[Certificación] Formulario 220 certificación pagos y retenciones a «empleados» por el año gravable 2013

Última actualización: hace 8 años (26 febrero, 2014)

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Con esta herramienta se podrán elaborar los formularios 220 para el año gravable 2013 tal como fueron definidos en el art. 6 de la Resolución DIAN 0060 de feb. 20 de 2014. La novedad es que esta vez los formularios 220 se tendrán que expedir no solamente a quienes recibieron pagos laborales durante 2013 sino también a toda otra persona natural que también perteneciera al universo de «empleados», y a los cuales su retención en la fuente durante 2013 se efectuó con las tablas de los arts. 383 y/o 384 del E.T. Estos certificados se deberán expedir a todo tipo de «empleados» y el plazo para hacerlo vence el 17 de marzo de 2014. El formulario 220 se deberá expedir a todos los «empleados», sin importar si ellos mismos lo solicitan o no, pues el mismo es quien puede reemplazar su obligación de presentar la declaración anual de renta del año gravable 2013.

Mediante el art. 6 de la resolución DIAN 0060 de febrero 20 de 2014 fue definido el formulario 220 que todos los agentes de retención (personas naturales y jurídicas) deberán expedir antes de marzo 17 de 2014 para certificar los pagos y retenciones que durante el 2013 efectuaron a todo tipo de persona natural (asalariada o prestadora de servicios) pero que durante el año gravable 2013 fueron tratados como «empleado» en los términos del art. 329 del E.T. y los Decretos 099 de enero de 2013 y 1070 de mayo de 2013, y a los cuales se les aplicaron las retenciones con las tablas de los arts. 383 y 384 del E.T. Lo anterior representa un gran cambio en la forma de expedir este tradicional formulario 220 pues hasta el año gravable 2012 solo se expedía a las personas naturales con las cuales si existía vínculo laboral (e igualmente a los asociados de las CTA).

Adviértase además que los valores que se certifiquen en este formulario 220 por el año gravable 2013, y si los pagos fueron hechos a un asalariado, serán los mismos con los que luego se podrá diligenciar la parte pertinente del formato 1001 para los reportes de información exógena del año gravable 2013 (ver el parágrafo 5 del art. 22 de la Resolución 273 de dic. 10 de 2013 en el cual se indica que se debe reportar los pagos efectivamente realizados al asalariado durante el 2013). En todo caso debe advertirse que si este formulario 220 por el año gravable 2013 también se debe expedir a aquellas personas que cobraron servicios sin tener relación laboral pero que también pertenecían al universo de «empleados» del art. 329, allí las instrucciones del renglón 37 del formulario 220 no son exactas pues para ese tipo de «empleados» debería reportarse no solo los valores efectivamente pagados sino también hasta los simplemente causados o abonados en cuenta (quizás la DIAN terminen haciendo la aclaración respectiva).

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Además, debe tenerse presente que  los arts 378 a 380 del E.T. y el fallo del Consejo de Estado de feb. de 2003 para el Expediente 12859 indican que este certificado del formulario 220 siempre se debe expedir sin que el asalariado lo tenga que solicitar primero pues equivale al documento que reemplazará su obligación de declarar renta. Por lo tanto, si ahora este formulario también se usará para certificar los valores pagados o abonados en cuenta a los prestadores de servicios que también pertenecieron durante el 2013 a la categoría de «empleados», habría que entender que a ellos también es forzoso darles en todos los casos este mismo formulario 220 y que si ellos no quedaron obligados a declarar renta por el año gravable 2013 (ver art. 7 del Dec. 2972 de dic, 20 de 2013 donde se indica quiénes quedaron exonerados de declarar renta del 2013) también deberán conservar por 5 años este formulario 220 pues será el que reemplazará su obligación de declarar renta.

También hay que advertir que el art. 6 del E.T. (luego de ser modificado con la Ley 1607) e igualmente el art. 7 del Decreto 2972, indican que las personas naturales residentes ante el gobierno colombiano por el año gravable 2013 que no quedaron obligadas a presentar declaración de renta, podrán de todas formas presentar esa declaración en forma voluntaria y si con ello se les forman saldos a favor, por causa de las retenciones que les hayan practicado, entonces tal saldo a favor sí se los devolverán directamente en la DIAN (ver la parte final del instructivo que está en el respaldo del formulario 220). Por ese motivo es de esperarse que más personas naturales sí se interesen por estar pidiendo este tipo de certificado como el formulario 220, pues con ellos tendrán el soporte de esas retenciones en la fuente que luego llevará a sus declaraciones (voluntarias u obligatorias) de la declaración de renta año gravable 2013.

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Incluso, en los Conceptos 4592 de enero 25 de 2001, 91762 de diciembre de 2005 y 43266 de junio de 2007, la DIAN ha opinado que las Cooperativas de Trabajo Asociado debieron haber practicado retenciones en la fuente a las compensaciones que les pagan mensualmente a sus asociados, y tuvieron que hacerlo de la misma forma como se hacen retenciones en la fuente a los que sí son asalariados. Por lo tanto, opina la DIAN que esas CTA’s, por haber practicado esas retenciones en esa forma, tendrían que expedir a sus asociados este mismo certificado de ingresos y retenciones que se diseña pensando en los asalariados.

En el art.6 de la Resolución 0060 de 2014 se estableció lo siguiente: «El Certificado de Ingresos y Retenciones a que se refiere esta Resolución, podrá ser producido por las diferentes casas impresoras o diseñado por los agentes retenedores para ser expedido por computador en formas continuas, siempre y cuando se conserven la distribución y el contenido de la información exigida.

Pero es extraño que esa parte de la norma no se haya incluido la frase que sí se incluía en las resoluciones similares de años anteriores y que en relación con la elaboración de ese formulario 220 decía: «Este certificado deberá expedirse en original y dos (2) copias para el interesado y una (1) copia para el agente retenedor«. Por tanto, si la norma del art. 6 de la Resolución 0060 de 2014 no incluyó esa frase, quizás se debió a un error de omisión de la DIAN pero lo más sensato es que el formulario 220 para año gravable 2013 también se expida en original y esa misma cantidad de copias con que se hizo hasta el año gravable 2012.

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El plazo para expedir este certificado será hasta el día 17 de marzo de 2014 (ver art. 42 Dec. 2972 de diciembre de 20 de 2013).

Por consiguiente, en la presente herramienta se reproduce ese mismo texto del formulario 220 que fue diseñado por la DIAN para que quienes lo quieran utilizar como plantilla, puedan diligenciarlo e imprimirlo en original y tres copias, si es que su software contables no les permite hacerlo directamente y no desean tampoco ir a conseguirlo gratuitamente en las sedes de la DIAN. Para el diligenciamiento del mismo, es importante consultar las instrucciones que trae el formulario (ver las instrucciones en la versión de PDF que publicó la DIAN y que puedes descargar haciendo clic aquí).

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