1. Prima de servicios: concepto, obligatoriedad y cambios con la Ley 1788 de 2016
2. Guía para calcular la prima de servicios: valor, pago y plazos
3. Periodos a considerar para el cálculo de la prima de servicios
4. Estrategias para provisionar la prima de servicios y garantizar su pago oportuno
5. Casos adicionales que obligan el pago de la prima de servicios
6. Aumento salarial durante el semestre: efectos en el cálculo de la prima de servicios
7. Pagos adicionales que influyen en el valor de la prima de servicios
8. Fórmula y condiciones para liquidar la prima de servicios
9. Factores que modifican el valor a pagar de la prima de servicios
El abogado Luis Miguel Merino, especialista en Derecho Laboral y Relaciones Industriales, explica este tema en el consultorio laboral del 16 de mayo, titulado Preparación para la prima de servicios 2025: calcula, provisiona y liquida sin contratiempos.
La gestión adecuada de la prima de servicios no solo requiere conocer fechas y fórmulas, también implica comprender a fondo su naturaleza jurídica y las responsabilidades que asume el empleador desde el primer día de contrato. ste consultorio brinda herramientas prácticas para calcular, provisionar y liquidar esta prestación sin tropiezos, anticipándose a errores frecuentes, evitando consecuencias legales y cumpliendo con esta obligación laboral de manera precisa y conforme a la normativa vigente.
Para escuchar cada pregunta con su respuesta, ve al video y busca el minuto que te señalamos en cada una.
A continuación describimos las respuestas de este interesante tema:
1. Prima de servicios: concepto, obligatoriedad y cambios con la Ley 1788 de 2016
Pregunta: ¿qué es la prima de servicios?
Minuto 08:01
La prima de servicios es una prestación social que ha evolucionado a lo largo de los años. Inicialmente fue concebida como un reparto de utilidades, pero hoy es una obligación legal que los empleadores deben cumplir independientemente de las utilidades de la empresa. Esta prestación se paga en dos momentos específicos del año y no afecta la base de cotización para la seguridad social.
Detalles clave
La prima de servicios es una prestación social consagrada en el artículo 306 del CST, que pasó de ser un mecanismo para repartir utilidades a una obligación legal, exigible incluso si la empresa no genera ganancias. Solo aplica cuando existe un contrato de trabajo.
Conforme al artículo 128 del CST, subrogado por el artículo 15 de la Ley 50 de 1990, la prima no constituye salario, por lo tanto, no se tiene en cuenta para calcular aportes al sistema de seguridad social, no debe alterar el ingreso base de cotización –IBC– y no puede ser objeto de transacción.
El pago debe realizarse en dos momentos específicos del año: máximo el 30 de junio por el primer semestre, y máximo el 20 de diciembre por el segundo, como lo establece el Código Sustantivo del Trabajo. No puede pagarse en especie ni sustituirse por otros conceptos.
La prima no aplica a quienes no tienen contrato de trabajo: trabajadores por cuenta propia, con contratos civiles o de prestación de servicios, o quienes desarrollen actividades independientes. Solo existe obligación para empleadores formales.
La Ley 1788 de 2016 extendió este derecho a los trabajadores del servicio doméstico, incluyendo labores como aseo, cocina y conducción. Se reconoce así la igualdad laboral, independientemente de que el trabajo se realice en un hogar y no en una empresa.
2. Guía para calcular la prima de servicios: valor, pago y plazos
Pregunta: ¿cuál es el valor a pagar por concepto de prima de servicios?
Minuto 17:58
El cálculo de la prima de servicios está determinado por el salario pactado entre empleador y trabajador. Esta prestación debe ser pagada en dos momentos durante el año, siempre respetando los plazos establecidos por la ley. Es crucial tener en cuenta ciertos detalles como la naturaleza del salario y las condiciones laborales para evitar pagos incorrectos.
