Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Realiza un plan de acción eficaz para tu negocio siguiendo 5 pasos: define objetivos claros, establece los pasos a seguir, prioriza las actividades con fechas límite, define los recursos necesarios, ejecuta el plan y monitorea resultados.
A continuación, detallamos cómo lograr cada uno de ellos.
En toda empresa debe existir un plan de acción que dirija el cumplimiento de los objetivos preestablecidos. Dicho plan consiste en la planeación de todas las actividades operativas, administrativas, financieras y comerciales que estipule realizar la empresa.
Este proceso incluye a detalle todo lo que se desea hacer, quiénes serán los responsables de cada actividad, con qué recursos cuenta la empresa para lograrlo, y cuanto tiempo se destina para la realización de cada acción.
En comparación con el plan estratégico, el plan de acción se enfoca en objetivos más pequeños que se puedan lograr en el corto plazo. También suele ser más flexible y se puede realizar rápidamente para cumplir un objetivo en específico.
El objetivo principal del plan de acción es ordenar la lista de acciones que direccionarán el cumplimiento de los objetivos; por ejemplo, si la empresa desea dar a conocer un nuevo producto al mercado, entonces deberá implementar un plan de acción con el objetivo de realizar la publicidad pertinente para dar por enterados a los clientes sobre el nuevo producto.
Este plan de acción requerirá un cronograma de tareas, tiempos, recursos, personas involucradas y todos los elementos necesarios para su organización. Por ello, será importante tener una lista organizada de todo lo que esta actividad requiere.
Un plan de acción bien elaborado facilitará el seguimiento a su cumplimiento; lo ideal es revisar periódicamente si los plazos se están cumpliendo, si los recursos se están utilizando adecuadamente, o es necesaria una intervención o modificación del plan.
La complejidad o sencillez del plan de acción dependerá de la necesidad de la empresa. Existen diversas formas de crearlo que generalmente siguen una estructura similar. A continuación, te presentamos cómo elaborar un plan de acción en 5 pasos.
Realizar un plan de acción implica, en primera instancia, tener claros los objetivos que se van a desarrollar, ya que sin esto es imposible definir el camino a seguir.
Por lo tanto, en este punto debes preguntarte: ¿qué objetivos quiero conseguir? Esto puede ser: aumentar las ventas del negocio, optimizar procesos internos, realizar publicidad a los productos, mejorar la planta de personal, entre otros.
También es importante tener presente que estos objetivos deben ser medibles, alcanzables, relevantes y temporales. En relación con este último, para el cumplimiento de los objetivos se debe determinar un plazo. Esto ayudará a planear las estrategias y realizar un adecuado seguimiento.
En esta etapa se deben listar todos los elementos y pasos a seguir en el plan de acción: actividades, personas encargadas, plazos, fechas, entre otros aspectos. Aquí puedes dividir tu meta principal en pequeños objetivos.
Estos pasos deben quedar estipulados en el documento visible para las personas interesadas que, ante cualquier duda, puedan verificar lo propuesto en el plan de acción.
Al igual que los objetivos, los pasos a seguir en el plan de acción deben ser medibles, claros, relevantes y alcanzables. Si tu objetivo es incrementar las ventas del próximo periodo, entonces la tarea para conseguirlo no puede ser realizar promociones, sino preguntarte: ¿qué promociones se van a hacer? ¿Quiénes las van a realizar? ¿Cuándo se van a realizar? ¿Cómo se van a realizar?
Es probable que existan muchos objetivos por realizar, por lo que resulta muy complejo coordinar las actividades. Por eso, es importante priorizarlas y fijar las fechas límite para alcanzarlas.
Para organizar tus actividades y definir las fechas límite, se pueden utilizar herramientas como el diagrama de Gantt.
Tu suscripción Actualícese te permite obtener esta Herramienta Interactiva de gestión de proyectos,en la que encontrarás un módulo de procesos de planificación que incluye un diagrama de Gantt y un cronograma de tiempos de ejecución que podrás utilizar para organizar tus actividades.
En este punto se deben reunir y definir las herramientas necesarias para llevar a cabo el plan de acción: desde definir el personal encargado de cada actividad hasta los elementos que se requieren.
Esto último puede incluir softwares, aplicaciones, incluso el presupuesto determinado para el desarrollo de cada actividad.
Una vez más, tu suscripción Actualícese te permite descargar la Cartilla Práctica Presupuesto: herramienta de gestión organizacional y financiera, la cual constituye una guía para la elaboración del presupuesto. A partir de esta se podrán conocer las generalidades de la herramienta, las etapas que incluye el proceso de presupuestos y los pasos que deben seguirse para su construcción.
Por último, es importante iniciar cada tarea y cumplir cada uno de los pasos estipulados: seguir la forma, los tiempos, las herramientas necesarias y monitorizar los avances y resultados.
Esto es importante, ya que la persona principal encargada del cumplimiento del plan de acción podrá realizar el análisis de métricas y tomar las decisiones pertinentes que afecten el cumplimiento del plan.
Te invitamos a ver el siguiente video, en el que el Dr. José Manuel Espitia habla sobre los diferentes modelos de negocio que existen y las herramientas o estrategias que deben ser implementadas para desarrollarlos.
Material relacionado:
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
