Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La exigencia de llevar los documentos y, en especial los libros de contabilidad, debidamente foliados, se encuentra de forma reiterativa en diferentes normas . Los documentos o libros foliados son un término usado en las áreas contable, tributaria y jurídica, que responde al orden y numeración de documentos o libros contables; en la contabilidad, esta definición tiene una relación directa con la teneduría de libros.
Por ejemplo, en el artículo 616 del Estatuto Tributario nacional, se puede percibir la obligación que tienen los comercializadores de bienes o prestadores de servicios que pertenezcan al régimen simplificado, quienes deberán llevar un libro fiscal con el registro de sus operaciones diarias debidamente foliado. Se solicitan los documentos foliados con el fin de que la información, tanto para la DIAN como para los diferentes usuarios, sea de mejor comprensión y facilite la búsqueda de datos concretos.
Vale la pena aclarar que la teneduría de libros no es directamente un sinónimo de foliación de libros o documentos, puesto que este último término requiere un registro de la información previo a su organización y enumeración; en cambio, la teneduría de libros comprende el proceso de registro de la información, en el que se toman los valores existentes de diferentes soportes contables para sustentar los diferentes hechos económicos.
Quedando claro lo anterior, se debe precisar el fin de la foliación de documentos y libros. El Archivo General de la Nación –AGN–, entidad encargada de la recuperación, preservación y conservación del patrimonio documental de Colombia, expone que esta es una actividad imprescindible para la organización de archivos y explica que los principales fines de la foliación de documentos son:
“(…) Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.”
De lo anterior podría concluirse que la foliación de documentos o libros es el respaldo legal de la administración de la información.
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