Elementos clave que debes conocer del nuevo POS electrónico


Elementos clave que debes conocer del nuevo POS electrónico
Actualizado: 15 marzo, 2024 (hace 1 mes)

Aquí hablaremos sobre...

  • Aspectos generales del POS electrónico
  • ¿Cuándo facturar POS electrónicamente?
  • Características destacadas
  • Modificación al calendario para la implementación del POS electrónico
  • La Dian no proporcionará el servicio de documento equivalente electrónico
  • ¿Los proveedores tecnológicos pueden prestar el servicio de POS electrónico?
  • Especificaciones del artículo 16, numeral 2, de la Resolución 000165 de 2023
  • Diferencias entre documento equivalente POS y documento equivalente POS electrónico
  • Acerca del conferencista

El nuevo POS electrónico es un sistema de facturación digital que reemplaza al POS tradicional en papel.

Este nuevo sistema permite a los comercios emitir facturas electrónicas con mayor seguridad y eficiencia, y a los consumidores acceder a sus facturas de forma digital.

En esta conferencia, la Dra. Paola Rojas recuerda que el POS es un sistema de facturación y pago conocido también como punto de venta, el cual ha evolucionado a gran ritmo para agilizar los procesos de negocios y empresas.

Adicionalmente, recuerda que hasta el año 2020 fueron válidos como soporte de costos sin límite de cuantía. Posteriormente, con la Ley 2155 de 2021 se estableció que solo se permitía expedir el POS en papel hasta 5 UVT en 2023. Aquí te contamos los detalles:

Aspectos generales del POS electrónico

El POS electrónico es un sistema de facturación y pago conocido también como punto de venta, que ha evolucionado a gran ritmo, no solo a nivel de hardware, sino también de software, para agilizar los procesos de negocios y empresas.

Cabe destacar que hasta noviembre del año 2020 fueron válidos como soporte de costos sin límite de cuantía. Posteriormente, la Ley 2155 de 2021 estableció que permitía expedir el POS en papel con un límite de hasta 5 UVT; esta ley rigió durante el año en 2023 y finalmente con la Resolución 000165 de 2023 se deja a un lado la forma tradicional de expedir estos documentos y se opta por la forma electrónica.

¿Cuándo facturar POS electrónicamente?

Se debe emitir un documento POS cuando una persona no está obligada a facturar electrónicamente, pero si es necesario requerir un documento soporte electrónico puede ser convertido por la misma persona que lo recibió, puesto que están autorizados por las entidades regulatorias.

Por otra parte, si la persona que me entrega el documento POS está obligada a facturar electrónicamente y es necesario un documento soporte electrónico, se puede solicitar directamente a quien nos vende, porque están la obligación de emitir el documento, para ser llevado de forma correcta a la contabilidad de las partes.

A continuación, los detalles:

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Características destacadas

  • El POS no es deducible como título valor para quien compra, pero sí para el que vende.
  • Se puede emitir el documento POS hasta el 1 mayo del presente año, de acuerdo con lo estipulado en la Resolución 000165 de 2023.
  • A partir del mes de mayo el documento POS será deducible, no tendrá limitantes, tendrá CUDE en vez de CUFE y las menores cuantías no deducibles se remitirán directamente a la Dian.
  • No es una factura electrónica, lo que ocasiona que no se permita aplicar la deducción del 1 % en la renta de personas naturales.
  • En caso de que el cliente solicite factura electrónica, la empresa que emite el documento POS tiene la obligación de realizar el cambio.

Por otra parte, el Dr. Joe Pérez, en la siguiente conferencia, explica la nueva Resolución 000008 del 31 de enero de 2024, expedida por la Dian, con la que se modifica el artículo 23 y, parcialmente, el parágrafo del artículo 62 de la Resolución 000165 de 2023.

