Modalidades del trabajo a distancia: características y requisitos

El trabajo a distancia genera confusiones y muchas personas se toman a la ligera la normatividad relacionada con el tema. En Colombia, desde el año 2008, se reguló el teletrabajo. Sin embargo, no fue una figura ampliamente utilizada hasta la pandemia.

Las organizaciones y los trabajadores deben entender las implicaciones de modalidades laborales como el teletrabajo, trabajo en casa y trabajo remoto.

El trabajo a distancia en Colombia abarca tres figuras distintas: teletrabajo, trabajo en casa y trabajo remoto. Esta idea de trabajo a distancia se reglamentó a través de la Ley 1221 de 2008. Fue parcialmente utilizada, puesto que en la presencialidad era igual la regla general en las distintas organizaciones o con los distintos empleadores.

Con la llegada de la pandemia en el 2020, entre muchos efectos, el foco del derecho laboral se centró en la figura del teletrabajo, la cual fue insuficiente porque estaba regulada de una manera estricta, específica y determinada. Por tanto, en muchas situaciones, esa reglamentación del teletrabajo no aplicaba o no podía cumplirse.

Por consiguiente, Colombia tuvo la necesidad de analizar qué situaciones aparte de las que ya concebía el teletrabajo no requerían tener una reglamentación o una regulación de trabajo a distancia. Allí es cuando nacen las figuras conocidas como teletrabajo, trabajo en casa y trabajo remoto, ya reglamentadas legalmente en forma a partir de la Ley 2088 de 2021.

No obstante, el panorama normativo ante esta situación se torna bastante robusto, ya que, al tener tres figuras, hay tres leyes distintas para regular las formas de trabajo a distancia y unificar de alguna manera: se modificaron algunas condiciones en el teletrabajo a través del Decreto 1227 de 2022; se reglamentó el trabajo en casa bajo el Decreto 649 de 2022; y el trabajo remoto con el Decreto 555 de 2022.

A continuación, el Dr. Sebastián Mejía sintetiza las modalidades de trabajo a distancia:

Definición de teletrabajo

La normatividad nos indica qué es la ejecución de actividades laborales a través de las tecnologías de la información y la comunicación –TIC–, en un espacio distinto a la sede presencial de la empresa o de las oficinas para las que se prestan los servicios. Por lo que tiene varios elementos como:

1. Ejecución de actividad laboral en términos de contrato de trabajo.
2. Uso de las tecnologías de la información en la comunicación.
3. Realizar la labor por fuera del espacio presencial de la compañía.

Modalidades de teletrabajo

Las modalidades de teletrabajo están divididas en las siguientes opciones:

1. Teletrabajo autónomo: es aquel en el que el teletrabajador por regla general labora desde fuera de la sede principal de la organización, es decir, casi todos los días está trabajando a distancia, salvo algunas excepciones o algunas situaciones u ocasiones en las que se requiera que el trabajador se presente presencialmente en esa sede.
2. Teletrabajo móvil: es aquel que no tiene un lugar de trabajo establecido específicamente; es decir, no solo está por fuera de la sede de la empresa por regla general, sino que además no tiene un lugar distinto a la sede de trabajo que esté ya definido o especificado, puesto que, como parte inherente de sus funciones debe estar trasladándose a distintos lugares prestando su servicio desde allí, a través de las tecnologías de la información y comunicación.
3. Teletrabajo suplementario: son aquellos teletrabajadores que laboran dos o tres días a la semana en su casa o en el lugar determinado para laborar y el resto del tiempo lo hacen en las instalaciones de la organización; es decir, se puede catalogar como una modalidad hibrida o mixta a la que aún le falta estructuración debido a que estipula por normativa dos o tres días de trabajo en casa, en lugar de poner este concepto a consideración del empleador.