Puntos de interés
El valor de la prima de servicios depende del salario pactado, incluyendo pagos fijos, variables, en especie y otros conceptos que constituyen salario, según el artículo 127 del CST. El pago debe calcularse sobre la remuneración efectivamente devengada por el trabajador en el semestre.
La prima equivale a un salario anual dividido en dos pagos obligatorios: uno a más tardar el 30 de junio y otro el 20 de diciembre. El pago parcial o fraccionado fuera de estas fechas constituye mora, salvo que exista acuerdo escrito que respalde ajustes en la liquidación final.
Las empresas deben realizar provisiones mensuales o diarias para garantizar el pago puntual de la prima. La mora en el pago, incluso por causas económicas, puede generar intereses. El pago anticipado sin soporte legal impide deducciones si el trabajador se retira antes del 30 de junio o diciembre.
En contratos cortos o por obra en diciembre, la prima debe liquidarse con las demás prestaciones al finalizar el vínculo laboral, sin necesidad de dividir el pago. Esto evita duplicidad de valores y asegura el cumplimiento normativo en tiempos atípicos de contratación temporal.
El pago mensual proporcional como forma de integración de la prima en el salario ordinario no sustituye las fechas obligatorias del artículo 306 del CST. Para que sea válido como salario integral, debe cumplir con lo establecido en el artículo 132 del CST, que exige un umbral mínimo de ingresos y su debida estructura.
3. Periodos a considerar para el cálculo de la prima de servicios
Pregunta: ¿qué periodos se deben tener en cuenta para calcular los valores a pagar por concepto de prima de servicios?
Minuto 31:22
El pago adecuado de la prima de servicios depende de su correcta liquidación por semestre. Además, factores como el salario variable y las variaciones salariales requieren un cálculo de promedios. Es esencial conocer bien las fechas y condiciones para garantizar una liquidación correcta.
Aspectos esenciales
Para liquidar la prima de servicios se deben considerar periodos semestrales: del 1 de enero al 30 de junio y del 1 de julio al 31 de diciembre. Si el contrato termina antes de estos cortes por cualquier causa legal, debe pagarse la prima proporcional al momento de la desvinculación.
En casos de salario variable o variaciones salariales, como comisiones o aumentos durante el semestre, el valor de la prima se calcula con base en el promedio de lo devengado durante dicho periodo, garantizando una liquidación justa y conforme a la ley.
La prima debe pagarse completa, en dinero y directamente al trabajador, no en especie ni por medio de terceros, salvo autorización expresa. Su omisión o pago inexacto genera intereses moratorios conforme al artículo 65 del CST, equivalentes a un día de salario por cada día de retraso, hasta por 24 meses.
Este pago debe registrarse en la nómina electrónica dentro de los 10 días posteriores a su desembolso, marcándose como no salarial para evitar su presunción como salario. Está regulado por el artículo 128 del CST, subrogado por el artículo 15 de la Ley 50 de 1990.
La prima es un derecho irrenunciable y no puede ser objeto de transacción. Solo es transable el interés moratorio derivado de su no pago, bajo acuerdo mutuo entre las partes, según lo previsto en el artículo 15 del CST sobre la transacción laboral.
4. Estrategias para provisionar la prima de servicios y garantizar su pago oportuno
Pregunta: ¿cómo se debe hacer la provisión para el pago de la prima de servicios por parte de los empleadores?
Minuto 40:45
La provisión para el pago de la prima de servicios es crucial para garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales de la empresa. Este proceso contable no solo asegura la cobertura de los pagos, sino que también permite a las empresas gestionar mejor su flujo de efectivo y prevenir complicaciones financieras al final del año.
Puntos de enfoque
La provisión para prima de servicios debe hacerse mensualmente con base en el 8,33 % del salario de cada trabajador, garantizando así la disponibilidad real de recursos para su pago oportuno, sin importar el tamaño de la empresa.
Aunque en contabilidad la provisión está registrada, muchas veces no existe respaldo financiero, lo que representa un riesgo significativo si se presenta una renuncia o llega la fecha de pago sin contar con los fondos necesarios.
