Formato 1003 de exógena: ¿se reportan las retenciones no utilizadas en declaraciones del AG 2024?

Para la elaboración del formato 1003 de información exógena con la relación de las retenciones a título de renta o de IVA practicadas en el 2024 debe considerarse lo que sucedería si se aplicaron normativas tributarias que permitan postergar su uso hasta el año 2025.

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Uno de los 56 formatos solicitados por la Dian con su Resolución 000162 de octubre de 2023 para la entrega de la información exógena tributaria del año gravable 2024 es el 1003, en el cual se solicita la información del literal “c” del artículo 631 del ET. Es decir, la información sobre la totalidad de las retenciones a título de renta, a título de IVA y a título de timbre que le hayan practicado durante el año gravable 2024 a la entidad o persona natural informante.

En el inciso primero del artículo 21 de la Resolución 000162 de 2023 se lee:

Artículo 21. Información de retenciones en la fuente que le practicaron. Las personas naturales y sus asimiladas, las personas jurídicas y sus asimiladas y demás entidades públicas y privadas enunciadas en los numerales 4, 5 y 7, del artículo 1o  de la presente resolución, de acuerdo con lo establecido en el literal “c” del artículo 631 del Estatuto Tributario, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retención en la fuente en el año gravable, con indicación del concepto, valor acumulado del pago o abono en cuenta, de las transacciones sobre las cuales le practicaron la retención, y el valor de la retención que le practicaron, conforme con los parámetros establecidos en las especificaciones técnicas del Formato 1003 Versión 7, según el concepto que corresponda, de la siguiente manera:

Como puede verse, la norma exige elaborar el reporte del formato 1003 con los valores de las retenciones que le haya “practicado” al reportante, pero sin importar si decidió utilizar o no las mencionadas retenciones a favor dentro de las declaraciones de IVA y de renta del año gravable 2024, o si se acogió o no a normas especiales vigentes que le permitirían incluso aplazar para el año gravable 2025 la utilización de dichas retenciones a título de renta o de IVA que en realidad le fueron practicadas durante el año gravable 2024.

Casos de las retenciones a título de renta en el formato 1003

En efecto, si pensamos primero en las retenciones a título de renta, es posible que la persona natural o jurídica a la que le practicaron retenciones durante el año gravable 2024 haya enfrentado alguna de las siguientes situaciones:

1. Se trata de una persona natural o jurídica que no consiguió oportunamente los certificados de retención a título de renta que le habían practicado algunos de sus clientes y por tanto prefirió no incluir dicha retención en su declaración del año gravable 2024. Al respecto, debe recordarse que el parágrafo 1 del artículo 381 del ET sí permitía utilizar dichas retenciones dentro de la declaración con solo tener la prueba alterna, es decir, el recibo de caja o nota contable para registro de transferencias bancarias, o la factura de venta, en la que se pueda probar que el cliente sí se quedó con el valor de la retención.
2. Se trata de una persona natural no obligada a llevar contabilidad (por ejemplo, un agricultor) que hizo la venta de sus bienes durante el 2024 a un cliente que sí lleva contabilidad de causación, pero el cliente solo le pagó a comienzos del año 2025. En tal caso, aplicando lo indicado en el artículo 27 del ET, el artículo 1.6.1.21.25 del DUT 1625 de 2016 y los conceptos Dian 093628 de Septiembre de 2000 y 034535 de Abril 7 de 2008, esa persona natural solo declarará el ingreso dentro de su declaración del año gravable 2025 y en ese mismo año utilizará la retención que su cliente sí había practicado y certificado como una retención perteneciente al “año gravable 2024”.

En cualquiera de estos dos casos, las personas naturales o jurídicas sí deberán llevar dichas retenciones a su formato 1003 del año gravable 2024, pues la retención sí le fue “practicada” durante el año gravable 2024.

Recuérdese que la información del formato 1003 y otros similares que son solicitados en virtud de lo establecido en el artículo 631 del ET tienen el propósito de ayudarle a la Dian a hacer el “cruce de información” con los terceros.  Es decir, la información del formato 1003 servirá para poder hacer en este caso el “cruce de información” con la información que los clientes entregarán como “compras del año y retenciones practicadas en el año” dentro de lo que sería su respectivo formato 1001.

Además, en el segundo caso planteado es claro que la persona natural que trasladó para el año gravable 2025 la utilización de una retención que era del año gravable 2024 deberá acordarse de no volver a reportar esa misma retención en sus reportes de información exógena del año gravable 2025.

Caso de las retenciones a título de IVA en el formato 1003

En el caso de las retenciones a título de IVA, es importante recordar que en el artículo 484-1 del ET se establece:

Articulo 484-1. Tratamiento del impuesto sobre las ventas retenido. <Artículo adicionado por el artículo 21 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Los responsables del impuesto sobre las ventas sujetos a la retención del impuesto de conformidad con el artículo 437-1 del Estatuto Tributario, podrán llevar el monto del impuesto que les hubiere sido retenido, como menor valor del saldo a pagar o mayor valor del saldo a favor, en la declaración del período durante el cual se efectuó la retención, o en la correspondiente a cualquiera de los dos períodos fiscales inmediatamente siguientes.

Por tanto, aplicando dicha norma es perfectamente posible que una persona natural o jurídica haya decidido aplazar para los primeros bimestres del año gravable 2025 la utilización de algunas retenciones que le practicaron durante el año gravable 2024. Sin embargo, tales retenciones, por las mismas razones antes comentadas, sí se deben incluir dentro del formato 1003 del año gravable 2024. Al mismo tiempo se deberá tener cuidado de no volverlas a reportar en el informe del año gravable 2025.

Recuerda:

Las más importantes novedades para la preparación y presentación de la información exógena a la Dian por el año gravable 2024 fueron analizadas por el Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria de actualícese.com, en su nuevo producto educativo multimedia elaborado en abril 1 de 2025.

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