Obligaciones del empleador en el teletrabajo

Las obligaciones de un empleador que está en una relación laboral por teletrabajo son:

1. Realizar aportes al sistema de seguridad social integral.
2. Es responsable de la seguridad del teletrabajador.
3. Crear una política de teletrabajo con las condiciones mínimas establecidas en la norma.
4. Suministrar los equipos y herramientas de trabajo requeridas, salvo que haya pacto de lo contrario entre las dos partes.
5. Incluir al teletrabajador dentro del SG-SST y realizar las revisiones de los puestos de trabajo, informando a la ARL al respecto, así como permitirle al teletrabajador la participación en las actividades del Copast.
6. Informar al teletrabajador sobre la política de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo, y proporcionarle una copia.
7. Suministrar a los teletrabajadores los elementos de protección personal.
8. Garantizar espacios y tiempos de capacitación de los teletrabajadores en el tema de seguridad y salud en el trabajo.

Obligaciones del teletrabajador.

Las obligaciones de un teletrabajador que está en una relación laboral por teletrabajo son:

1. Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la empresa y el Copasst.
2. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del SG-SST de la empresa.
3. Utilizar los elementos de protección personal.
4. Cuidar los elementos de trabajo entregados para el desarrollo de la actividad contratada.
5. Cuidar y proteger la información suministrada por el empleador para la ejecución de labores, bajo la observación de la Ley de Habeas Data.
6. Permitir al empleador hacer vigilancia y visitas domiciliarias con el fin de realizar auditorías correspondientes.
7. Cumplir en tiempo, modo y lugar sus labores.
8. Diligenciar el formato de reporte de condiciones de trabajo con el fin de determinar peligros.

Derechos del empleador

El empleador ante una relación laboral por trabajo a distancia cuenta con los siguientes derechos:

1. Implementar y realizar auditorías laborales con el fin de certificar el cumplimiento de las obligaciones laborales del teletrabajador.
2. Vigilar el cumplimiento de las labores del teletrabajador hasta el punto de llegar a imponer sanciones disciplinarias en caso de incumplimientos laborales, bajo la observancia de lo establecido en la Sentencia C-593 de 2014.
3. Hacer mantenimiento y modernización de los sistemas informáticos brindados al teletrabajador.
4. Las demás previstas en la ley laboral colombiana, así:
5. Derecho a exigir del trabajador un comportamiento de buena fe.
6. Facultad de organización, dirección y modificación de la prestación del servicio (ius variandi).
7. Derecho a establecer controles personales.
8. Derecho a recibir la prestación del trabajo.
9. Derecho a retener las contribuciones del trabajador al sistema de seguridad social y sindicales.
10. Derecho a recibir respeto por parte del trabajador.
11. Derecho a exigir auxilios o ayudas extraordinarias del trabajador.

Derechos del teletrabajador

1. Voluntariedad: es importante señalar que la vinculación al programa de teletrabajo debe ser voluntaria. Para el caso de los nuevos trabajadores vinculados para laborar exclusivamente bajo esta modalidad, dicha condición puede plantearse como irrevocable.

2. Igualdad de trato en materia salarial: la condición de teletrabajador no puede significar el reconocimiento de una remuneración inferior en relación con el trabajador que, desempeñando el mismo trabajo en condición de calidad y cantidad, lo hace desde las instalaciones de la empresa.

3. Racionalidad en los tiempos de trabajo: en general, el teletrabajo no está regido por las disposiciones sobre la jornada de trabajo. Sin embargo, cuando se desempeñen servicios en lugares en donde sea verificable la jornada, habrá lugar al pago de horas extras y dominicales en caso de que se incurra en ellos.

4. Respeto a la intimidad y privacidad: el programa de teletrabajo debe garantizar que no se invada la intimidad y la privacidad del teletrabajador. En este sentido, se sugiere incorporar restricciones concretas a los superiores o jefes, en las que se recuerde el respeto del espacio del trabajador.

