Concepto 005 de 20-02-2006

Error de transcripción en notas a los estados financieros.

Concepto N° 005
20-02-2006

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, para lo cual consideramos primordiales las siguientes consideraciones previas:

Como lo ha sostenido repetidamente este organismo, es competencia exclusiva de la entidad que invita a una licitación o concurso de proponentes elaborar los respectivos pliegos de condiciones o términos de referencia, su interpretación y aplicación, así como también es competencia exclusiva de la misma entidad aplicar e interpretar la legislación que en materia de contratación administrativa regule el respectivo proceso de selección de los contratistas.

Por su parte, la misión del Consejo Técnico de la Contaduría Pública es la orientación técnico – científica de la profesión, a partir de la investigación científica y tecnológica en áreas relacionadas con la ciencia contable en general, sus principios y normas, mediante el ejercicio doctrinario, la resolución de conflictos técnicos entre Contadores Públicos y la emisión de directrices orientadoras del ejercicio profesional; por lo cual, cuando se contempla entre sus funciones servir como órgano consultor del Estado y de los particulares en aspectos técnico – científicos de la contaduría pública y del desarrollo del ejercicio profesional, tal competencia no puede extenderse al análisis de aspectos de la contratación cuya competencia recae exclusivamente en la entidad convocante, como ocurre con la aplicación de causales de rechazo de propuestas, la evaluación del cumplimiento de requisitos establecidos en el respectivo pliego de condiciones o términos de referencia, aspectos que tienen que ver con la interpretación y aplicación de la normativiadad sobre contratación administrativa que escapa a la órbita de conocimiento y competencia de este organismo de orientación técnico – contable.

No obstante lo anterior, como una reflexión para orientar el análisis propuesto en su consulta, a continuación presentamos algunas guías que, desde el punto de vista técnico – cantable , pueden servirles para satisfacer el requerimiento presente.

En la consulta se plantea textualmente:

PREGUNTA 1 (Textual):

Muy comedidamente me permito solicitar se pueda obtener de la Junta Central de Contadores concepto sobre lo sucedido con los Estados Financieros enviados como anexo, con los documentos exigidos para una licitación de obra pública en una Entidad del Estado.

Se enviaron estados financieros de un ingeniero civil (Balance general, estado de resultados) junto con las correspondientes notas, anexos de los demás requisitos técnicos exigidos en los pliegos de referencia (sic) por la entidad del estado (Aguas del Huila). En las notas a los estados financieros se indico en la sección de propiedades, planta y equipos un valor de $26.658.852, que correspondía a los Terrenos; cifra que por un error de TRANSCRIPCIÓN se colocó erradamente siendo la correcta $ 25’658.852 de acuerdo con las cifras mostradas en el balance general y en los anexos a la declaración de renta y complementarios del año gravable de 2004.

En la audiencia fijada por la entidad se analizaron las propuestas encontrándose tal inconsistencia por parte de los contadores públicos encargados del análisis, quienes en una primera instancia no vieron como error significativo la diferencia puesto que entendieron que era error de TRANSCRIPCIÓN, pero en una segunda revisión por otros funcionarios detectaron la diferencia manifestando que los estados financieros no eran consistentes y que por tal motivo se dejaba excluida la propuesta de mi cliente el ingeniero civil.

Como justificación al error cometido se envió por escrito la siguiente explicación que anexo al presente oficio con el fin de que sea analizada por ustedes.

La petición radica en que, el concepto de la Junta Central de Contadores, pueda utilizar (sic) como prueba de que tal diferencia mostrada en las notas, no indica error en los estados financieros, y que ellas solamente reflejan en forma resumida la descripción necesaria para comprender y evaluar correctamente los procedimientos y prácticas contables aplicadas en los registros; además, las notas no son el informe contable que se tiene en cuenta para efectuar el análisis financiero indispensable para la adjudicación de una licitación.

RESPUESTA:

Es importante señalar primeramente que las notas a los estados financieros constituyen un medio idóneo para explicar las prácticas contables y hacer revelaciones acerca de la información contenida en los estados financieros, constituyendo una parte integral de cada uno de ellos, como se establece en el artículo 114 del Decreto 2649 de 1993. Adicionalmente es preciso tener en cuenta que los estados financieros deben estar acompañados de sus respectivas notas, con las cuales conforman un todo indivisible, de acuerdo con lo previsto por el artículo 36 de la Ley 222 de 1995.

Adicionalmente, la regulación inherente a las notas a los estados financieros determina la obligatoriedad de su preparación por parte de los administradores, exige la identificación mediante números o letras y su debida titulación, identificación del ente económico, resumen de las políticas y prácticas contables y su presentación en secuencia lógica.

