Costos y gastos contables que no son deducibles

Estamos en cierre contable del año 2014. En este momento la gran mayoría, por no decir todos los departamentos contables de las empresas, están ejecutando los ajustes, conciliaciones, y “cuadres”, para dar por terminado no solo contable sino también fiscalmente el año 2014.

Marzo 31 de 2015. Una fecha esperada por los miembros de las Juntas Directivas.

Por lo general esta fecha o antes, es la establecida para que los socios, accionistas o simplemente los propietarios conozcan los Estados Financieros por parte de sus contadores y/o revisores fiscales. Se da el fin de la ansiedad al conocer realmente como quedaron las compañías, si tuvieron pérdidas o ganancias, y hacer un extenso análisis administrativo y de gestión para enterarse si los propósitos, metas y presupuestos al inicio del 2014 se cumplieron, y a su vez establecer y tomar decisiones sobre el año que inicia, 2015.

Ahora bien, detrás de todo lo anterior viene una “logística contable” que en ocasiones la administración o gerencia desconoce. Llegar a los Estados Financieros para internos y externos, preparar Declaración de Renta, Información Exógena, Informes a Supersociedades, entre muchas más, no es una tarea tan sencilla. Se requiere una planeación tributaria del área contable y, sin comentar en este editorial, lo que se genera para las Pymes y su implementación de NIIF.

Una de las finalidades al tener listos los Estados Financieros y cerrar el año 2014 contablemente (cierre de software), es dar inicio a la preparación de la declaración de renta, y muchos sabemos que para llegar a esta, antes se deben realizar los anexos de declaración de renta o balance.

Anexos de declaración de renta

La Declaración de Renta refleja unos valores que podríamos decir que no dan a conocer mucho sobre la información de la empresa, son cifras solamente. Lo realmente importante son los anexos de la Declaración de Renta, que fácilmente podríamos compararlos con las notas de los Estados Financieros, ya que juegan el mismo papel. Explicar más a fondo lo informado.

Los anexos son los soportes explicativos de cómo llegar a cada uno de los valores asignados en la respectiva Declaración de Renta. En ellos se realizan los diferentes ajustes entre lo contable y lo fiscal, y de esta manera llegar al valor final y declarado.

Uno de los rubros que toma más tiempo en dichos anexos y que realizan más ajustes, son precisamente los costos y gastos, ya que muchas partidas registradas en estas cuentas no se toman para ser mostradas y declaradas en renta. No son deducibles fiscalmente.

Lo que no se puede deducir en renta

Observemos algunas de las partidas más importantes en los costos y gastos, que aunque afectan el estado de resultados antes de impuestos, fiscalmente no son deducibles:

1. Intereses de mora en obligaciones tributarias (artículo 11 del Estatuto Tributario), indica que no son deducibles los intereses corrientes o moratorios pagados por concepto de impuestos, tasas, contribuciones fiscales o parafiscales, por no tener relación de causalidad con la renta. En otras palabras, fue su culpa como contribuyente no haber pagado a tiempo los impuestos, y por esto, el Estado no se va a ver afectado.
2. Multas o sanciones pagadas y/o causadas a entidades como la DIAN, ICBF, SENA, Cajas de Compensación y entidades de la Seguridad Social (JURISPRUDENCIA.– C.E., Sentencia 543 de mayo 23 de 1978) La sanción no hace parte de la obligación. El motivo, igual que en el punto anterior, estos gastos no son deducibles por ser producto de culpabilidad individual y no se originan en actividades productoras de renta, ni tienen vínculo con ellas, y menos aún son necesarias para producir el ingreso.
3. Aportes parafiscales y de seguridad social que solo están causados pero no pagados (artículo 114 del Estatuto Tributario), tales gastos deben estar pagados y no simplemente causados. Recuerde por un momento, en su compañía la seguridad social de diciembre, la causan pero la pagan en enero del año siguiente.
4. Retenciones asumidas en renta, IVA, ICA y otros (artículo 107 del Estatuto Tributario). Son retenciones que usted no aplicó a los pagos o abonos en cuenta a sus terceros, así que son gastos sin relación de causalidad con el ingreso, y además no constituyen un gasto necesario para la obtención de los ingresos.
5. Gastos con trabajadores independientes que no cotizan a seguridad social (artículo 27 de la Ley 1393 de julio de 2010). Los contratantes que pretendan deducir los pagos por servicios al contratista tienen que verificar que el contratista esté efectuando “en debida forma” (sobre las bases correctas) los respectivos aportes a la seguridad social.
6. Costos y Gastos sin retención en la fuente (artículos 177 y 632 del Estatuto Tributario). Las retenciones en la fuente se deben practicar de acuerdo a la tabla definida para el determinado año fiscal que se está cerrando, o de acuerdo a la categoría si es persona natural, no aplicarla cuando le parezca al contribuyente o por que el proveedor no tiene los recursos y el gerente de la compañía da la indicación que se le pague la totalidad de la factura o cuenta de cobro. Las retenciones constituyen una obligación y sin su cumplimiento el costo o un gasto no es deducible.
7. Compras a proveedores ficticios (artículo 671 del Estatuto Tributario). La DIAN determina algunos terceros como ficticios o insolventes, si usted como persona natural o jurídica lleva a cabo compras a estos, simplemente estas compras no son deducibles, así indique el desconocimiento del estado de dichos proveedores.

Nombramos solo siete (7) costos o gastos que aunque afecten los Estados Financieros, no son deducibles de renta, sería demasiado extenso nombrarlos y justificarlos a todos. Un gran número de diferencias contables y fiscales se encuentran en las cuentas relacionadas con nómina. He aquí la importancia de los anexos de declaración, del conocimiento de la norma y de la experiencia para no incurrir en sanciones y en el no reconocimiento de costos y gastos por parte de la DIAN.

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