Incapacidades y licencias: nuevas reglas para su reconocimiento y pago


certificados de incapacidades y licencias

Aquí hablaremos sobre...

  • Decreto 2126 de 2023: licencias e incapacidades
  • Emisión de certificados de incapacidad y/o licencia
  • Requisitos específicos para acceder a las distintas incapacidades y licencias
  • Extensión de permiso por lactancia
  • Acerca de la conferencista

Las incapacidades y licencias han sido objeto de nuevas reglas para su reconocimiento y pago, buscando mejorar la equidad y eficiencia en su manejo.

Las incapacidades médicas deben ser reconocidas y pagadas a partir del primer día de incapacidad. Las licencias de maternidad y paternidad también han experimentado ajustes, extendiendo la duración de la licencia de paternidad y estableciendo mecanismos para asegurar el pago oportuno de ambas.

En esta conferencia, Susana Correa realiza una actualización en el tema de incapacidades y licencias que aplican en la normativa colombiana, según los cambios que se presentaron a finales del año 2023. Aquí los detalles:

Decreto 2126 de 2023: licencias e incapacidades

El Decreto 2126 de 2023 establece nuevas reglas para el reconocimiento y pago de licencias e incapacidades en Colombia, reemplazando varios capítulos del Decreto 780 de 2016. Este decreto introduce cambios significativos en las condiciones y procedimientos para acceder a licencias de maternidad, paternidad, parentales y por incapacidades médicas de origen común.

Principales novedades del Decreto 2126 de 2023:

  1. Licencias de maternidad y paternidad:
    • Las licencias de maternidad y paternidad no podrán ser liquidadas con un ingreso base de cotización –IBC– inferior a un salario mínimo mensual legal vigente –smmlv–.
    • En casos de parejas del mismo sexo, deberán definir quién disfrutará de cada prestación de manera similar a las parejas heterosexuales.
    • La licencia de maternidad para trabajadoras independientes que hayan cotizado menos del período de gestación requerirá aportes al sistema de seguridad social durante el mes de inicio de la licencia​.
  2. Incapacidades médicas de origen común:
    1. Para el reconocimiento y pago de estas incapacidades, se requiere haber cotizado efectivamente al menos cuatro semanas antes del inicio de la incapacidad y contar con el certificado médico correspondiente​.
  3. Licencia parental flexible y compartida:
    1. La licencia parental flexible permite a los beneficiarios alternar periodos de licencia con trabajo a medio tiempo, mientras que la licencia parental compartida no puede ser disfrutada simultáneamente por ambos padres, salvo en casos de enfermedad postparto de la madre.
    1. Ambas modalidades serán remuneradas según el IBC reportado al inicio de la licencia.

Emisión de certificados de incapacidad y/o licencia

Los certificados de licencias, incapacidades y/o licencias los deben emitir:

  • Médicos u inscritos en odontólogos el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud.
  • Profesionales que están a servicio provisional, adscritos como prestadores de salud habilitados.

Aquí algunos detalles:

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Requisitos específicos para acceder a las distintas incapacidades y licencias

El Decreto 2126 de 2023 establece los requisitos específicos para acceder a distintas licencias relacionadas con maternidad, paternidad, situaciones de salud y cuidado de la niñez. A continuación, se detallan estos requisitos:

1. Licencia de maternidad

  • Afiliación y cotización: estar afiliada al sistema general de seguridad social en salud –SGSSS– como cotizante activa.
  • Aportes: haber efectuado aportes durante todo el período de gestación, incluido el mes de inicio de la licencia.
  • Certificado médico: contar con el certificado de licencia de maternidad expedido por un médico de la red de la EPS o validado por esta.

2. Licencia de paternidad

  • Estar afiliado al SGSSS en calidad de cotizante activo.
  • Presentar el certificado de nacimiento del hijo.
  • Haber efectuado aportes durante al menos las semanas previas al nacimiento.
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3. Licencia de maternidad por extensión

  • En casos donde el padre quede a cargo del recién nacido sin el apoyo de la madre (por enfermedad, abandono o muerte), se requiere que la madre biológica haya cumplido con los requisitos de afiliación y cotización.
  • En situaciones de enfermedad, el certificado médico debe justificar la necesidad de la extensión de la licencia.

4. Licencia por aborto espontáneo, interrupción voluntaria del embarazo o parto prematuro no viable

  • Estar afiliada al SGSSS como cotizante activa.
  • Haber efectuado aportes durante el período de gestación y el mes de inicio de la licencia.
  • Contar con el certificado médico correspondiente que justifique la licencia.

5. Licencia parental flexible y compartida

  • Estar afiliado al SGSSS en calidad de cotizante activo.
  • Haber efectuado aportes suficientes que cubran el período previo al inicio de la licencia.
  • Presentar el certificado de nacimiento y obtener la aprobación del empleador para la modalidad flexible o compartida.

6. Licencia para el cuidado de la niñez

  • Estar afiliado al SGSSS en calidad de cotizante activo.
  • Haber cotizado al régimen contributivo durante al menos 28 días antes del inicio de la licencia.
  • Presentar un certificado médico que acredite la condición de salud grave del menor y la necesidad de cuidados permanentes.
  • Acreditar la condición de padre, madre o custodia del menor.

7. Incapacidades médicas de origen común

  • Estar afiliado al SGSSS como cotizante activo.
  • Haber cotizado al menos cuatro semanas antes del inicio de la incapacidad.
  • Contar con un certificado médico que justifique la incapacidad.

Extensión de permiso por lactancia

El Decreto 2126 de 2023 no solo aborda las licencias de maternidad y paternidad, sino que también introduce regulaciones sobre la extensión de permisos por lactancia. Estas disposiciones buscan proteger y apoyar a las madres trabajadoras durante el período de lactancia.

Requisitos y condiciones

  1. La madre trabajadora debe estar afiliada al SGSSS y estar al día con sus cotizaciones.
  2. Se requiere una certificación médica que indique la necesidad de extender el permiso de lactancia debido a condiciones especiales del recién nacido o la madre.
  3. El permiso por lactancia se extiende más allá del período estándar de lactancia (generalmente, hasta que el niño cumple seis meses) en casos específicos justificados médicamente.
  4. La trabajadora debe presentar una solicitud formal ante su empleador junto con la certificación médica que respalde la necesidad de la extensión.

A continuación, los detalles:

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Acerca de la conferencista

Susana Correa Acebedo

Es abogada, especialista en Derecho de la Seguridad Social, maestría en Derecho Internacional con énfasis en Derecho Comercial, Inversiones y Arbitraje de la Universidad de Heidelberg, especialista en Derecho Laboral y Relaciones Industriales de la Universidad Externado de Colombia. Actualmente es abogada semi senior en OCH Group.

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