Plantilla para el control y auditoría del gasto de celulares

Última actualización: hace 1 mes (25 mayo, 2022)

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Esta plantilla ayudará con el control mensual de los consumos y pagos del gasto de celulares de una manera organizada, permitiendo diligenciar fácilmente los campos vacíos con la información de cada usuario, ajustándolo a su medida y necesidad.

Incluye lo relacionado con el IVA y el INC en celulares.

La telefonía es un recurso imprescindible para el desarrollo óptimo de un negocio que no siempre se tiene en cuenta en los planes de racionalización del gasto de las empresas; el consumo y uso de los celulares mal gestionado, en especial, puede ocasionar desperdicios que conllevan a la pérdida de dinero.

Un mejor control del gasto de celulares comienza por identificar claramente cuánto y cómo se paga por este, a través de tarjetas, efectivo o transferencia, para renegociar con el operador del servicio celular o cambiar a otro con nuevas y mejores condiciones, consiguiendo ventajas y descuentos.

En los celulares es necesario monitorear y analizar el uso de los minutos y los datos, sobre todo el roaming, para el caso de los altos directivos o dueños de las compañías, quienes suelen usarlo. Además, es necesario tener un inventario de los equipos celulares para asegurar que ninguno se quede sin uso y pagando por un plan activo.

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La mayor parte de las organizaciones se sorprenderían si hicieran un estudio pormenorizado de su facturación por telefonía, en especial del gasto de celulares. Generar un cambio en ellas es una de las cosas más complicadas, pues su cultura de operación está arraigada, y motivar el cambio puede tardar un tiempo.

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Más aún, en Colombia, donde abundan las micro, pequeñas y medianas empresas, conformadas por un bajo número de trabajadores e ingresos moderados, generalmente dirigidas por su propio dueño, administrar y llevar la contabilidad de un negocio o emprendimiento no es tarea fácil.

Por eso te presentamos la plantilla para el control y auditoría de celulares, totalmente editable, la cual mantiene la información actualizada y monitoreada; con esta, además, podrás contabilizar correctamente dicho gasto y sus impuestos.

Impuestos que hacen parte del gasto de celulares

Según el numeral 6 del artículo 424 del Estatuto Tributario –ET–, los dispositivos móviles inteligentes (tabletas y celulares), cuyo valor no exceda de 22 UVT ($836.000), se hallan excluidos del impuesto sobre las ventas IVA.

El artículo 476 del ET, que trata de los servicios excluidos del impuesto sobre las ventas IVA, no exceptúa el gasto de celulares, por lo cual este se encuentra gravado a la tarifa general del 19 %.

Además, el artículo 512-2 del ET señala que los servicios de telefonía, datos, internet y navegación móvil se encuentran gravados con el impuesto nacional al consumo INC a la tarifa del 4 % sobre la totalidad del servicio, sin incluir el IVA; además, se gravará solo el monto que exceda de 1.5 UVT mensual, es decir, $57.006 para 2022.

En consecuencia, los servicios de telefonía y relacionados tienen un IVA del 19 % más un INC del 4 %, para un total del 23 % en impuestos.

Amplía esta información con nuestro análisis Exclusión del IVA para computadores y celulares existía antes del Decreto Ley 682 de 2020.

¿Por qué es importante la plantilla para el control y auditoría del gasto de celulares?

Toda empresa tiene la necesidad de implementar procesos y políticas para garantizar que se conserve la integridad de la información financiera, comercial, administrativa, etc., manteniendo su funcionalidad y eficiencia.

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Entonces, se hace necesaria una política adecuada para que los empleados usen los dispositivos móviles (celulares) en pro de los objetivos del negocio, la cual debe contar con un aspecto de seguridad muy importante.

Los consumos excesivos, los mensajes de texto innecesarios, las líneas duplicadas, subutilizadas o muertas porque ningún trabajador las tiene bajo su responsabilidad o cargo, son algunos ejemplos que pueden dar origen a gastos injustificados.

Gestionar adecuadamente todo esto puede ser un reto muy grande para una pyme o una micro, de allí la importancia de auditar el gasto de celulares para controlar los consumos de manera oportuna, además de destinar el dinero mensual para el pago de esta obligación, de manera que se convierta en un gasto deducible.

Por ello, es indispensable tener a la mano el control y auditoría del gasto de celulares, generando orden en la administración, permitiendo el logro de los objetivos organizacionales, sin fugas de información o pérdida de tiempo y dinero.

Cabe anotar que el diseño, los datos o comentarios bajo los cuales ha sido elaborado este liquidador se entregan a título de guía y hacen parte de la interpretación de Actualícese. Será el contribuyente quien deba atender las instrucciones de la Dian, estudiar las normas requeridas, preparar y emitir la información a la que haya lugar. Actualícese no se hace responsable de las interpretaciones, operaciones o información derivadas del uso de esta herramienta.

Por último, te invitamos a revisar el siguiente video en nuestro canal de YouTube, donde el Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria de Actualícese, responde al siguiente interrogante: si en una compra al contribuyente no se le emite factura electrónica, pero este paga con tarjeta, ¿es posible sustentar estos costos y gastos a través del extracto de dicha tarjeta?

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