Circular 0002 de 19-01-2002

DIARIO OFICIAL 44.681

CIRCULAR EXTERNA 0002
19/01/2002

Para: Representantes Legales, Miembros de los Órganos de Administración y Vigilancia, Revisores Fiscales y Asociados de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

De: Elvia María Mejía Fernández Superintendente de Economía Solidaria

Asunto: Instrucciones sobre Asambleas Generales

Fecha: 16 enero 2002

Apreciados señores: Esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones que deberán tenerse en cuenta para la realización de asambleas generales de las entidades vigiladas, elección de delegados, elección de órganos de administración y vigilancia, presentación de planchas para proveer esos cargos y aplicación del sistema de cuociente electoral para la elección de los mismos.

El acta de la reunión respectiva deberá contener, como mínimo, en su cuerpo: número de acta; tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria); fecha, hora y lugar de la reunión; forma y antelación de la convocatoria y órgano que convoca de acuerdo con los estatutos; número de asociados convocados y número de asociados o delegados asistentes; constancia del quórum deliberatorio; orden del día; asuntos tratados; nombramientos efectuados bajo el sistema de elección establecido en los estatutos; decisiones adoptadas y el número de votos a favor, en contra, en blanco o nulos; constancias presentadas por los asistentes; fecha y hora de la clausura, entre otros.

Para todo tipo de asamblea, la junta de vigilancia o el órgano que haga sus veces, deberá verificar el listado de asociados hábiles e inhábiles y publicar la lista de estos últimos de conformidad con los estatutos. Dicha lista deberá ser suscrita por los miembros de dicho órgano y en ella se dejará constancia de la fecha de publicación. Si algún miembro del referido órgano de vigilancia no está de acuerdo con el listado de asociados hábiles o inhábiles, deberá dejar constancia en tal sentido con las observaciones que tenga sobre el particular.

Cuando la asamblea se realice por el sistema de delegados, deberá allegarse a esta Superintendencia el reglamento para su elección y las actas de escrutinio correspondientes a la misma. Cuando en la asamblea se apruebe una reforma estatutaria o se elijan miembros de los órganos de administración y vigilancia, es preciso dejar constancia en el acta sobre el número de asociados presentes en el momento de someter a aprobación la reforma estatutaria o en el momento de la elección; número de votos obtenidos por la lista o candidato (dependiendo del sistema de elección); número de cargos a proveer, discriminando si se trata de suplentes o principales por cada órgano y periodo para el cual corresponde la elección. Una vez concluida la asamblea y elaborada el acta, ésta debe ser firmada por quienes hayan actuado como presidente y secretario y por todos los asociados elegidos como integrantes de la comisión para la aprobación del acta. Las actas correspondientes a reuniones de asamblea general y del consejo de administración serán sentadas, dentro del menor tiempo posible, en los libros respectivos.

En todo caso, estos libros deberán ser inscritos ante las correspondientes cámaras de comercio.
Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas legales respecto de la obligación de inscribir en la cámara de comercio determinados actos y documentos, y del envío a esta Superintendencia de estos últimos para el control de legalidad posterior, en los casos y dentro de los términos establecidos en las resoluciones y circulares expedidas por la misma.

Para todos los efectos, las copias de las actas que se presenten ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán ser, indefectiblemente, fotocopias tomadas del libro inscrito en cámara de comercio o extractos de la parte pertinente; en ambos casos, certificados por el secretario de la reunión o, en su defecto, por el representante legal. Si el sistema de elección adoptado, según los estatutos, es el de listas o planchas se aplicará el cuociente electoral, en los términos previstos en el artículo 197 del Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, el cual en la parte pertinente, dispone:

“…Este se determinará dividiendo el número total de los votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegirse. El escrutinio se comenzará por la lista que hubiere obtenido mayor número de votos y así en orden descendente. De cada lista se declararán elegidos tantos nombres cuantas veces quepa el cuociente en el número de votos emitidos por la misma, y si quedaren puestos por proveer, éstos corresponderán a los residuos más altos, escrutándolos en el mismo orden descendente. En caso de empate de los residuos decidirá la suerte. “Los votos en blanco sólo se computarán para determinar el cuociente electoral. Cuando los suplentes fueren numéricos podrán reemplazar a los principales elegidos de la misma lista.

