Reporte de vacaciones en el documento soporte de pago de nómina electrónica


1 julio, 2022

El propósito del documento soporte de pago de nómina electrónica es probar los costos y deducciones e impuestos descontables relacionados con la nómina por parte de los empleadores contribuyentes del impuesto de renta.

Aprende cuándo deben registrarse los valores pagados por concepto de vacaciones.

La finalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica es probar los costos y deducciones en el impuesto de renta, e impuestos descontables en IVA, según sea el caso, relacionados con la nómina, por parte del empleador, siempre que a su vez sean contribuyentes del impuesto de renta, dado que este requisito no es obligatorio para contribuyentes del régimen simple, puesto que dentro de su declaración anual consolidada no imputan ningún tipo de costos o deducciones.

Ahora bien, la Dian en reiteradas ocasiones se ha pronunciado respecto a diversos cuestionamientos frente al documento soporte de pago de nómina electrónica, tal es el caso del Concepto 213 de 2022, mediante el cual manifestó que cualquier valor que haga parte de la retribución que efectúa el empleador al trabajador, y que se desprende de la relación laboral o legal y reglamentaria, deberá incluirse en la generación del documento soporte en mención, al respecto de cada uno de los trabajadores de acuerdo con el momento del pago o abono en cuenta, lo que suceda primero.

Por tanto, los valores a reportar en el documento soporte de pago de nómina electrónica por concepto de vacaciones deberán sujetarse a las normas especiales en materia laboral que disponen las prestaciones, así como al desarrollo jurisprudencial del Consejo de Estado acerca del momento en el cual surge el derecho a tomarlas como deducibles en el impuesto de renta por ser una obligación consolidada.

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En este orden de ideas, en la Sentencia 019708 del 12 de noviembre de 2015, el Consejo de Estado precisó que las vacaciones se entienden realizadas en el año o período en que se causen, aun cuando no se hayan pagado.

“dichos valores por concepto de vacaciones se deberán reportar en el documento soporte de pago de nómina electrónica cuando este derecho ocasione un abono en cuenta o pago”

Por tanto, de acuerdo con el artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo, las vacaciones se entienden, por regla general, como un derecho consolidado por cada año laborado por el trabajador. De modo que dichos valores por concepto de vacaciones se deberán reportar en el documento soporte de pago de nómina electrónica cuando este derecho ocasione un abono en cuenta o pago. Teniendo presente que la consolidación de este derecho es anual, sin perjuicio de las provisiones que contablemente se deban efectuar.

Ahora bien, de acuerdo con el Concepto 521 de abril 28 de 2022, es importante no perder de vista que, el documento soporte de pago de nómina electrónica es aquel que sustenta el costo, deducción e impuesto descontable para efectos de la declaración de renta e IVA respectivamente, según sea el caso. Por tanto, este es un documento distinto a la información que se reporta en virtud del artículo 631 del ET, en el cual se lee:

Artículo 631. Para estudios y cruces de información y el cumplimiento de otras funciones. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 684 y demás normas que regulan las facultades de la administración de impuestos, el director de impuestos nacionales podrá solicitar a las personas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes, una o varias de las siguientes informaciones, con el fin de efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos, así como de cumplir con otras funciones de su competencia, incluidas las relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones y compromisos consagrados en las convenciones y tratados tributarios suscritos por Colombia:

a. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que sean socias, accionistas, cooperadas, comuneras o asociadas de la respectiva entidad, con indicación del valor de las acciones, aportes y demás derechos sociales, así como de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles.

b. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido.

c. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retención en la fuente, concepto y valor de la retención y ciudad donde les fue practicada.

d. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de los pagos que dan derecho a descuentos tributarios, con indicación del concepto y valor acumulado por beneficiario.

e. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo año gravable sea superior a diecinueve millones cien mil pesos ($19.100.000); con indicación del concepto, retención en la fuente practicada e impuesto descontable.

(…)

(El subrayado es nuestro).

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Reporte de vacaciones por concepto de liquidación definitiva del trabajador en la nómina electrónica

En el Concepto 521 de 2022 la Dian se ha referido a la generación del reporte del pago o abono en cuenta de la liquidación definitiva de un trabajador, señalando que, toda vez que la liquidación de las prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se paguen o abonen en cuenta por parte del empleador a los trabajadores debe ser incluida en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o descontable, los valores de dicha liquidación se deberán incluir en el documento electrónico correspondiente al mes dentro del cual se da el pago o abono en cuenta de los conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se originan por el retiro del trabajador (ver los artículos 2 y 3 de la Resolución 000013 de 2021).

Así, tratándose del reporte por concepto de vacaciones del trabajador a causa de una liquidación definitiva, se reitera que dicho reporte deberá efectuarse por el concepto de abono en cuenta o pago, y las mismas deberán reportarse en el documento soporte del mes al cual correspondan de acuerdo con las situaciones particulares y a la terminación de la relación laboral, en atención a las normas especiales vigentes en materia laboral.

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  • 1 julio, 2022
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