Preparación de información exógena para contadores principiantes

La información exógena se ha convertido en un proceso obligatorio y cada vez más técnico para empresas y personas naturales en Colombia. Su adecuada presentación ante la Dian no solo implica el cumplimiento normativo, sino que también permite evitar cuantiosas sanciones.

En esta conferencia, Natalia Ortega Ortega, contadora pública de la Universidad Libre, comparte una guía detallada y práctica sobre cómo preparar y presentar la información exógena ante la Dian y llevar a cabo este proceso de manera eficiente y correcta.

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¿Qué es la información exógena tributaria?

La información exógena es un reporte que empresas y personas naturales deben presentar a la Dian, en el cual se informan transacciones económicas realizadas durante el año gravable. Su objetivo es permitir a la Dian realizar cruces de información para verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Esta obligación está reglamentada en las resoluciones 000162 y 000188 de 2021, vigentes para el reporte del año gravable 2024, que deberá presentarse en 2025.

Sujetos obligados a presentar información exógena

Las resoluciones actuales introdujeron una diferencia clave respecto a versiones anteriores: los topes ahora están expresados en UVT y no en valores absolutos. Esto exige calcular los umbrales para cada año gravable con base en el valor de la UVT respectiva:

Entre los sujetos obligados se encuentran:

• Entidades públicas y privadas que celebren contratos de cooperación.
• Entidades financieras vigiladas por la Superfinanciera.
• Personas naturales con ingresos superiores a 11.800 UVT (más de $555 millones en 2024).
• Personas jurídicas con ingresos superiores a 2.400 UVT.
• Sujetos obligados a practicar retenciones, incluyendo autorretenedores.
• Notarios, cámaras de comercio, entidades del Estado, y más.

Importante: también están obligadas aquellas personas o entidades que celebren contratos de colaboración, consorcios o uniones temporales. Están exceptuadas las personas en proceso de cancelación del RUT, según lo indica la página 8 de la Resolución 000162 de 2021.

Procedimientos previos

• Inscripción en el RUT

Antes de iniciar el proceso de presentación de la información exógena es necesario que el representante legal de la entidad verifique que en su registro único tributario se encuentren las responsabilidades correspondientes, como la casilla número 14 de reportante de información exógena y la responsabilidad 22 de obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros.

• Firma electrónica

Es fundamental contar con el instrumento de firma electrónica para realizar la presentación de la información ante la Dian. Este instrumento debe estar vigente y correctamente configurado.

Calendario tributario: un nuevo enfoque

Uno de los grandes cambios introducidos por la normativa vigente es el uso de días hábiles en lugar de fechas fijas. Esto obliga a calcular el día exacto de presentación según el calendario de cada año, teniendo en cuenta festivos y fines de semana.

Recomendación: utiliza el calendario oficial de la Dian o una plantilla validada que cuente correctamente los días hábiles.

Formatos, cuantías mínimas y prevalidadores

Cada tipo de contribuyente debe presentar unos formatos específicos, los cuales están detallados en el anexo técnico de la resolución. Algunos ejemplos son:

Cada formato exige un tipo de validación diferente, tanto en estructura como en contenido. La información debe cargarse en archivos XML utilizando los prevalidadores de la Dian, disponibles en su portal.

Sanciones por errores o extemporaneidad

Según el artículo 651 del ET, las sanciones por errores o incumplimientos en la información exógena pueden llegar hasta 7.500 UVT. Estas pueden ser:

• 1 % por no suministrar información.
• 0,7 % por información errónea.
• 0,5 % por extemporaneidad.
• 0,5 UVT por dato sin cuantía cuando no se puede establecer la base.

Reducción de sanciones:

• 90 % si se corrige antes del pliego de cargos.
• 50 % si se subsana antes de la notificación de la sanción.
• 70 % si se subsana dentro de los dos meses siguientes.

Procedimientos previos y aspectos técnicos

Antes de iniciar el proceso es fundamental realizar los siguientes pasos:

1. Verificar la inscripción en el RUT con la responsabilidad 14 (reportante).
2. El representante legal debe tener la responsabilidad 22.
3. Contar con el instrumento de firma electrónica activo.
4. Auditar la base de datos de terceros (verificar nombres, NIT, direcciones).
5. Establecer una llave única: tipo de documento + número de identificación + concepto.

Sobre terceros del exterior

Si no se conoce el número fiscal del país extranjero, se pueden usar códigos genéricos del 444001 al 444999 con el tipo de documento 43.

Validación y conciliación con otros formularios

Es fundamental auditar la información antes del envío final. Se recomienda cruzar los formatos exógenos con:

• Formulario 350 de retención en la fuente.
• Formulario 300 de IVA.
• Declaración de renta.

Ejemplo: el total de retenciones reportadas en el formato 1001 debe coincidir con las cifras del formulario 350.

• Validación de datos

Antes de presentar la información se debe realizar una auditoría detallada para verificar la consistencia y corrección de los datos. Esto incluye la comparación de los valores reportados con los certificados de retención, las declaraciones de renta y los formularios de IVA.

• Corrección de errores.

En caso de detectar errores es posible realizar correcciones antes de la fecha de vencimiento para evitar sanciones. Las sanciones por errores en la información pueden ser reducidas si se corrigen antes de que la Dian notifique la inconsistencia.

Recomendaciones prácticas para la auditoría

• Descargar balances de prueba por terceros.
• Utilizar plantillas en Excel para relacionar cuentas contables con formatos y conceptos.
• Tomar muestras aleatorias de terceros para validar ingresos y egresos reportados.
• Verificar que los nombres y direcciones no contengan símbolos o caracteres especiales.
• Asegurar que los valores estén en números enteros sin decimales.

Generación de archivos XML 

La información exógena se debe generar en archivos XML utilizando los prevalidadores disponibles en la página de la Dian. Es importante seguir las especificaciones técnicas.

•         Envío de información.

El proceso de envío de la información incluye la selección de archivos, firma electrónica y la generación de una solicitud de envío. Es crucial verificar que la solicitud haya sido recibida correctamente y que no haya errores en los archivos enviados.

Especificaciones para el cargue de archivos XML

• Si el archivo tiene más de 5.000 registros, debe fraccionarse.
• En una sola solicitud se pueden enviar hasta 50.000 registros.
• El concepto debe ser 1 para información inicial y 2 para correcciones.
• Se deben usar los conceptos correctos según cada formato (consultar anexo técnico).

Casos especiales y contingencias

En caso de fallas técnicas del sistema de la Dian:

• La entidad debe emitir un comunicado oficial.
• El contribuyente tendrá 8 días hábiles adicionales para reportar la información.
• Se deben conservar pruebas de que existió la contingencia.

Proceso final de envío

Pasos básicos para el proceso de envío de la información:

1. Ingresar al portal de la Dian.
2. Cargar el archivo XML en la bandeja de entrada.
3. Firmar digitalmente el archivo.
4. Enviar y generar el comprobante en PDF.
5. Verificar el estado: “Solicitud recibida” o “Con error”.

Si hay error, se debe consultar el detalle para corregirlo y reenviarlo.

Preguntas frecuentes

• ¿Cómo reportar el impuesto nacional al consumo?

Debe reportarse en el formato 1001, concepto 5115, en cabeza del proveedor que lo facturó.

• ¿Cómo se reportan ingresos para terceros?

Se utiliza el formato 1647, detallando el valor total recibido y el que corresponde al informante.

• ¿Qué pasa si se reportó una factura duplicada?

Lo ideal es generar una nota crédito. Si no se hizo a tiempo, se puede generar en el siguiente año para corregir el efecto.

Errores comunes que debes evitar

• Duplicar registros de terceros con el mismo concepto y NIT.
• Olvidar diligenciar los campos de dirección o municipio, especialmente en terceros nacionales.
• No usar el tipo de documento 43 correctamente para terceros del exterior.
• Dejar nombres o apellidos en campos de razón social, o viceversa.
• Enviar archivos XML con encabezados incorrectos o sin valores en ceros en campos requeridos.
• Ignorar el cruce con certificados de retención de clientes y proveedores.
• Reportar datos de terceros con símbolos especiales (%, &, /, etc.) que bloquean la carga en la Dian.
• No fraccionar archivos con más de 5.000 registros como lo exige la plataforma.
• Confundir los NIT de cuantías menores (222222222) con el código para facturación electrónica.
• Olvidar cancelar un archivo con error antes de volver a enviar el corregido.

Recomendaciones clave para contadores principiantes

Acerca del conferencista

Natalia Ortega Ortega

Contadora pública de la Universidad Libre de Cali, asesora tributaria, contable y financiera. Con experiencia en implementación de software por más de 8 años. CEO de Nao Asesoría Tributaria & Financiera.

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