Memoria económica y registro web en las Esal: evita sanciones con esta ruta segura

Diego Guevara, especialista en Impuestos y líder de investigación tributaria de Actualícese, explica este tema en el consultorio tributario del 15 de mayo, tituladoMemoria económica y registro web en las Esal: ¿cómo cumplir con éxito este requisito clave?

Cumplir con la actualización del registro web y la presentación de la memoria económica se ha convertido en una obligación clave para las entidades del régimen tributario especial. Este consultorio explica cómo estos requisitos, exigidos por la normatividad vigente, condicionan la permanencia en el régimen y evitan su traslado al régimen ordinario. Conocer el proceso adecuado permite reducir riesgos y mantener los beneficios fiscales que ofrece la calificación especial.

Para escuchar cada pregunta con su respuesta, ve al video y busca el minuto que te señalamos en cada una.

A continuación describimos las respuestas de este interesante tema:

1. Normas clave para el registro web de entidades del régimen tributario especial

Pregunta: ¿cuáles son las normas principales que regulan el proceso del registro web de las entidades del régimen especial?

Minuto 10:18

Para entidades del régimen especial, el registro web es un requisito fundamental que se sustenta en normas específicas del Estatuto Tributario y decretos relacionados. Estas regulaciones determinan los pasos para obtener y mantener la calificación especial, incluyendo actualizaciones obligatorias y el uso de formatos oficiales establecidos por la Dian.

Detalles clave

• Las entidades del régimen tributario especial, como fundaciones, corporaciones y asociaciones sin ánimo de lucro mencionadas en el artículo 19 ET, y las cooperativas y fondos de empleados en el artículo 19-4 ET, deben realizar un registro web para obtener o mantener su calificación en este régimen, asignándoles el código de responsabilidad 04.
• El registro web tiene por objeto hacer público el proceso de calificación en el régimen especial, y es regulado principalmente por los artículos 356-2, 356-3 y 364-5 del ET, y en los artículos 1.2.1.5.1.5, 1.2.1.5.1.9, 1.2.1.5.1.13, 1.2.1.5.1.16 y 1.2.1.5.1.44 del DUT 1625 de 2016.
• Las cooperativas pertenecen automáticamente al régimen tributario especial, pero igualmente deben hacer el registro web para reportar información específica, y deben actualizar este registro dentro de los primeros seis meses del año para conservar su calificación.
• La Resolución 000019 de marzo de 2018 prescribió el formulario 5245 y los formatos XML 2530 a 2533, los cuales son necesarios para la solicitud de calificación, actualización anual y readmisión en el régimen tributario especial, facilitando el cumplimiento formal de estas obligaciones.
• El portal web de la Dian contiene un espacio dedicado a las sociedades del régimen tributario especial donde se recopila información sobre el registro web y sus actualizaciones, permitiendo a los usuarios acceder a los procedimientos y formatos necesarios para cumplir con estas disposiciones de manera ordenada y oportuna.

2. Registro web para cooperativas: requisitos y actualización anual

Pregunta: ¿las cooperativas deben cumplir con el registro web de las entidades del régimen especial y con su respectiva actualización anual?

Minuto 15:22

Las cooperativas y entidades del sector cooperativo están obligadas a cumplir con el registro web del régimen especial y su actualización anual. Aunque forman parte del régimen especial, deben realizar un registro inicial y su correspondiente actualización, conforme a lo dispuesto en el Estatuto Tributario y normativas relacionadas.

Puntos de interés

• Las cooperativas y entidades del sector cooperativo, como los fondos de empleados, pertenecen automáticamente al régimen tributario especial y deben cumplir con el registro web inicial y la actualización anual, según el parágrafo 7 del artículo 364-5 del ET.
• Para realizar el registro web, estas entidades deben diligenciar exclusivamente el formato 2531 (información de administradores) y el formulario 5245, indicando en la casilla 34 “Tipo de solicitud” la opción “Calificación”, aunque no sea una solicitud formal.
• No están obligadas a diligenciar los formatos 2530, 2532 ni 2533, y los documentos en PDF que se adjunten al formulario 5245 deben ser los mismos que exigen las demás entidades del artículo 19 del ET, con las excepciones previstas en el artículo 1.2.1.5.2.2 del DUT 1625 de 2016.
• La Resolución 000019 de marzo de 2018 estableció los formularios 5245 y los formatos XML 2530 a 2533 que regulan este proceso, y el DUT 1625 de 2016, en sus artículos 1.2.1.5.2.2 a 1.2.1.5.2.4, regula específicamente el procedimiento para las cooperativas y fondos de empleados.
• Aunque la calificación como régimen especial no aplica formalmente para las entidades del artículo 19-4 del ET, estas deben cumplir con el registro web con el propósito de informar datos, garantizando la transparencia y actualización de la información ante la Dian.

Las cooperativas que hacen parte del régimen tributario especial cuentan con normas particulares que las diferencian de otras entidades. Desde la determinación del excedente fiscal hasta las tarifas con las que tributan sus excedentes.

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3. Proceso anual para actualizar el registro web de entidades del régimen especial

Pregunta: ¿cómo se debe llevar a cabo el proceso de la actualización anual del registro web de las entidades del régimen especial?

Minuto 22:04

La actualización anual del registro web es un requisito fundamental para las entidades que pertenecen al régimen tributario especial. Esta obligación debe cumplirse dentro de los primeros seis meses del año, garantizando la continuidad en este régimen y evitando ser clasificadas como sociedades comerciales bajo régimen ordinario.