Es esencial que la provisión sea efectiva y no solo contable, ya que la prima debe pagarse incluso ante una renuncia sin previo aviso. La empresa dispone de un plazo máximo de 30 días para liquidar lo causado, incluyendo dicha prestación.
Algunas empresas acuden a financiación externa para cubrir este compromiso, lo cual genera costos por intereses. Lo ideal es anticiparse y contar con flujo propio, evitando afectar la operación ni comprometer el cumplimiento de la obligación legal.
La recomendación es incluir en la provisión todos los conceptos laborales: cesantías, intereses de cesantías, vacaciones y prima. Esta práctica fortalece la gestión del pasivo laboral y evita contingencias ante eventualidades laborales imprevistas.
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5. Casos adicionales que obligan el pago de la prima de servicios
Pregunta: ¿en qué casos adicionales a los periodos ya mencionados se debe hacer el pago de la prima de servicios?
Minuto 45:24
Además de los períodos ordinarios, existen circunstancias que obligan al empleador a pagar la prima de servicios. Desde la renuncia del trabajador hasta el despido por justa causa, pasando por la muerte del empleado o la terminación por mutuo acuerdo. Estas situaciones requieren que la prima sea provisionada y pagada oportunamente.
Elementos esenciales
La prima de servicios debe pagarse también en casos de terminación del contrato, ya sea por renuncia voluntaria, justa causa atribuible a cualquiera de las partes o por mutuo acuerdo. Su pago no depende de si hay disponibilidad económica, sino de una provisión obligatoria y permanente del empleador.
La justa causa atribuible al trabajador, como incumplimientos graves, y la atribuible al empleador, como no pagar seguridad social o salarios a tiempo, generan la obligación inmediata del pago de la prima, incluso en escenarios de despido indirecto con renuncia motivada del trabajador.
En las terminaciones por mutuo acuerdo, además de considerar bonificaciones o gratificaciones, el empleador debe tener provisionada la prima de servicios. Esta obligación permanece incluso cuando se pactan pagos adicionales como parte del retiro negociado.
Ante la muerte del trabajador, el contrato se extingue y la prima debe ser pagada a sus herederos, previo cumplimiento de un trámite legal que incluye la publicación de dos edictos en diarios de amplia circulación con 15 días de diferencia y la verificación de los beneficiarios.
Descubre la estructura de la prima de servicios, su relevancia y cuáles son sus implicaciones para empleados y empleadores. Profundiza aquí este tema esencial del ámbito laboral: Prima de servicios: lo que todo negocio debe saber
6. Aumento salarial durante el semestre: efectos en el cálculo de la prima de servicios
Pregunta: ¿qué ocurre si el salario aumenta en el transcurso del semestre en que se está calculando la prima de servicios?
Minuto 49:02
El cálculo de la prima de servicios puede verse afectado si el salario de un trabajador aumenta en el transcurso del semestre. En este caso la prima se calculará con base en el promedio de lo devengado por el trabajador durante ese semestre, garantizando que se pague en las fechas legales estipuladas por la ley.
Áreas de interés
Si el salario del trabajador aumenta durante el semestre en que se liquida la prima de servicios, se debe calcular esta prestación con base en el promedio del ingreso devengado en dicho periodo.
El promedio salarial incluye todos los valores que el trabajador haya recibido durante el semestre, sin importar en qué mes se haya dado el aumento, incluso si fue en el último.
Esta metodología asegura una liquidación justa de la prima al reflejar el ingreso real recibido por el trabajador, cumpliendo con el principio de equidad en la remuneración.
7. Pagos adicionales que influyen en el valor de la prima de servicios
Pregunta: ¿qué pagos pueden alterar el valor de la prima de servicios?
