Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Por diversos motivos, dentro de los registros contables rutinarios y las declaraciones mensuales de retenciones en la fuente sobre impuestos nacionales y bimestrales de IVA suelen pasarse errores (de menor importancia) de digitación, aplicación de conceptos y cálculos, que, precisamente, por no ser significativos, se han pasado por alto; pero, al final del año, pueden convertirse en acumulados de relativa importancia.
Es posible que algunos proveedores de bienes y servicios no hayan suministrado los soportes suficientes para que los pagos que se les hicieron sean aceptados, según el caso, como costos o deducciones, y –generalmente, por imperiosa necesidad– se les ha dado plazo para presentarlos, encontrando que al llegar a los últimos días del año no han cumplido con la entrega de tales soportes (factura que cumpla los requisitos legales y otros).
Además, el revisor fiscal debe aceptar que él también es una persona de carne y hueso, susceptible –aunque no es deseable que así sea– de haber incurrido en omisiones y errores, y debe verificar las pruebas que haya hecho de los aspectos más importantes de las cifras y documentos relacionados con impuestos nacionales. Es apenas normal que hasta al más piloso y diligente se le pasen cosas en un momento dado y que antes del cierre de año se aproveche para hacer las necesarias correcciones.
Esto no significa que yo esté pregonando que el revisor fiscal pueda –muy tranquilamente– equivocarse e incumplir con su responsabilidad legal y social. Solo que sí debe considerar la posibilidad humana de haber podido tener fallas, reconocerlas si las cometió y tomar medidas correctivas antes de que sea tarde para hacerlo. La soberbia y la autosuficiencia no son aconsejables y, por el contrario, pueden resultar letales.
Por ello vale la pena verificar al terminar el año todas las declaraciones presentadas y sus componentes, así como las partidas que no pueden presentarse como deducibles para efectos de impuesto sobre la renta, y solicitar (no ordenar) que se hagan las necesarias correcciones antes del cierre definitivo; de tal manera que, al calcular y contabilizar la provisión para el impuesto sobre la renta, se tenga un alto grado de exactitud frente al impuesto que se liquidará al presentar la correspondiente declaración.
Los principales aspectos para revisar al cierre de año son, entre otros:
En la mayoría de las grandes ciudades, actualmente, el ICA se declara bimestralmente y las bases para calcularlo se fundamentan en las bases para el IVA generado.
Es aconsejable, mediante sencillas hojas de cálculo, hacer consolidación –paralela, en cuanto sea posible– de las declaraciones periódicas de estas dos clases de impuestos, nacionales y municipales, y compararlas con los totales anuales de ingresos.
No olvidemos que tanto la Dian como las secretarías distritales y municipales de hacienda disponen de mecanismos automáticos y legales para cruzar cifras y, por ello, les queda muy fácil detectar las inconsistencias.
Por más cuidado que se tenga mensualmente, no es raro que se presenten errores en el cálculo de estos aportes.
Por ello es bueno –mediante una sencilla hoja electrónica– preparar una consolidación de todos los meses, para detectar las cifras erróneas y establecer los ajustes necesarios que se pueden hacer dentro de las planillas del último mes.
Para que sean deducibles en la declaración de impuestos sobre la renta y complementario, estos aportes se deben liquidar sobre las bases correctas y pagar oportunamente.
P. Carlos Humberto Sastoque M.
carsastoque@yahoo.com
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