Trabajo en casa

El trabajo en casa es una forma de prestación del servicio en situaciones ocasionales, excepcionales o especiales, sin modificar las condiciones laborales pactadas o establecidas al inicio de la relación laboral.

Por ejemplo, el período de pandemia trajo consigo las siguientes características para el trabajo en casa:

1. Situaciones ocasionales o excepcionales, por lo que su temporalidad es de 3 meses, prorrogables o hasta que dure la situación de anormalidad.

2. No exige las mismas formalidades del teletrabajo.

3. No es indispensable el uso de las TIC.

Procedimiento de trabajo en casa

El procedimiento de trabajo en casa está contextualizado en los siguientes aspectos:

• Puede ser implementado por el empleador o solicitado por el trabajador (presentando la solicitud por escrito).  
• Se deben acreditar debidamente las condiciones que lo motivan.
• Debe implementarse un procedimiento para atender las solicitudes por parte de los trabajadores.
• Debe existir un término tentativo o definitivo que se ajuste a los términos legales.
• El empleador tiene un plazo de 5 días para resolver la solicitud de su trabajador.

Para llevar este proceso a su respectiva autorización, el empleador puede validar:

1. Que la labor solicitada pueda desarrollarse a distancia.
2. Que el trabajador cuente con las herramientas requeridas para el trabajo en casa.
3. Que la producción no se vea afectada por la decisión de trabajo en casa.

Por consiguiente, el acuerdo de trabajo en casa debe comprender:

1. Término de habilitación.

2. Recordatorio de funciones a desarrollar.

3. Disposición y manejo de horario.

4. Canales de comunicación.

El trabajo remoto es una forma de ejecución del contrato de trabajo en la cual toda la relación laboral, desde su inicio hasta su terminación, se debe realizar de forma remota.

Implica la utilización de tecnologías de la información, telecomunicaciones u otro medio o mecanismo, donde el empleador y trabajador no interactúan físicamente a lo largo de la vinculación contractual.

Esta modalidad implica trabajar 100 % a distancia, y principalmente se ve reflejada a nivel nacional, ya que la normatividad no es específica en cuanto al trabajo remoto en el exterior.

Requisitos del contrato de trabajo remoto

El trabajo remoto presenta los siguientes requisitos:

1. Actividades a desarrollar a través de las TIC u otro medio.
2. Condiciones físicas del puesto de trabajo.
3. Relación de elementos de trabajo y medidas de seguridad informática.
4. Eventos excepcionales de asistencia presencial.
5. Determinación de la exclusividad.

Otros aspectos relevantes del trabajo remoto

Entre otros aspectos del trabajo remoto están:

Citación a las instalaciones: a diferencia de la figura del teletrabajo, en el trabajo remoto no existe la posibilidad de ejecutarlo de manera alternada. Por regla general, el trabajador remoto no asiste a las oficinas del empleador, salvo las siguientes excepciones:

1. Verificación de estándares y requisitos de herramientas de trabajo.
2. Instalación manual de softwares, aplicaciones y/o plataformas.
3. Procesos disciplinarios.

Riesgos laborales: la ARL deberá elaborar un programa de prevención, control y actuación de riesgos laborales, para lo cual realizará un formulario en el que deben indicarse las actividades del trabajador remoto, el horario y el lugar de trabajo.

Formalidades: se requiere la aprobación de la ARL correspondiente al lugar donde el trabajador remoto realizará sus labores. Además, es necesario suscribir un contrato de trabajo remoto en el que las condiciones de esta modalidad se establezcan de forma permanente.

Exclusividad laboral: no existe en el trabajo remoto, puesto que este supone la disponibilidad del trabajador y a su vez la libertad para ejercer otras labores. Sin embargo, por acuerdo de voluntades, y atendiendo la naturaleza del contrato en específico, esta puede pactarse cuando se encuentren en riesgo asuntos confidenciales del empleador. Por consiguiente, debe mediar la aceptación del empleado para estipularse la cláusula de exclusividad.

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