Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Los procesos del cierre contable y fiscal con corte a diciembre 31 de cada año puedan ser muy desgastantes en la mayoría de las empresas, y sobre todo, pueden tomar baste tiempo (las cifras definitivas pueden terminar conociéndose a finales de febrero del año siguiente)
Y es que dichos procesos implican, entre otros, el realizar tomas físicas de inventarios, realizar circularizaciones con clientes y proveedores, efectuar consolidaciones de prestaciones sociales y solicitar y obtener certificados de retenciones en la fuente a los clientes.
Sin embargo, existen al menos tres razones que ameritan que el proceso de obtener las cifras definitivas de los Estados Financieros al corte de diciembre 31 sea un proceso que quede finalizado a más tardar a comienzos de febrero siguiente.
En los casos de las empresas catalogadas como Grandes Contribuyentes, es conocido que a dichas empresas se les pide pagar, durante el mes de febrero, lo que sería la primera cuota de su impuesto de renta a cargo por el año fiscal que finalizó
En consecuencia, si esas empresas no tienen definida con exactitud su provisión de impuesto de renta antes de febrero siguiente, podría suceder que terminen pagando en febrero una “primera cuota” hasta sin necesidad (pues puede que el año no de “saldo a pagar” sino “saldo a favor”)
O incluso, puede que el total del saldo a pagar del año que se cierra sea mucho menor al resultado de tomar el saldo a pagar del año inmediatamente anterior y multiplicarlo por 20% (que ese el principal criterio con el que muchas definen el monto de su primera cuota del impuesto de renta a cargo), razón por la cual terminarían pagando más de lo que en verdad les correspondía y en ese caso tienen luego que iniciar procesos de solicitar la devolución del pago de lo no debibo…
De acuerdo a lo indicado en el parágrafo segundo del Artículo 13 de la Ley 43 de 1990, cuando las sociedades comerciales llegan a un nivel de activos contables totales a Dic.31 superior a los 5.000 salarios mínimos (al cierre de 2009 serían 5.000 x $496.900= 2.484.500.000), o sus ingresos brutos contables del año excedieron los 3.000 salarios mínimos mensuales (al cierre del 2009 eso sería 3.000 x $496.900 = 1.490.700.000), en ese caso esas sociedades deben nombrar un Revisor Fiscal que firmaría todas las declaraciones tributarias que se empezarían a presentar por el nuevo año fiscal.
En consecuencia, la primera declaración que tendría que firmar dicho Revisor Fiscal sería la de Retención en la fuente de enero de ese año siguiente (que se presenta en febrero). Pero si a comienzos de febrero aun están sin definir esas cifras de activos totales y de ingresos a diciembre 31 ¿Cómo tener la certeza de si la declaración debe o no estar acompañada de la firma de un Revisor Fiscal?
Además, si sucede que la empresa nombró en el pasado al Revisor Fiscal por haber alcanzado esos topes de activos o de ingresos antes mencionados, pero al cierre del nuevo año la empresa ya está por debajo de dichos topes, entonces ya no necesitarían a dicho Revisor Fiscal. Allí se ve de nuevo la necesidad de contar a tiempo con los datos del cierre del año.
Incluso, si no se trata de una sociedad comercial, sino de los entes no comerciales o de las personas naturales comerciantes, sus declaraciones tributarias del nuevo año que comienza tendrían que estar firmadas por Contador si a diciembre 31 del año que se cierra sus activos totales fiscales o sus ingresos totales fiscales superaron los 100.000 UVts (ver artículos 602 y 606 del Estatuto Tributario). Por tanto, ese tipo de declarantes también requieren tener ese dato en forma temprana.
Por último, en el caso de las personas naturales que están en el régimen simplificado del IVA, es posible que con las ventas que obtienen durante el mes de diciembre se dispare su nivel de ingresos brutos y suceda que al cerrar diciembre 31 terminen acumulando ingresos que los obligaría a pasarse al régimen común (ver artículo 499 del Estatuto Tributario)
En consecuencia, si dichas personas definen muy tarde el monto de los ingresos brutos totales que obtuvieron durante el año que se cierra (o hasta el monto de las consignaciones bancarias de dicho año), entonces dichas personas pueden empezar el año siguiente con la equivocada idea de que aún podían estar en el Régimen simplificado cuando en realidad, desde enero 1 de ese año siguiente, tenían que haber estado facturando y cobrando el IVA (ver Artículo 508-2 del Estatuto Tributario)
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