“Las personas elegidas no podrán ser reemplazadas en elecciones parciales, sin proceder a nueva elección por el sistema del cuociente electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad”. Las listas deben contener igual número de candidatos al de cargos a proveer (principales y suplentes), es decir, si son cinco los cargos a proveer, las listas deben contener igual número de candidatos y si el número de principales y suplentes es diferente, la elección debe hacerse por separado (ejemplo: 7 principales 3 suplentes).

Los candidatos no podrán aparecer en más de una lista pues de hacerlo así se estaría vulnerando el derecho de igualdad de oportunidades de los demás asociados para aspirar a un cargo en uno de esos órganos. En este sistema se deben tener en cuenta en forma exacta los “decimales”, en el caso que se presenten, tanto al obtener el resultado del cuociente electoral, así como para las personas elegidas por “cuociente” o por “residuo”, en la forma prevista en el citado artículo 197 del Código de Comercio.

En tal virtud, no están permitidas las aproximaciones cuando la cifra contiene decimales, por exceso o por defecto, pues, reiteramos, en este sistema siempre se manejan cifras exactas, incluidos los decimales, por ejemplo, 10,4 – 92,8 – 14,2. No está por demás recordar que las asambleas generales de asociados no pueden ser suspendidas en sus deliberaciones por más de tres (3) días hábiles, pues al suspenderlas por un lapso superior sus decisiones serán ineficaces de pleno derecho de conformidad con lo dispuesto en los artículos 186 y 190 del Código de Comercio, según remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988. Igualmente, en el evento de realizarse una asamblea general extraordinaria, ésta sólo podrá tratar los asuntos para los cuales fue convocada y los que se deriven estrictamente de ellos.

En el caso de las cooperativas, el momento hasta el cual pueden habilitarse los asociados para efectos de poder asistir a las reuniones de asamblea general, en los términos previstos en el artículo 27 de la Ley 79 de 1988, se determinará de conformidad con lo que establezcan los estatutos o reglamentos. Si en dicha normatividad interna no se regula expresamente a qué fecha deben estar al día con sus obligaciones los asociados, por aplicación del artículo 27 del Decreto 1481 de 1989, ésta será la fecha de la convocatoria, según la remisión prevista en el citado artículo 158 de la Ley 79 de 1988. Ahora bien, en virtud del principio de información a los asociados, resulta igualmente conveniente que se informe a todos ellos la fecha en que se va a convocar a asamblea, con el fin de facilitar su participación en la misma.

De igual manera, se recomienda a las entidades supervisadas, ajustar sus estatutos en el sentido de establecer en números absolutos las mayorías mínimas requeridas para la toma de decisiones, especialmente, cuando los cuerpos plurales de administración y vigilancia están integrados por números impares. Por ejemplo, si un consejo de administración o junta directiva está conformado por siete (7) miembros, en lugar de establecer que el quórum deliberatorio es “la mitad más uno de los miembros”, lo que correspondería matemáticamente a 4, 5 y por aproximación a 5 de ellos, resulta más conveniente, para evita r interpretaciones equivocadas, establecer el número exacto con el cual se deben aprobar las decisiones, por ejemplo, 4 o 5, según lo que considere adecuado la entidad respectiva.
Las anteriores instrucciones deberán ser observadas por todas las vigiladas al momento de realizar las diferentes reuniones de asamblea general ya sean ordinarias o extraordinarias, so pena de incurrir en las sanciones previstas en la Ley 454 de 1998.

Cordial Saludo

La Superintendente

Elvia Mejía Fernández.

(C.F.)