Independientes en el régimen simple y seguridad social: ¿deben conservarse los soportes de costos y gastos?

Las personas naturales independientes del régimen simple a menudo descuidan la tarea de solicitar y conservar los soportes de sus costos y gastos. Guardarlos es esencial para el cálculo del IBC de los aportes a la seguridad social, como lo exige el artículo 89 de la Ley 2277 de 2022.

El régimen simple de tributación (el cual empezó a existir desde el año gravable 2019 en adelante, pues fue creado con el artículo 66 de la Ley 1943 de 2018 y luego retomado con el artículo 74 de la Ley 2010 de diciembre de 2019) permite que las personas naturales trabajadoras independientes que cumplan con todos los requisitos de los artículos 905 y 906 del ET puedan liquidar un impuesto simple que solo toma en cuenta sus ingresos brutos fiscales ordinarios (sin incluir los ingresos considerados como no gravados en la norma fiscal) y no permite afectarlos con ningún costo o gasto (ver los artículos 913 a 916 del ET; y los artículos 1.5.8.1.1 y siguientes del DUT 1625 de 2016, varios de ellos recientemente modificados con el Decreto 1545 de diciembre de 2024).

Por lo anterior, muchas de las personas naturales que se inscriben voluntariamente en el régimen simple, y que incluso operan como no responsables del IVA (es decir, no generan IVA en sus ventas, pues sus servicios o bienes son excluidos del IVA, o porque venden bienes o servicios gravados con IVA, pero lo hacen con los montos pequeños mencionados en los parágrafos 3 a 5 del artículo 437 del ET), se terminan despreocupando por la importante tarea de solicitar los soportes válidos (facturas electrónicas de venta, documentos de nómina electrónica, documentos equivalentes en compras a los no obligados a facturar, etc.) de todo lo que son sus costos y gastos del año, pues se acostumbraron a la mecánica de que en la declaración anual del simple no los restarán y que, adicionalmente, tampoco presentan declaración anual del IVA en la cual sea necesario restar valores por IVA descontable.

Es decir, no le dan aplicación práctica a lo que se pide en el inciso tercero del artículo 915 del ET, en el cual se lee:

Los contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE– están obligados a expedir facturas electrónicas y a solicitar las facturas o documento equivalente a sus proveedores de bienes y servicios, según las normas generales consagradas en el marco tributario.

(El subrayado es nuestro).

La importancia de conservar los soportes de costos y gastos en el régimen simple

Despreocuparse por conservar los soportes válidos de sus costos y gastos es una práctica que resulta bastante equivocada, pues sucede que tales trabajadores independientes también tienen otra obligación adicional con la UGPP, y es la relativa a la liquidación de sus aportes obligatorios a la seguridad social, para lo cual deben considerar una parte muy importante de la norma contenida en el artículo 89 de la Ley 2277 de 2022, en la cual se lee (el subrayado es nuestro):

Artículo 89. Ingreso base de cotización –IBC– de los independientes. Los independientes por cuenta propia y los trabajadores independientes con contratos diferentes a prestación de servicios personales con ingresos netos mensuales iguales o superiores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente (smmlv) efectuarán su cotización mes vencido, sobre una base mínima de cotización del cuarenta por ciento (40 %) del valor mensual de los ingresos causados para quienes están obligados a llevar contabilidad, o los efectivamente percibidos para los que no tienen dicha obligación, sin incluir el valor del impuesto sobre las ventas –IVA–.

Sin perjuicio de lo anterior, quienes no están obligados a llevar contabilidad y decidan llevarla en debida forma, podrán tomar como ingresos para determinar la base de cotización el valor causado o el efectivamente percibido. En estos casos será procedente la imputación de costos y deducciones siempre que se cumplan los criterios determinados en el artículo 107 del Estatuto Tributario y sin exceder los valores incluidos en la declaración de renta de la respectiva vigencia.

Los trabajadores independientes con ingresos netos mensuales iguales o superiores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente (smmlv) que celebren contratos de prestación de servicios personales, cotizarán mes vencido al Sistema de Seguridad Social Integral, sobre una base mínima del cuarenta por ciento (40 %) del valor mensualizado del contrato, sin incluir el valor del impuesto sobre las ventas –IVA–.

Cuando las personas objeto de la aplicación de la presente ley perciban ingresos de forma simultánea provenientes de la ejecución de varias actividades o contratos, las cotizaciones correspondientes serán efectuadas por cada uno de los ingresos percibidos de conformidad con la normatividad aplicable.