De otra parte, los indicadores financieros son mediciones que resultan de relacionar rubros de los estados financieros para determinar distintos parámetros de análisis de los entes económicos que ayudan a visualizar su situación económica y la continuidad de los mismos como empresas en marcha. Así las cosas, quien analiza los estados financieros puede efectuar el cálculo de los indicadores financieros sin existir las notas, pero carecería de un elemento fundamental para efectuar ajustes a los saldos y poder lograr unos indicadores depurados y en consecuencia transparentes para todos los que estén interesados en la toma de decisiones y sólo cuenten con su información financiera.

En este orden de ideas, conviene que en las entidades gubernamentales donde se adelantan procesos licitatorios, se tengan en cuenta los aspectos normativos inherentes a los estados financieros y sus notas explicativas tomados en conjunto, por constituir un todo integral enderezado hacia el cabal análisis y evaluación de la situación financiera de los distintos proponentes.

Adentrándonos en el tema consultado, debemos analizar el artículo 114 del Decreto 2649 de 1993, en el cual se establece:

“ART. 114 — NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS: Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros . Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:

1. Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.

2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

3. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.

4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros.

Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros .” (Resaltado fuera del texto original)

De lo enunciado en la precedente disposición, se colige que las notas son un medio de presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa que forman parte integral de los estados financieros. Es por ello que una de las reglas que regulan la elaboración de las notas señala que éstas deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.

La mima norma aclara meridianamente que las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros.

Fluye, entonces, de los asertos que anteceden, que las notas a los estados financieros tienen un carácter complementario de estos. Su finalidad consiste en ampliar y aclarar la información contable contenida en los estados financieros, mediante la presentación de las prácticas y políticas contables utilizadas por el ente económico para la realización de sus registros, sin que ello, de ninguna manera, implique modificar o sustituir la información numérica que se ha consignado en los estados financieros.

Esta afirmación se refuerza si tenemos en cuenta que el artículo 116 del Decreto 2649 de 1993 relativo a las revelaciones sobre rubros del balance general señala en un primer inciso, como preámbulo para detallar los puntos en los cuales deben centrarse las revelaciones del balance, que «a través del balance general o subsidiariamente en notas se debe revelar la naturaleza y cuantía de…”

En igual sentido, el artículo 117 ibídem, dispone en relación con los puntos que se deben detallar en las revelaciones en el estado de resultados que “a través del estado de resultados o subsidiariamente en notas se debe revelar…:”

Denotan claramente las disposiciones citadas, el indiscutible carácter de subsidiarias que ostentan las notas a los estados financieros, como mecanismos de información de las cifras que, de manera principal y preponderante, se consignan justamente en los estados financieros que ellas persiguen solamente aclarar o complementar, pero nuca sustituir.

Lo hasta aquí expuesto no puede entenderse como la desestimación de la importancia que reviste la correcta y precisa elaboración de los estados financieros y particularmente, en este caso, respecto de sus notas, ya que lo deseable es que éstas estén exentas de errores e imprecisiones que dificulten el análisis de la situación financiera del ente económico

Por otra parte, en materia de evaluación de propuestas presentadas en un proceso de selección de contratistas, la entidad que invita a los diferentes interesados debe llegar a un convencimiento definitivo de la veracidad, objetividad y confiabilidad de la información aportada, pues de ello depende la selección del contratista que más convenga a los altos intereses de la contratación y la consecución de los fines del estado, de tal manera que la apreciación de situaciones como la descrita debe ser cuidadosamente realizada por la entidad licitante para tomar las decisiones a que pueda haber lugar.

Finalmente, reiteramos que las apreciaciones que anteceden permitirán determinar, desde el punto de vista técnico, el alcance de errores de transcripción en las notas a los estados financieros. No obstante, será el criterio y competencia de dicha entidad licitante, a la luz de la legislación de la contratación administrativa y del contenido del pliego de condiciones, determinar si la información contenida en los documentos presentados en las propuestas le son suficientes para establecer fehacientemente las condiciones y circunstancias particulares de los proponentes y sus ofertas, en orden a determinar la viabilidad de su selección.

También será criterio y competencia de la misma entidad, determinar si la exigencia del pliego de condiciones en relación con la precisión de las notas a los estados financieros, desde el punto de vista de la Ley 80 de 1993 y de los citados pliegos, representa un requisito formal o si se trata de una requisito de fondo, con miras a determinar la eventual aplicación del principio relativo a la prevalencia de lo sustancial sobre lo meramente formal.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente