Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Los pagos por concepto de salario realizados por las empresas a sus trabajadores deben ser sometidos a retención en la fuente solamente al momento de su pago, y no cuando se efectúa su causación. Es decir, el mecanismo de retención en la fuente a título de renta es aplicable cuando sean realizados los desembolsos gravables originados en la relación laboral, y no cuando dichos pagos sean causados por parte de la empresa.“Los pagos por concepto de salario realizados por las empresas a sus trabajadores deben ser sometidos a retención en la fuente solamente al momento de su pago, y no cuando se efectúa su causación”Tweet ThisLa retención en la fuente no se practica si el salario es causado pero no pagado. Por otro lado, cuando este es efectivamente cancelado al trabajador, debe efectuarse un procedimiento especial con el fin de determinar y practicar la retención, de conformidad con los artículos 383, 385 y 386 del ET.
Cabe resaltar que hasta 1992 el artículo 385 del Estatuto Tributario –ET– señalaba que para realizar retención en la fuente era necesario practicarla sobre los pagos gravables a abonos en cuenta destinados al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Sin embargo, el artículo 140 de la Ley 6 de 1992 derogó la expresión “abonos en cuenta” contenida en la norma, especificando así que dicha retención debe ser practicada únicamente sobre los pagos efectivamente realizados.
En consecuencia, cuando cada mes deba causar el gasto por salarios (salarios sobre los cuales debería practicar retención en la fuente) la empresa debe esclarecer si el salario va a ser pagado o no en ese mismo mes, para efectos de la contabilización, declaración y pago de dicha retención a la Dian.
Es necesario entender que esta medida se adoptó en razón a que los asalariados, como contribuyentes del impuesto de renta, solo deben declarar sus ingresos cuando estos sean recibidos, y por lo tanto podrán hacer uso de las retenciones que les hayan sido practicadas por parte de su empleador únicamente en el período gravable en que presenten la declaración de renta.
Se debe tener en cuenta que incluso cuando no se haya practicado la respectiva retención en la fuente sobre los salarios causados y no pagados, estos podrán ser deducidos en la declaración del empleador, siempre y cuando se hayan realizado efectivamente los aportes parafiscales y de seguridad social del período gravable, antes de la presentación de la declaración inicial del impuesto de renta; así lo estipulan los artículos 108 y 114 del ET (el primero de ellos indica que los aportes parafiscales son requisito para la deducción de salarios, mientras que el segundo hace referencia a la deducción de aportes realizados por los empleadores).
Al respecto es válido destacar que la Ley de reforma tributaria 1819 de 2016, mediante su artículo 66, adicionó al estatuto tributario un nuevo artículo 115-1 mediante el cual se aclara que la deducción procederá solamente ante el pago de aportes antes de la presentación de la declaración inicial del impuesto de renta, restringiendo esta posibilidad en las declaraciones de corrección.
Tal como lo hemos mencionado en anteriores editoriales, en el caso de que la empresa no realice el pago de los salarios, pero mes a mes cause el gasto correspondiente a los mismos; no será necesario que contabilice ningún valor por retención en la fuente, en atención a que el artículo 383 del ET menciona que la retención solo deberá ser practicada al momento del pago de los recursos.
Siendo así, cuando se realice el pago de los salarios acumulados y la empresa deba calcular su retención en la fuente, esta deberá liquidarse determinando qué porcentaje del pago gravable corresponde a cada mes, para lo cual el monto total deberá ser dividido entre el número de meses que corresponde a la retroactividad, y a este resultado se le restarán los ingresos no gravados, como son los aportes obligatorios al sistema de seguridad social (salud y pensiones) y las deducciones y rentas exentas a las que haya lugar. Dicha diferencia será la base para aplicar la tabla contenida en el artículo 383 del ET, modificado por el artículo 34 de la Ley 1943 de 2018, con el fin de determinar el porcentaje de tarifa marginal aplicable sobre la totalidad de los pagos gravables retroactivos, siguiendo las indicaciones del artículo en mención.
Debemos señalar que, de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 206 del ET, el 25 % del monto total de los pagos laborales es considerado como exento (estando limitado mensualmente a 240 UVT, $8.225.000). Dicho valor no forma parte del monto para calcular la base mensual de retención, así como tampoco para aplicar el porcentaje de tarifa marginal.
En consecuencia, podemos concluir que la retención en la fuente sobre pagos acumulados debe practicarse al momento de la realización de los mismos, teniendo en cuenta las explicaciones antes mencionadas y aplicando el correspondiente porcentaje sobre la base mensual determinada con el fin de garantizar los principios de justicia y progresividad que amparan este impuesto, así como también los beneficios tributarios del contribuyente.
Para profundizar en el adecuado proceso de depuración de la base para la aplicación de la retención en la fuente sobre pagos laborales al momento del pago efectivo de los recursos, puede consultar nuestras herramientas avanzadas Retención en la fuente con procedimiento 1 sobre rentas de trabajo 2019 tras Ley de financiamiento y Porcentaje fijo y retención en la fuente con procedimiento 2 durante 2019 tras Ley de financiamiento.
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