Minuto 49:25
El valor de la prima de servicios puede verse alterado por ciertos pagos adicionales que se consideran dentro del cálculo de la misma. Factores como comisiones, trabajo suplementario y horas extra son elementos clave que deben tenerse en cuenta, especialmente cuando se trabaja en días de descanso o festivos.
Tópicos relevantes
El artículo 127 del CST establece que ciertos pagos, como comisiones, trabajo por estajo, horas extra y recargos por laborar en domingos o festivos, constituyen salario y, por tanto, alteran el valor de la prima de servicios, incrementándola en el semestre correspondiente.
El trabajo en días de descanso (domingos o festivos) se considera trabajo suplementario, no extra, y aunque se haya cumplido la jornada semanal, ese tiempo adicional genera pagos que deben incluirse en la base de la prima.
En situaciones donde se trabaja en día de descanso y además se excede la jornada de ese mismo día, deben sumarse el recargo del 75 % por descanso trabajado y el valor de las horas extras, considerando si fueron diurnas o nocturnas, lo cual impacta directamente la liquidación de la prima.
La interacción entre recargos, horas extra y tipos de jornada puede generar inconsistencias al liquidar la prima. Es esencial comprender las reglas que diferencian cada concepto para evitar errores y cumplir adecuadamente con la obligación laboral.
8. Fórmula y condiciones para liquidar la prima de servicios
Pregunta: ¿cómo se liquida la prima de servicios en Colombia?
Minuto 53:27
La prima de servicios se calcula tomando como base el salario del trabajador y, en ciertos casos, se debe agregar el auxilio de transporte. Este cálculo tiene variaciones dependiendo del salario del empleado y el cumplimiento de ciertas condiciones estipuladas por la legislación vigente.
El auxilio de transporte se integra a la base de liquidación únicamente si el ingreso mensual no supera dos salarios mínimos, incluso si el exceso es de solo un peso; en tal caso, este auxilio ya no se incluye en la fórmula.
Para quienes ganan más de dos salarios mínimos, el auxilio de transporte se excluye de la base para calcular la prima, lo que marca una diferencia significativa en el valor final de esta prestación, según lo definido por la normativa laboral vigente.
La base salarial debe considerar todos los factores que alteren el ingreso: trabajo suplementario, horas extra, salario variable, a destajo o fijo. Esta precisión es clave para garantizar un cálculo justo y conforme a la ley.
9. Factores que modifican el valor a pagar de la prima de servicios
Pregunta: ¿qué situaciones pueden afectar el pago de la prima de servicios o su valor a pagar?
Minuto 53:32
Aunque muchos asocian el pago de la prima de servicios con un monto fijo, existen varios factores que pueden reducir significativamente el pago que recibe el trabajador como las libranzas, cuando no se gestionan adecuadamente o los descuentos por deudas impagas y demás aspectos deben ser considerados para evitar problemas legales.
Puntos de interés
Las incapacidades médicas no afectan el valor de la prima de servicios; durante estos periodos el trabajador conserva plenamente su derecho, desvirtuando así una de las creencias más comunes en la práctica laboral.
El valor pagado por concepto de prima puede verse afectado si existen deudas del trabajador con el empleador, siempre que exista autorización expresa para hacer descuentos, como en casos de préstamos o acuerdos voluntarios válidamente pactados.
Las libranzas pueden consumir la totalidad del pago de la prima si el trabajador ha suscrito múltiples compromisos; el empleador solo actúa como intermediario, pero si no realiza los giros oportunamente puede incurrir en responsabilidad solidaria.
Está permitido descontar proporcionalmente días de prima cuando hay ausencias injustificadas o faltas al contrato laboral; este ajuste es legal, siempre y cuando se base en registros verificables del incumplimiento.
La prima es una prestación social semestral que debe pagarse completa, en dinero, registrarse en la nómina electrónica y no admite pagos parciales. Su manejo adecuado refleja el cumplimiento de las obligaciones laborales y el respeto a los derechos adquiridos.
En el siguiente análisis podrás conocer el ABC de la prima de servicios:
