Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En este editorial mencionaremos qué puede hacer una pyme cuando no ha realizado el proceso de implementación de Estándares Internacionales y su información contable de períodos anteriores al 2016 se ha extraviado. Sí está en la obligación de preparar el ESFA con corte al 31 de diciembre de 2015.
El CTCP publicó su Concepto 424 de 2018 para atender la consulta de un usuario en donde este expone que la empresa que asesora, constituida desde 2009, no cuenta con información, ni soportes contables de 2016 hacia atrás. Aunque el usuario identificó de acuerdo a la información que posee de 2016, que la entidad está clasificada en grupo 2 y debe aplicar el Estándar para Pymes, eleva la consulta al CTCP porque desea saber ¿qué puede hacer para llevar la contabilidad de la empresa?, ¿si puede dejar constancia de la pérdida de la información o esa es labor de la administración?, ¿cómo podría realizar el estado de situación financiera de apertura ESFA?, ¿cuáles consecuencias tendría al realizar el balance de situación financiera de apertura con la información de 2016? y ¿cómo debe revelar la información de la entidad en caso de que pueda hacer el ESFA con dicha información?
Atendiendo a estas preguntas, de acuerdo a la opinión del CTCP y la normatividad que relacionamos a continuación, en este editorial mencionaremos aspectos que deben ser atendidos ante una situación similar en la que no se cuente con soportes e información contable de algunos períodos.
Al revisar el artículo 1.1.2.3 del DUR 2420 de 2015 que incluye el cronograma de aplicación del marco técnico normativo para las empresas clasificadas en grupo 2 se puede identificar que el período de preparación de estas empresas en el cual debieron capacitar a sus empleados y administradores sobre estas normas y su aplicación en los hechos económicos de la entidad, fue del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.
Posterior a esto el período de transición en el cual debieron elaborar el estado de situación financiera de apertura, fue entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, (en este período su información financiera aún estaba emitida bajo los lineamientos del Decreto 2649 de 1993). Finalmente al cierre de 31 de diciembre de 2016 debieron emitir su información financiera bajo el Estándar para Pymes.
Dado que para el período de 2016 las pymes debieron emitir su información financiera bajo Estándares Internacionales y que se entiende derogado el Decreto 2649 de 1993 (exceptuando lo establecido en el artículo 10 del Decreto 2496 de 2015 que dispone que el Decreto 2649 de 1993 continuará vigente en los aspectos que no estén regulados por el DUR 2420 de 2015 y los demás decretos que lo modifiquen), si una pyme no ha llevado la contabilidad con base en el estándar internacional que le corresponde, debe poner al día su contabilidad de forma retroactiva, es decir, aplicando los marcos técnicos desde el período de transición, emitiendo su ESFA con la información del período 2015, y los estados financieros bajo el Estándar para Pymes por el período de 2016 y realizar sus ajustes y corrección de errores afectando la información del período de 2017.
Si incumple con la obligación de llevar su contabilidad bajo las normas vigentes, la pyme puede estar sujeta a sanciones por parte de los organismos de inspección como la Dian y la Superintendencia de Sociedades, todo esto por no suministrar la información requerida para verificar sus movimientos (ver artículo 58 del Código de Comercio y artículo 655 del ET).Independiente de la situación por la cual la contabilidad no esté actualizada, la información financiera debe ser reconstruida, para este fin se debe estudiar el Decreto 2649 de 1993 (el cual como se mencionó en anteriores párrafos está vigente para temas no regulados en los Estándares Internacionales, como el caso de los lineamientos sobre soportes, comprobantes y libros de contabilidad), norma que reglamenta el procedimiento que debe llevarse a cabo ante el caso de una pérdida, extravío o destrucción de los soportes contables.
El artículo 135 de dicho decreto menciona que la entidad, en este caso la pyme, debe denunciar ante las autoridades la respectiva pérdida, extravío o destrucción de los libros, documentos o papeles que sirven de soporte contable, esto con el fin de dejar constancia para los órganos de inspección y vigilancia que dicha situación en realidad ocurrió.
En caso de no obtener los documentos necesarios para cumplir con este requerimiento, se podrá también realizar un inventario general a la fecha de ocurrencia con el fin de elaborar los estados financieros. En cuanto a la reconstrucción de los registros contables, la entidad debe tomar como referencia los comprobantes y soportes contables, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, los informes y demás documentos que puedan conseguir a través de terceros, puede ser en copia y dejar constancia del motivo por el cual no se tiene el soporte original.
Cabe anotar que la entidad tiene 6 meses para reconstruir su información a partir de la fecha de la pérdida, esta responsabilidad del proceso de reconstrucción de información es de la administración de la entidad, y que el proceso de cumplir con la implementación de los Estándares Internacionales no se puede obviar. Por ende, el contador al ser el garante de la información respaldada con su firma, deberá revisar minuciosamente las cifras contenidas en los estados financieros preparados con base en los datos reconstruidos y así mismo verificar que han sido tomadas fielmente de los soportes que reflejan la realidad económica de la pyme y que dicha información cumple con las normas técnicas requeridas actualmente en Colombia.
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