Formato de cotización comercial

Con esta guía en Excel podrás elaborar una cotización comercial completa, clara y sencilla.

El propósito de este formato de cotización es facilitar el acceso a las negociaciones comerciales de compra y venta de servicios en Colombia garantizando el cumplimiento de los requisitos básicos y la equidad.

Este formato contiene ítems como el detalle del producto o servicio ofrecido, la cantidad, el precio unitario, los impuestos a que haya lugar, el precio total, el subtotal y demás aspectos importantes.

El artículo 1849 del Código Civil colombiano (Ley 84 de 1873) señala que:

“La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquella se dice vender y esta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio”.

En ese orden de ideas, si las partes llegan a omitir alguno de los citados elementos esenciales: cosa y precio, no habrá contrato de compraventa.

Antes de celebrar un contrato comercial importante de compra y venta de servicios y/o productos, es fundamental que exista una cotización comercial que incluya la información más relevante con el fin de establecer previamente los puntos básicos negociados. No es necesario incluir todas las cláusulas del contrato.

En ese sentido, se debe prestar especial atención a que la redacción de las cotizaciones sea la indicada y que no queden vacíos que puedan generar inconvenientes en el futuro.

¿Qué es una cotización comercial?

La cotización es un documento comercialmente muy utilizado en Colombia. Su objetivo principal es informar el valor o el precio de un servicio o producto, así como las características y condiciones del convenio que se establecerá.

Básicamente, la cotización comercial es una herramienta que sirve como medio de información para los compradores y vendedores. Se convierte en un documento oficial y de control interno (para algunas empresas) en el proceso de compra y venta.

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5 datos importantes de una cotización comercial

1. La cotización comercial debe contener la fecha de emisión y la fecha de vencimiento de la propuesta comercial, así como las fechas estimadas para el inicio y la finalización del servicio o la entrega de los productos.
2. El documento entregado debe ser lo más claro posible, sin ser muy extenso, y debe abarcar todos los temas importantes y esperados por el cliente; por ejemplo, el precio del bien o servicio ofrecido, los impuestos, las características específicas como referencias y tamaños (para el caso de un producto), el alcance del proyecto (en los casos de obras), las condiciones del pago, los posibles sobrecostos, etc.
3. Una vez el cliente recibe la cotización, está en el derecho de solicitar modificaciones o ajustes, y en ningún momento la cotización comercial se convertirá en una obligación de pago.
4. La cotización idealmente no debe permitir su edición o alteración por parte del cliente, y una vez sea aceptada por este el proveedor del servicio o vendedor de los productos procederá a transformar dicha cotización comercial en factura.
5. En Colombia, generalmente el cliente o la persona natural o jurídica que requiera contratar un servicio o comprar un producto en específico solicita por lo menos tres (3) cotizaciones comerciales a diferentes proveedores y/o contratistas con el fin de comparar la calidad y los beneficios ofrecidos.

El modelo de cotización comercial que te presentamos, además de cumplir con estos 5 puntos, te ayudará con los impuestos a que haya lugar; por ejemplo, la retención en la fuente que parte de la ocurrencia de una transacción en la que se intercambia un bien o un servicio, y en la que intervienen un vendedor y un comprador, quien además de pagar practica la retención en la fuente al vendedor.

Te invitamos a consultar nuestra Tabla de retención en la fuente 2022.

También debe destacarse que el artículo 911 del ET señala que no debe practicarse ningún tipo de retención en la fuente a título de renta (por ningún concepto) a los terceros (personas naturales residentes o personas jurídicas nacionales) que pertenezcan al régimen simple de tributación (obligación 47 en el RUT).

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