Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Desde el año 2020 la factura electrónica es obligatoria para todos aquellos obligados a facturar. Sin embargo, hay dos casos específicos en los cuales podrá expedirse la factura de venta en talonario o en papel.
Conoce aquí cuáles son estos casos y otros detalles importantes sobre la facturación.
Durante el año 2020, en Colombia comenzó la implementación obligatoria de la factura electrónica para todos aquellos obligados a facturar o quienes quisieran hacerlo de forma voluntaria.
Fue así como la Resolución 000042 de 2020, a través de su artículo 8, precisó que los obligados a facturar deben cumplir con esta responsabilidad mediante la expedición de la factura electrónica de venta con validación previa, reglamentada por el Decreto 358 de 2020 (ver nuestro editorial Obligados a facturar: nuevo concepto sobre temas relacionados con el sistema de facturación electrónica).
Nota: el 1 de julio de 2022, el Ministerio de Hacienda publicó un proyecto de decreto mediante el cual se reglamentarían las modificaciones introducidas por la Ley 2155 de 2021 al artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET–, regulando así el sistema de facturación electrónica en Colombia.
Ahora bien, aún es común encontrar sujetos que se encuentran obligados a facturar, pero que lo hacen mediante la expedición de factura de venta en talonario o papel. Por tanto, podemos preguntarnos en cuáles casos opera este tipo de factura. Veamos:
Es importante tener en cuenta que la obligación de expedir factura debe cumplirse mediante la factura electrónica de venta, de acuerdo con lo previsto en el artículo 616-1 del ET. No obstante, a través del Concepto Unificado 106 de 2022, la Dian aclaró que existen 2 casos en los cuales opera la factura de venta de talonario o de papel:
La factura de talonario o de papel tiene un uso restrictivo en la normatividad vigente; por ende, puede expedirse en los casos establecidos en los parágrafos 1 y 2 del artículo 8 de la Resolución 000042 de 2020, en los cuales se lee:
Artículo 8. Sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición.
(…)
Parágrafo 1. Los sujetos contemplados en el calendario del numeral 3 del artículo 20 de esta resolución, deberán utilizar dentro del plazo de implementación de factura electrónica de venta los sistemas de facturación vigentes; lo anterior, sin perjuicio de la implementación anticipada de la citada factura electrónica de venta, conforme lo indicado en el artículo 21 de esta resolución.
Parágrafo 2. Los sujetos que opten por el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE–, de que trata el libro octavo del Estatuto Tributario, tendrán un plazo de dos (2) meses contados a partir de la inscripción que se realice del citado régimen en el registro único tributario –RUT–, para adoptar el sistema de facturación electrónica; no obstante lo anterior, deberán expedir factura de venta o documento equivalente por las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios, utilizando para ello los sistemas de facturación vigentes, hasta la fecha máxima para iniciar la expedición de la factura electrónica de venta, de conformidad con el artículo 1.6.1.4.28 del Decreto 1625 de 2016, único reglamentario en materia tributaria; lo anterior sin perjuicio de la coexistencia de los sistemas de facturación de que trata el artículo 4 de esta resolución.
En consecuencia, cuando comiencen los sujetos a ser considerados como facturadores electrónicos, tendrán un plazo máximo de dos (2) meses desde que adquieran la obligación como sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente (responsabilidad 52 en el RUT), así como aquellos que opten por pertenecer al régimen simple de tributación para adoptar el sistema de facturación electrónica.
Cabe resaltar que en el proyecto de resolución publicado por la Dian el 19 de agosto de 2022 se indicaría que el plazo de 2 meses para adoptar la factura electrónica solo procedería cuando se trate de sujetos que opten por tributar en el régimen simple.
El Concepto Unificado 106 de 2022, en su numeral 3.2.1.2, indica que la factura en papel y talonario también procederá cuando el facturador electrónico se encuentre presentando inconvenientes tecnológicos. El mismo deberá, por el tiempo que dure el inconveniente, expedir la factura de venta en talonario o papel, de forma manual o autógrafa, o a través de sistemas informáticos electrónicos; dicha factura será válida como soporte de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos e impuestos descontables, tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente, según corresponda.
En todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos previstos en el artículo 12 de la Resolución 000042 de 2020. Posteriormente, se deberá transcribir la información de cada factura de venta en talonario o papel mediante el documento electrónico de transmisión, con la identificación del tipo de factura que fue expedida durante el período de inconveniente tecnológico, y después transmitir a la Dian dicha información dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente (ver el artículo 31 de la Resolución 000042 de 2020).
Ahora bien, en caso de que el inconveniente electrónico sea atribuible a la Dian, de conformidad con el parágrafo 3 del artículo 29 de la Resolución 000042 de 2020, el facturador deberá incluir en el contenedor electrónico solo el formato de generación de factura electrónica de venta, es decir, sin validación.
Cuando deba utilizarse la factura de venta de talonario o de papel, la misma se puede generar de forma manual o autógrafa, para lo cual se deben cumplir los requisitos señalados en el artículo 12 de la Resolución 000042 de 2020.
De igual manera, se puede generar a través de sistemas informáticos electrónicos; en este caso se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa, siempre que se efectúe conforme a lo dispuesto en la norma antes citada.
Nota: en el proyecto de resolución publicado por la Dian se precisaría que la factura en talonario o papel únicamente procedería cuando se presenten inconvenientes tecnológicos que imposibiliten la generación de la factura electrónica.
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