Concepto 25963 de 30-04-2013

DIAN
Concepto 25963
30-04-2013

Tema Procedimiento.
Descriptores Factura Electrónica.
Fuentes formales Decreto 1929 de 2007; Decreto 2559 de 2007; Decreto 1165 de 1996; Resolución 14465 de 2007; Resolución 3878 de 1996.

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Ref: Solicitud 0159 del 20/02/2013.

Atento saludo, Señor Morales:

De conformidad con el numeral 3 del artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 0006 de 2009, es función de esta Subdirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarlas en lo de competencia de esta entidad.

Consulta usted varios aspectos en relación con la factura electrónica, los cuales se responden a continuación:

Pregunta 1: Si una aerolínea que presta servicios de transporte, carga, pasajeros, turísticos y  otros, autorizada para facturar en forma electrónica, se encuentra obligada a presentar la información de que trata el numeral 1 del artículo 7, de la Resolución 14465 de 2007 (consolidado mensual por adquirente) incluyendo las operaciones realizadas bajo modalidades de facturación diferentes como la facturación por talonario y documentos equivalentes como los tiquetes de transporte aéreo de pasajeros reglamentado por el Decreto 2559 de 2007, teniendo en cuenta que estas modalidades de facturación no comparten el procedimiento de expedición o sea el de numeración?

Respuesta:

El artículo 1° del Decreto 2559 de julio 6 de 2007, mediante el cual se modificó el numeral 7° del artículo 5° del Decreto 1165 de 1996, entre los documentos equivalentes a la factura, señaló:.

"7. Los tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de Crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito -MPD., el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo – IATA, sean estos virtuales o físicos. Los documentos electrónicos se entenderán entregados al usuario una vez estén disponibles en medios electrónicos para su respectiva descarga y la impresión de los mismos será el soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables.

La compañía de transporte aéreo conservará copia física o electrónica de tales documentos.

En el caso de las empresas de transporte aéreo de pasajeros a los que se les ha autorizado la  utilización de un único código designador, será documento equivalente a la factura de venta, el  tiquete emitido conjuntamente por las compañías bajo este código. En todo caso, previo a la adopción del documento conjunto, las compañías determinarán las reglas que regirán la emisión de estos documentos. El documento deberá identificar correctamente ambas compañías con su razón social y NIT". (subrayado fuera de texto)

De la norma en cita se colige, que las empresas de transporte aéreo de pasajeros expiden ) documentos equivalentes a la factura de venta:

– Los tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros,
– El tiquete o billete electrónico (ETKT),
– El bono de Crédito (MCO Miscellaneous Charges Order),
– El documento de uso múltiple o multipropósito -MPD.,
– El documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), y
– Los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo – IATA, sean estos  virtuales o físicos.

Así mismo, se encuentra que es posible que a las empresas de transporte aéreo de pasajeros se les autorice la utilización de un único código designador, que aplica cuando el tiquete se emita conjuntamente por las compañías cobijadas por dicha autorización, que igualmente se considera documento equivalente a la factura de venta, dejando la norma, a las compañías la determinación de las reglas que regirán su emisión.

Ahora bien, el Decreto 1929 de 2007 reglamenta la factura electrónica en Colombia, entendida
según el literal a) del artículo 1, como "…el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos a través de un sistema de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información..". Así mismo, de acuerdo con el artículo 8 de este decreto, el obligado a facturar puede optar por utilizar factura electrónica, aspecto sobre el cual es necesario precisar, que es posible optar por esta modalidad exclusivamente o a optarse por expedirla simultáneamente con otras formas de facturación.

En efecto, la Resolución 14465 de 2007, por medio de la cual se establecen las características y contenido técnico de la factura electrónica y de las notas crédito y otros aspectos relacionados con esta modalidad de facturación y .se adecúa el sistema técnico de control, en el artículo primero dispone:

"Ámbito de aplicación: Lo dispuesto en la presente resolución aplica:

a. Para los obligados a facturar que opten exclusivamente por expedir esta forma de factura, caso en el cual deben cumplir en su totalidad con los procedimientos y controles que se establen en la presente resolución y,

b. Para los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica y que para la expedición (generación y numeración) de facturas en otras modalidades, incluidos los documentos equivalentes que expiden las empresas de servicios públicos domiciliarios, utilicen y compartan con la factura electrónica, los procedimientos y tecnología de información …."

Igualmente, el inciso final de este artículo 1 de la mencionada resolución, dispone que: "La factura por talonario puede coexistir con cualquier otra forma de facturación."

En este contexto, es claro que las personas obligadas a facturar conforme a las normas tributarias, pueden optar por la factura electrónica, siendo posible que se elija facturar solamente en forma electrónica; igualmente, es posible que se opte por la factura electrónica y  se utilicen además otras modalidades de facturación, incluida por ejemplo la factura por talonario. Es decir que la factura electrónica no excluye otras formas de facturación.