Modificación al calendario para la implementación del POS electrónico

En primera instancia, la Resolución 000008 del 31 de enero de 2024 modifica el calendario de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS, de acuerdo con la calidad de contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios, así:

Y así mismo se amplía el plazo para otros documentos equivalentes, así:

Por consiguiente, modifica el inciso 1 del parágrafo del artículo 62 de la Resolución 000165 de 2023, el cual quedará así:

Parágrafo. Los sujetos obligados a facturar deberán adoptar la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta de qué trata el artículo 60 de la presente Resolución, el primero (1) de mayo de 2024.

Aquí una explicación sencilla:

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La Dian no proporcionará el servicio de documento equivalente electrónico

La Dian ha mencionado que no proporcionará el servicio de documento equivalente electrónico mediante su software gratuito; así mismo, no regula que aquellos dedicados a ser proveedores tecnológicos sean o puedan ser responsables de brindar este servicio adicional, pero establece que cada empresa tiene la obligación de hacer cumplir el debido proceso de implementación de documento POS electrónico por desarrollo propio, aquí los detalles:

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¿Los proveedores tecnológicos pueden prestar el servicio de POS electrónico?

El primer inciso del artículo 616-4 del ET establece lo siguiente:

Será proveedor tecnológico, la persona jurídica habilitada para generar, entregar y/o transmitir la factura electrónica que cumpla con las condiciones y requisitos que señale el Gobierno nacional. La Administración Tributaria, mediante resolución motivada, habilitará como proveedor tecnológico a quienes cumplan las condiciones y requisitos que sean establecidos.

En ese orden de ideas, la Dian tiene competencia legal para regular a los proveedores tecnológicos únicamente para la prestación de servicios de factura electrónica, es decir, los terceros incluidos entre ellos; si así lo quisieran hacer, los proveedores tecnológicos que decidan prestar servicios como el de generación y expedición del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora POS no están en la órbita de la competencia regulatoria de la Dian.

Especificaciones del artículo 16, numeral 2, de la Resolución 000165 de 2023

Especifica que una vez se implemente el documento equivalente electrónico por parte de la Dian, quienes estén obligados a facturar y hayan optado por expedir cualquiera de los documentos equivalentes señalados en el artículo 15 de la presente resolución estarán obligados a sustituirlos por documentos equivalentes que cumplan los requisitos y/o condiciones comunes y por facturas de venta electrónicas así (Resolución 000165 de 2023):

Parágrafo. Los documentos equivalentes electrónicos otorgan para el adquirente, previo cumplimiento de los demás requisitos previstos en la legislación tributaria, derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios. Para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. se deberá identificar con nombre o razón social y número de identificación al adquiriente, para aplicar lo previsto en este parágrafo, de igual forma, quien expida este documento equivalente lo podrá realizar independientemente del valor de la operación.

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Diferencias entre documento equivalente POS y documento equivalente POS electrónico

Documento equivalente POS:

  • No es deducible.
  • Tiene un límite de 5 UVT para pasar a ser factura electrónica.
  • No se transmite a la Dian.
  • Se identifica en operaciones de ventas de mostrador.
  • No debe haber devoluciones o notas de ajustes.

Documento equivalente POS electrónico:

  • Deducible, siempre y cuando esté a nombre de la empresa o persona natural.
  • No tiene límite de 5 UVT.
  • Sí se transmite a la Dian.
  • Debe haber devoluciones o notas de ajustes, de ser necesario.

A continuación, los detalles:

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Acerca del conferencista

Paola Andrea Rojas

Contadora pública especialista en Gerencia Tributaria con conocimientos y experiencia en implementación y capacitación de sistemas informáticos. Cuenta con más de 10 años de experiencia en el área contable y tributaria de diferentes sectores económicos. Asesora de implementación de facturación electrónica, experiencia en creación y disolución de sociedades y diferentes trámites. Socia de la empresa CONAFI SAS, con presencia en Santander.

Joe Alberto Pérez

Es CEO de Praxis Academia. Especialista en Gerencia Tributaria, consultor financiero, docente universitario, certificado internacional de ACCA. Coautor del libro Nueva reforma tributaria para la igualdad y la justicia social. Miembro del Instituto Colombiano de Derecho Tributario.

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