Información Exógena: Presentación de la información a través del portal de Internet de la DIAN

¿Cuáles son las características principales de los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN? ¿Qué se requiere para poder usar tales SIE y hacer la Presentación de los Archivos que contienen la Información Exógena Tributaria? Dos preguntas que aquí respondemos.

Servicios Informáticos Electrónicos

En vista que la Resolución 117 ha exigido que los reportes con Información Exógena Tributaria del año gravable 2012 sean suministrados en forma virtual utilizando los Servicios Informáticos Electrónicos (SIE) de la DIAN, es necesario repasar cuáles son las características más importantes de dichos SIE.

Recuerde que para poder usar los SIE y entregar virtualmente los formatos, primero se deberán haber agotado los pasos que el representante legal de las personas jurídicas o la persona natural reportante, hayan obtenido y activado sus mecanismos de firma digital.

Los SIE sirven para varios propósitos, entre ellos:

1. Diligenciar o Diligenciar y Presentar las respectivas Declaraciones Tributarias administradas por la DIAN.

2. “Suministrar” o “Suministrar y Presentar” los archivos con los Reportes de Información Exógena (ya sea “Exógena Tributaria” o “Exógena Cambiaria”.

Entrega de los archivos por el portal de la DIAN

¿Qué se requiere para poder usar tales SIE y hacer la Presentación de los Archivos que contienen la Información Exógena Tributaria?

a) Estar conectado a Internet desde un computador que reúna unos mínimos requisitos tecnológicos; el propio portal de la DIAN hace esa verificación de los requisitos.

b) Contar con los RUT actualizados, tanto el de la Organización (el cual mostrará la “Responsabilidad 14- Informante de Exógena”), como el del Representante Legal (el cual debe mostrarle la “Responsabilidad 22-Suscribir Declaraciones de Terceros”).

Si el reporte lo va a hacer una Persona Natural obligada a suministrar los archivos exigidos por la DIAN, entonces solamente se necesita que tenga actualizado su propio RUT. Actuaría a nombre propio.

c) Quien va a entregar los reportes tiene que crearse una cuenta de usuario para poder entrar a las sesiones del portal de la DIAN (eso se hace usando los numeritos que están debajo del Código de barras de su RUT). Si no tiene mecanismo de firma digital, deberá ir a obtenerlo (personalmente o utilizando un apoderado o un autorizado) para lo cual se tramita un formulario 10036 y la DIAN le envía a su correo electrónico el mecanismo de firma digital (que es un archivo de extensión “.epf”).

Cuando lo reciba tendrá que entrar al portal de la DIAN con su “cuenta de usuario” y proceder activar ese mecanismo de firma digital.

d) Acceder al link denominado “Presentación de Información por Envío de Archivos”.

e) Colocar los archivos en las bandejas de entrada y firmarlos digitalmente uno a uno usando el mecanismo de firma digital.

f) Diligenciar, por cada distinto “Formato” a los que hacen referencia las distintas Resoluciones 111 a 118, lo que se conoce como una “solicitud por envío de archivos” (formulario 10006).

g) Se firma digitalmente la respectiva “solicitud por envío de archivos”, y el portal de la DIAN le genera el respectivo “acuse de recibo” el cual es un Formulario 10006 en archivo de PDF con la leyenda “RECIBIDO” y otro archivo especial con extensión xml que se descarga al equipo.

h) Ese proceso de “suministrar y presentar” implica que la DIAN le ha recibido los archivos, pero no implica que los mismos estén ausentes ni de errores de forma ni de contenido. Para ello, se deberá estar entrando posteriormente al link “consultas de las solicitudes de envío”

i) Si la DIAN detecta errores entonces a través del mismo portal de la DIAN se tendrán que hacer los respectivos “reemplazos” o “correcciones” de cada “solicitud de envío”.