Quien opta por facturar en forma electrónica, debe utilizar para su expedición, que comprende su generación y numeración, un sistema de facturación por computador, en los términos del  artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, según lo indica expresamente el literal b) del artículo 1 del Decreto 1929 de 2007

Lo anterior, bajo el entendido que la factura electrónica requiere de un software donde interactúan la programación, el control y la ejecución de funciones inherentes a la venta. Siendo posible que quien expide factura electrónica comparta el sistema que usa para este efecto, además para expedir otras modalidades de factura, como por ejemplo la factura por computador, evento en el cual el contribuyente, de acuerdo con el artículo 5 del mencionado Decreto y de numeral 1 del artículo 7 de la Resolución 14465 de 2007, debe entregar a la DIAN la totalidad de la información. En efecto:

El Decreto 1929 de 2007 establece en el artículo 9, las obligaciones generales de los sujetos que opten por expedir factura electrónica así como para los adquirentes, indicando, entre otras, en el numeral 5 la obligación de:

"Entregar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el contenido y en las condiciones de tiempo, modo, lugar y especificación técnica que señale esta entidad, la siguiente información:

5.1. Las facturas electrónicas expedidas, entregadas, aceptadas y conservadas, incluidas las anulaciones y notas crédito, cuando se trate del obligado a facturar y, las facturas electrónicas aceptadas y conservadas, cuando el adquirente pretenda soportar costos y deducciones.
5.2. Las facturas expedidas, generadas y numeradas por el sistema de facturación por computador incluyendo las notas crédito y anulaciones." (Subrayado fuera de texto)

De otra parte, la Resolución 14465 de noviembre 1 de 2007, que contempla, entre otros aspectos, lo relativo a la información periódica que debe entregar el obligado a facturar, en el numeral 1 del artículo 7, indica:

"El obligado que opte por facturar en forma electrónica deberá entregar de manera virtual a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la siguiente información:

1. Consolidado mensual por adquirente. Este consolidado debe presentar totalizada la información de las operaciones realizadas con cada adquirente, cada mes calendario, diferenciado por tipo de factura, según sean electrónicas o facturas expedidas en otras  modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición." (subrayado fuera de texto)

En este contexto, y partiendo del Decreto 2559 de 2007, que regula los documentos que entregan las compañías aéreas, los cuales se catalogan como documentos equivalentes a la factura, y las disposiciones sobre factura electrónica: Decreto 19129 de 2009 y Resolución 14465 del mismo año, se concluye que si para la expedición de los documentos que entregan las compañías aéreas, se comparte con la factura electrónica el mismo sistema de expedición, bajo el entendido que la "expedición" comprende tanto la generación como la numeración, deberá entregarse la totalidad de la información. En el evento contrario, no.

Finalmente, se precisa frente a la factura por talonario, de acuerdo con las normas citadas, que quien opta por facturar en forma electrónica puede también facturar por talonario, la cual se expide en forma física debiendo cumplir los requisitos, condiciones y controles establecidos
Para ella. Siendo claro que la factura por talonario se expide en forma manual, no requiere para su expedición un sistema de facturación por computador. En este sentido, cuando se lleva simultáneamente factura electrónica y factura por talonario, por regla general no se está obligado a entregar a la DIAN el universo de facturas por talonario. Es decir, en este caso, no se requiere incluir en los reportes de información a que se refiere el numeral 1 del artículo 7 de la Resolución 14465 de 2007, la correspondiente a las facturas en papel.

Evento distinto se presenta cuando a quien opta por expedir factura electrónica, se le presenta una situación de contingencia, caso en el cual es posible que con el fin de superar tal evento expida otro tipo de factura, por ejemplo, factura por talonario. De modo que cuando se haya optado por factura electrónica y por efecto de la contingencia se expida factura por talonario, deberá incluirse adicionalmente, la información de las facturas así expedidas como parte del informe que debe entregarse a la DIAN.

Pregunta 2. Quien solicite autorización de factura electrónica para uso parcial y venía expidiendo factura por computador y talonario, tiene obligación de inhabilitar todos los rangos de numeración?

Respuesta. El Decreto 1929 de 2007, establece en el literal e) del artículo primero lo relativo a la numeración de la factura electrónica, así:

“NÚMERO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA: es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la DIAN y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador…" (Resaltado fuera de texto)

Adicionalmente, frente a la numeración, la Resolución 14465 de 2007 en el artículo 3, regula lo relacionado con el "procedimiento de autorización de numeración", señalando en el numeral 1, que:

“La numeración de las facturas de quienes opten por expedir la factura electrónica, obedece a un sistema de numeración consecutiva autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

……

El obligado a facturar deberá utilizar un sistema de numeración que garantice la unicidad de la factura, el cual podrá contener prefijos alfanuméricos que le permitan diferenciar la facturación de los ingresos provenientes de las ventas o prestación de servicios, como: la modalidad de pago, por establecimientos de comercio, por ciudad u otra forma. Cuando se utilice prefijo, el mismo formará parte del número de la factura.

El procedimiento de autorización de numeración implica el diligenciamiento de una solicitud y la respectiva decisión de la DIAN."

En el numeral 2 de este artículo, frente a la Solicitud de autorización de numeración, se indica:

"La persona natural o jurídica que opte por facturar en forma electrónica una vez informe su decisión en tal sentido, deberá solicitar autorización de numeración a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, informando el o los rangos a utilizar.

