Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La nómina electrónica permite usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la Dian en la declaración de renta.
La alimentación, el hospedaje y la dotación deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica.
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Es decir, si una persona natural o jurídica que está obligada a presentar la declaración de renta requiere imputar costos por concepto de nómina, tiene la obligatoriedad reportar nómina electrónica.
Este documento está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total de la diferencia de los mismos.
Por tanto, este documento se debe reportar a la Dian bajo una plataforma y las entidades debe manifestar cuánto gana el empleado, las deducciones que se le aplican y el total de su salario.
Natalia Niño, contadora pública, consultora en procesos contables, tributarios y financieros, explica más sobre este tema.
Natalia Niño explica en este punto que están obligados a emitir nómina electrónica aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal, y por pagos a pensionados que requieran soportar los costos y deducciones e impuestos descontables.
Hay casos en los que una persona natural contrata otra persona o tiene uno o dos empleados, pero esta persona no declara renta, por lo que no está obligada a emitir la nómina electrónica. Sin embargo, la recomendación es que puedan llevar un buen control de su contabilidad.
Por otro lado, no están obligados a emitir nómina electrónica aquellas personas jurídicas que no son declarantes de renta ni de ingreso y patrimonio; así como tampoco las personas naturales del régimen ordinario del impuesto de renta que, aunque tengan empleados, al final del año no quedan obligadas a declarar renta; de igual forma, las personas naturales o jurídicas pertenecientes al régimen simple.
La conferencista explica una serie de beneficios al emitir la nómina electrónica. En primer lugar, permite usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la Dian en la declaración de renta; también desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y la trazabilidad.
Niño explica que la nómina electrónica asimismo puede ayudarte a acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
La nómina electrónica además permite mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportados ante la Dian.
Por último, Natalia Niño dice que la nómina electrónica ayuda a eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de los empleados a terceros interesados; ellos podrán verificarlos directamente en la Dian.
Según Niño, se reporta cualquier valor que haga parte de la retribución que efectúe el empleador al trabajador y que se desprenda de la relación laboral o legal y reglamentaria:
Todo aquello que el empleador entregue a su empleado o trabajador debe ser reportado en el documento de nómina electrónica; conceptos tales como alimentación, hospedaje y dotación.
Para la contadora pública, la alimentación, el hospedaje y la dotación deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica para efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción al que haya lugar:
Debe quedar claro que todo lo que se entregue al empleado y que se desea justificar como costo y gasto para que sea deducible de la declaración de renta se debe reportar por medio de la nómina electrónica.
La contadora principal de la empresa Gestión Integral de Transporte GITRANS SAS también indica que, cuando se realiza la declaración de renta, hay un espacio para colocar los gastos o costos provenientes por nómina y todas las prestaciones sociales existentes de la relación entre empleado y empleador.
Cabe recordar que la Dian está realizando controles más estrictos con las personas naturales y jurídicas para determinar que los gastos que se están descontando sean verídicos y reales.
Según Natalia Niño, la transmisión de la nómina electrónica deberá efectuarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago:
Algunas empresas realizan la transmisión de la nómina electrónica de forma quincenal, sin embargo, lo que se debe hacer es realizarla de forma mensual. Las empresas que pagan nómina de forma quincenal deben realizar un consolidado diez días después del inicio del mes para reportar el documento soporte por cada empleado.
Niño concluye diciendo que la emisión de la nómina electrónica debe conservarse por un período mínimo de cinco años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente a su elaboración, expedición o recibo.
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