¿Cómo obtener la autorización para trabajar horas extra en tu empresa?

El Ministerio del Trabajo, en la Circular 0069 de 2023, detalló los criterios que los empleadores deben cumplir para obtener la autorización de horas extra. Esta norma es esencial para ajustar las jornadas laborales conforme a la ley, garantizando el bienestar de los trabajadores y evitando sanciones.

El Ministerio del Trabajo, a través de la Circular 0069 del 20 de septiembre de 2023, estableció los criterios que deben cumplir los empleadores que deseen solicitar la autorización para que sus trabajadores laboren horas extra. Esta norma sigue siendo crucial para las empresas que necesitan ajustar sus jornadas laborales por fuera de la jornada ordinaria, cumpliendo con las disposiciones legales.

A continuación, se detallan los pasos y requisitos que deben seguir los empleadores para obtener la autorización, así como las condiciones bajo las cuales estas solicitudes pueden ser aprobadas o rechazadas.

Autorización para laborar horas extra

La legislación laboral vigente establece que ningún empleador puede exceder la jornada máxima legal de trabajo sin una autorización especial del Ministerio del Trabajo. Esta autorización es imprescindible, ya que el exceso de horas laborales puede afectar la salud y seguridad de los empleados, y solo puede concederse bajo ciertos criterios bien definidos.

Según el artículo 1 del Decreto 995 de 1968, compilado en el artículo 2.2.1.2.1.1 del Decreto 1072 de 2015, se prohíbe que se pacten excepciones a la jornada máxima legal sin dicha autorización. Además, el artículo 167A del CST establece que las horas extra no pueden exceder de dos (2) horas al día o doce (12) horas a la semana. Si la jornada laboral acordada es de diez horas diarias, no se podrán trabajar horas extra ese día.

Es importante señalar que si un empleador aumenta las horas de trabajo más allá de la jornada máxima legal, sin la autorización del Ministerio y sin estar dentro de las excepciones establecidas en los artículos 162 y 163 del CST, podría enfrentar sanciones, según lo dispuesto en el artículo 486 del CST.

Criterios para autorizar o negar las solicitudes para laborar horas extra

Para la autoridad laboral, la revisión de las solicitudes tendientes a autorizar el trabajo en horas extra es un asunto de primer orden, ya que la exposición a un exceso de horas de trabajo puede afectar la salud y la integridad de los trabajadores.

La Circular 0069 de 2023 proporciona los criterios clave que deben tenerse en cuenta al momento de presentar una solicitud ante el Ministerio del Trabajo para autorizar el trabajo en horas extra. Estos criterios son esenciales para asegurar que el trabajo adicional se realice en condiciones óptimas y respetando los derechos de los trabajadores:

A. Sobre la solicitud

1. El empleador debe presentar la solicitud de autorización ante la dirección territorial de este Ministerio de su domicilio principal, incluso si la solicitud es para varios centros de trabajo en zonas geográficas diferentes al domicilio principal.
2. El empleador debe motivar la solicitud realizada. La vigencia de la autorización para trabajar horas extra dependerá de las necesidades del empleador. En todo caso, la vigencia no podrá ser superior a dos (2) años.
3. La solicitud debe detallar los cargos para los cuales se solicita la autorización con su respectiva justificación.
4. Al presentar la solicitud, el empleador debe colocar una copia de esta en todos los lugares o centros de trabajo. Esto permite que todos los trabajadores estén informados y tengan la oportunidad de expresar su opinión al respecto si así lo desean.
5. Al momento de radicar la solicitud, el empleador debe informar sobre la existencia o no de organización sindical en la empresa. De ser afirmativo, debe indicar nombre, dirección y correo electrónico de la organización.
6. El empleador debe proporcionar una certificación de la ARL a la que esté afiliado, demostrando que las condiciones de trabajo extra no representan un riesgo para la salud y seguridad de los trabajadores que realizarán estas tareas.
7. El empleador debe presentar el último reglamento interno de trabajo e informar sobre la existencia o no de pactos o convenciones colectivas.

B. Sobre el trámite

1. Si hay un sindicato en la empresa, el Ministerio del Trabajo solicitará el concepto de los trabajadores sobre los argumentos presentados por el empleador en su solicitud. El sindicato tiene derecho a estar informado de todos los procedimientos administrativos realizados.
2. El análisis del funcionario designado para revisar la solicitud tendrá en cuenta lo solicitado por el empleador, lo manifestado por los trabajadores y las organizaciones sindicales, la verificación de manifestaciones y documentos, y que la jornada suplementaria solicitada por el empleador se encuentre conforme a lo permitido por la ley.

C. Sobre la decisión

1. Si el empleador no cumple con las condiciones, requisitos y obligaciones señaladas, o actúa de mala fe, se negará la autorización. Esto no impide que posteriormente el empleador pueda realizar una nueva solicitud.
2. Si la solicitud es aprobada, el acto administrativo dará cuenta del número de horas extraordinarias que pueden ser trabajadas.
3. En el acto administrativo de autorización se establecerán dos obligaciones para el empleador: llevar un registro diario de trabajo suplementario por trabajador y la inclusión de lo autorizado en el reglamento de trabajo (artículo 2.2.1.2.1.2 del Decreto 1072 de 2015).
4. Concedida o denegada, el empleador debe fijar copia del acto en todos los centros de trabajo. El empleador y el sindicato tendrán derecho a interponer los recursos correspondientes.

D. Respecto de las acciones de inspección, vigilancia y control

1. Los inspectores de trabajo deben encargarse de verificar el cumplimiento de lo autorizado y que el trabajo suplementario se esté pagando conforme a la ley.
2. El incumplimiento frente al pago del trabajo suplementario, al registro de las horas extra, al límite autorizado y al trabajo de horas extra sin la debida autorización podrá dar lugar a las sanciones en el marco del artículo 486 del CST o a la apertura de procedimientos administrativos sancionatorios, según sea el caso.
3. Se tomarán en cuenta las sanciones impuestas a un empleador por vulnerar las normas en materia de horas extra al evaluar futuras solicitudes.

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