Una vez la DIAN autorice a través de resolución la numeración para facturar en forma electrónica, deberá utilizarse, así:

– a) Para facturar en forma electrónica para quienes opten exclusivamente por esta forma de facturación.

– b) Para facturar en forma electrónica y para expedir facturas en otras modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición."

Y efectivamente de acuerdo con esta misma norma, cuando el interesado a facturar opte por expedir factura electrónica y además expide otras facturas que comparten con la electrónica el procedimiento de expedición (esto es generación y numeración), y "tenga una autorización anterior vigente, deberá además informar el rango que viene utilizando para su inhabilitación.”

Esto implica que, por ejemplo, si alguien viene facturando por computador y opta por facturar en forma electrónica, en la medida que se comparta el sistema de facturación para expedir tanto factura electrónica como por computador, y dado que de acuerdo con las normas sobre factura electrónica, la numeración obedece a un sistema consecutivo autorizado por la DIAN y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador, deberá procederse a inhabilitar el rango autorizado con anterioridad, asignado exclusivamente para la factura por computador, y deberá solicitare uno nuevo que se comparte por la factura electrónica y la factura por computador.

Si adicionalmente, quien opta por factura electrónica, expide también factura por talonario, en la medida que, como se indicó en un punto anterior, esta factura se expide en forma manual y no comparte por lo tanto con la factura electrónica el "sistema de facturación por computador”, correspondiendo a universos completamente independientes, no se requiere inhabilitar el rango asignado para las facturas por talonario.

Pregunta 3. Cuando la factura por computador incluya el número técnico de control, cumpla con la entrega de información y conservación de las facturas en medio electrónico, no deberá atender la obligación establecida en el artículo 8 de la Resolución 03878 de 1996 relacionada con la obligación de imprimir al final del día el "comprobante de informe diario"?

Teniendo en cuenta que la DIAN puede prescribir para determinados contribuyentes o sectores la adopción de sistemas técnicos de control y atendiendo a las nuevas disposiciones en materia de factura electrónica, en su momento, se realizaron adecuaciones estableciendo en el artículo primero de la Resolución 14465 de 2007 las alternativas por las cuales puede optar el obligado que facture en forma electrónica, así:

En el literal b) del artículo 1 de la Resolución 14465 de 2007, se consagra:

b) Para los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica y que para la expedición (generación y numeración) de facturas en otras modalidades, incluidos los documentos equivalentes que expiden las empresas de servicios públicos domiciliarios, utilicen y compartan con la factura electrónica, los procedimientos y tecnologías de información. En este evento los contribuyentes obligados deberán optar por una de las siguientes alternativas: (Resaltado fuera de texto)
"1. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como con la inclusión del número técnico de control, la entrega de información y la conservación de las facturas en medio electrónico, para cuando la DIAN lo requiera. Cuando el obligado a facturar cumpla en su totalidad con las condiciones aquí señaladas, no deberá atender las demás obligaciones establecidas en la resolución 03878 de 1996.

2, Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como con la inclusión del número técnico de control solamente en las facturas electrónicas y la entrega de información, sin perjuicio de mantener el sistema de control técnico establecido para la factura por computador. En este caso el contribuyente deberá cumplir las demás obligaciones señaladas en la Resolución 03878 de 1996 para la factura por computador.

…….”

De acuerdo con esta disposición y para quienes opten por la factura electrónica y se encuentren en la situación descrita en el literal b) del artículo 1 de la Resolución 14465 de 2007, es decir, además de expedir factura electrónica expide otras modalidades, como es el caso de la factura por computador, y para ello utilizan y comparten los procedimientos y tecnologías de información (el sistema de facturación), tienen frente a los sistemas técnicos de control la posibilidad de elegir entre las alternativas señaladas en los numerales uno y dos de este literal.

Para quienes opten por la alternativa prevista en el numeral 1, será necesario: incluir en las facturas electrónicas y por computador el número técnico de control, así mismo incluir la numeración autorizada por la DIAN – compartida con la factura por computador, entregar información (facturas electrónicas y por computador) y conservar la factura electrónica y por computador en medio electrónico, de modo que ya no será necesario para la factura por computador cumplir con los controles técnicos previstos en la Resolución 3878 de 1996.

Para quienes opten por la alternativa prevista en el numeral 2, será necesario: incluir el número técnico de control en las facturas electrónicas, incluir la numeración autorizada por la DIAN – compartida con la factura por computador, entregar información de la factura electrónica y por computador, conservar en medio electrónico la factura electrónica y continuar aplicando frente a la factura por computador los demás aspectos del sistema técnico de control previsto en la Resolución 03878 de 1996.

De otra parte, le informamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios ha publicado en su página de Internet www.dian.gov.co,http://www.dian.gov.co la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de  "Normatividad"_-"técnica"- dando click en el link "Doctrina Oficina Jurídica".

Atentamente,

LEONOR EUGENIA RUIZ DE VILLALOSOS
Subdirectora de Gestión Normativa y Doctrina