Parágrafo 1. Para efectos de la determinación del ingreso base de cotización de los trabajadores independientes por cuenta propia y para quienes celebren contratos diferentes de prestación de servicios personales que impliquen subcontratación y/o compra de insumos o expensas, la U.A.E. Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP– deberá, atendiendo a los datos estadísticos producidos por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística –Dane–, por el Banco de la República, por la Superintendencia de Sociedades u otras entidades cuyas estadísticas fueren aplicables, determinar un esquema de presunción de costos.

No obstante, lo anterior, los obligados podrán establecer costos diferentes de los definidos por el esquema de presunción de costos de la UGPP, siempre y cuando cuenten con los documentos que soporten los costos y deducciones, los cuales deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 107 del Estatuto Tributario y demás normas que regulen las exigencias para la validez de dichos documentos.

Parágrafo 2. La UGPP podrá aplicar el esquema de presunción previsto en el parágrafo anterior a los procesos de fiscalización en curso y a los que se inicien respecto de cualquier vigencia fiscal y a los que, siendo procedente y sin requerir el consentimiento previo, estén o llegaren a estar en trámite de resolver a través de revocación directa y no dispongan de una situación jurídica consolidada por pago.

Requisitos para el cálculo del IBC con costos y gastos

De acuerdo con dicha norma, hasta antes del momento en que empiece a aplicar la presunción de costos y gastos de la Resolución de la UGPP 000532 de mayo de 2024 (la cual iba a empezar a aplicar en noviembre 1 de 2024, pero fue aplazada hasta 1 de junio de 2025 con la Resolución de la UGPP 001125 de octubre 28 de 2024), si un trabajador independiente por cuenta propia, al momento de calcular el IBC de su aporte a la seguridad social, desea enfrentarle costos y gastos a sus ingresos brutos y luego calcular el 40 % sobre el ingreso neto, entonces tales costos y gastos deben ser reales y adicionalmente tendría que cumplir con varias reglas básicas:

1. cumplir con los requisitos del artículo 107 del ET (relación de necesidad, causalidad y proporcionalidad con el ingreso).
2. cumplir con los requisitos para la validez de los costos y gastos (estar soportados en factura electrónica, o en documentos de nómina electrónica, o en documentos equivalentes en compras a los no obligados a facturar, etc.).
3. No exceder los valores incluidos en la “declaración de renta”.

Al respecto, para interpretar dicha disposición, y sabiendo que las personas naturales trabajadoras independientes por cuenta propia que están en el régimen simple obviamente no presentan “declaración de renta”, se tendrían dos posibilidades:

1. Como este tipo de personas naturales no presentan “declaración de renta” y en la declaración del simple tampoco se restan ningún costo o gasto, entonces tampoco se les permitiría restar ningún costo o gasto en el cálculo de su IBC. Esta sería una interpretación muy literal que los afectaría enormemente
2. Aunque no presenten “declaración de renta”, y aunque en la declaración del simple tampoco se restan costos y gastos, lo que se podría entender es que en el cálculo del IBC la UGPP sí le permitiría tomar en cuenta sus costos y gastos, pero cumpliendo por lo menos con los puntos 1 y 2 anteriores. Esta sería la interpretación más equilibrada.

Implicaciones para los trabajadores independientes en el régimen simple

En consecuencia, quedaría claro que los trabajadores independientes por cuenta propia que operan en el régimen simple sí tienen motivos para acostumbrarse a estar solicitando los soportes de sus costos y gastos, pues de lo contrario la UGPP no les permitiría restarlos en el cálculo de su IBC (recuérdese que si ya presentaron planillas de aportes a seguridad social en la cual, al momento de calcular el IBC, restaron costos y gastos que no estén soportados, entonces dichas planillas están abiertas a la auditoría de la UGPP durante 5 años después de su presentación; ver el artículo 178 de la Ley 1607 de 2012).

Además, a partir de junio de 2025, cuando se supone entrará a aplicar la presunción de costos para el cálculo del IBC contemplada en la Resolución de la UGPP 000532 de mayo de 2024, lo que se entiende es que solo si se quieren restar costos y gastos por encima de los porcentajes estimados por la UGPP, entonces se deberá contar con todos los respectivos soportes de ese total de costos y gastos que se pretendan restar. Pero si se conforman con el porcentaje estimado por la UGPP, entonces dicha entidad no les auditará los soportes de sus costos y gastos.

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