Aspectos esenciales

• Las entidades del régimen tributario especial deben realizar la actualización anual de su registro web dentro de los primeros seis meses del año para mantener su condición especial, conforme a los artículos 356-2, 356-3 y, en especial, en el último inciso del artículo 364-5 del ET.
• Aquellas entidades con ingresos superiores a 160.000 UVT deben enviar a la Dian una memoria económica que incluya declaración del representante legal y del revisor fiscal, manifestando el cumplimiento de los requisitos legales en el año gravable.
• Si no se cumple con esta actualización o los requisitos señalados, las entidades serán reclasificadas como sociedades comerciales y tributarán en el régimen ordinario, sin opción al régimen simple.
• La actualización debe realizarse usando los formularios prescritos por la Resolución 000019 de marzo de 2018, principalmente el formulario 5245 y los formatos XML 2530 a 2533, que formalizan el proceso.
• El Decreto Único Tributario 1625 de 2016, en los artículos 1.2.1.5.1.9 y 1.2.1.5.2.3, regula la obligación de enviar la información en el registro web, actualizada dentro de los primeros seis meses, incluyendo datos detallados que garantizan el cumplimiento y la permanencia en el régimen especial.

4. Obligación de entregar memoria económica en régimen especial: criterios y plazos

Pregunta: ¿en qué casos se solicita que las entidades del régimen especial entreguen una “memoria económica” como parte de la actualización anual de su registro web?

Minuto 27:47

El envío de la memoria económica en el régimen especial es una exigencia que se activa cuando las entidades superan determinados topes de ingresos. La norma establece que dicha memoria debe contener un informe de gestión y una manifestación de cumplimiento firmada por representantes legales, asegurando transparencia y cumplimiento tributario.

Elementos esenciales

• Las entidades del régimen especial, incluidas las sociedades del artículo 19 del ET y cooperativas, deben actualizar anualmente su registro web en los primeros seis meses del año. Cuando sus ingresos brutos fiscales superan las 160.000 UVT en el año anterior, deben además presentar una memoria económica a la Dian, la cual incluye una declaración del representante legal y el revisor fiscal sobre el cumplimiento de requisitos legales.
• La medición de los ingresos para la obligación de presentar la memoria económica se basa en los ingresos brutos fiscales, sin incluir ganancias ocasionales, ajustados al régimen especial. Para 2024 las 160.000 UVT equivalen aproximadamente a 7.530 millones de pesos. Las entidades que no cumplan esta obligación pueden ser reclasificadas como sociedades comerciales y tributadas bajo el régimen ordinario.
• La memoria económica debe cumplir con las especificaciones del Decreto Único Tributario 1625 de 2016, en particular los artículos 1.2.1.5.1.15 y 1.2.1.5.1.16, que regulan su contenido y forma de presentación a través del servicio informático electrónico de la Dian, garantizando transparencia sobre la gestión financiera anual de la entidad.
• El vencimiento para la presentación de la memoria económica  y la actualización del registro web se encuentra en el artículo 1.6.1.13.2.25 del DIU 1625 de 2016, que establece como fecha límite el 30 de junio de cada año, independientemente del último dígito del NIT. El incumplimiento de este requisito implica la exclusión del régimen especial y la incorporación al régimen ordinario, además de que la Dian podrá realizar la actualización del RUT.
• La presentación práctica de la memoria económica se realiza mediante la plataforma Muisca de la Dian. Se recomienda seguir la ruta indicada en el sitio oficial para la entrega correcta y oportuna del documento, garantizando así la permanencia en el régimen tributario especial.

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5. Impactos de incumplir con la presentación de la memoria económica y la actualización del registro web

Pregunta: ¿cuál es una de las consecuencias a las que se enfrentan las entidades del régimen especial que no actualicen su registro web o no presenten su memoria económica?

Minuto 34:11

El cumplimiento de la presentación de la memoria económica y la actualización del registro web es vital para las entidades del régimen especial. La omisión en estos procesos puede resultar en la exclusión del régimen, obligando a tributar bajo normas ordinarias, lo que implica mayores costos fiscales y limitaciones en beneficios tributarios.

Puntos de enfoque

• Las entidades del régimen tributario especial, como fundaciones, corporaciones, asociaciones sin ánimo de lucro mencionadas en el artículo 19 y 19-4 del ET, deben actualizar su registro web dentro de los primeros seis meses del año y presentar la memoria económica si sus ingresos brutos superan 160.000 UVT en el año gravable anterior, conforme a lo establecido en los artículos 1.2.1.5.1.5 y 1.2.1.5.1.9 del DUT 1625 de 2016.
• La presentación de la memoria económica es obligatoria para estas entidades y su incumplimiento genera consecuencias fiscales importantes, incluyendo la exclusión del régimen tributario especial, conforme a las causales previstas en el artículo 1.2.1.5.1.44 del DUT, y la Resolución 000019 de marzo de 2018, que regula los formatos 5245 y XML 2530 a 2533.
• Si una entidad no actualiza su registro web o no presenta oportunamente la memoria económica, será excluida del régimen especial y trasladada al régimen ordinario, donde tributaría a la tarifa general del 35 %, según el parágrafo 6 del artículo 240 y 356-3 del ET.
• La exclusión implica que entidades como fundaciones no podrán acogerse al régimen simple, reservado exclusivamente para sociedades comerciales, obligándolas a tributar bajo el régimen ordinario, lo que representa un mayor impacto tributario y cumplimiento fiscal más complejo.

En el siguiente análisis podrás ver todo lo relacionado con la fecha límite en 2025 para la actualización del registro web del régimen especial:

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