateo y proporcionalidad para evitar errores en la declaración y posibles sanciones tributarias.

En los casos prácticos compartidos se evidenció que el prorrateo es clave para distribuir el IVA de los gastos comunes, asegurando que la parte correspondiente a productos excluidos se lleve al gasto y no como descontable en la declaración.

Por su parte, la proporcionalidad permite determinar el saldo a favor susceptible de devolución, calculando la proporción exacta de ingresos provenientes de productos exentos.

Recomendaciones clave para aplicar correctamente estas reglas

✔ Es fundamental identificar si los bienes y servicios son gravados, exentos o excluidos, ya que una clasificación incorrecta puede generar errores en la declaración de IVA.

✔ Para aplicar correctamente las normas de proporcionalidad y prorrateo es clave revisar los artículos 420, 481, 489 y 490 del Estatuto Tributario, donde se establecen las reglas esenciales del IVA.

✔ No todos los saldos a favor pueden solicitarse en devolución, por lo que es indispensable calcular con precisión la proporción correspondiente y evitar inconsistencias en la declaración.

✔ Una buena planeación tributaria no solo optimiza el flujo de caja, sino que también reduce el riesgo de sanciones, garantizando un cumplimiento adecuado de la normatividad fiscal.

Acerca del conferencista

Thaylim Zorith Buitrago Quintero

Es contadora pública, cursa una especialización en Tributaria y Derecho Tributario. Profesional con distinciones universitarias por cursar la carrera becada y obtener calificación meritoria en la tesis de grado. Participante como ponente en encuentros de investigación. Conocimientos sólidos en NIIF, tributaria, nómina y en el área de minería.

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