Circular 025 de 10-06-2003

CIRCULAR EXTERNA 025 DE 2003
( Junio 10 )

Señores
MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA, REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS

Referencia: Modificaciones al Capítulo Decimoprimero, Título I de la Circular Externa 007 de 1996 – Circular Básica Jurídica sobre reglas de prevención del lavado de activos

 Apreciados señores:

La prevención y el control del lavado de activos es uno de los deberes más importantes de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC), del cual se ha derivado la obligación legal de tener sistemas de prevención y control tendientes a evitar que recursos de origen ilícito permeen su actividad.

Ya han pasado varios años desde que la SBC expidió las primeras instrucciones en la materia, lo cual forma parte de un proceso de creación y afianzamiento de una disciplina de administración del denominado "riesgo de lavado".

Durante estos años, las instrucciones impartidas por la SBC sobre el tema han reflejado las directrices internacionales y al igual que la tendencia de la regulación prudencial relativa a la administración general de riesgos, las normas sobre prevención del lavado de activos se han enfocado hacia el diseño y desarrollo por parte de las entidades de sus propios sistemas de gestión del riesgo de lavado, los cuales deben adoptarse en función, precisamente, de las políticas internas y su particular perfil de riesgo. Así, hoy, las normas sobre prevención del lavado de activos establecen unos parámetros generales que sirven de guía a las entidades en la definición de sus propios sistemas, cuyo funcionamiento forma parte de las responsabilidades propias de los administradores de las entidades vigiladas.

Ahora bien, este Despacho, en uso de sus facultades legales, considera necesario introducir nuevos cambios a las reglas sobre prevención del lavado de activos los cuales se orientan a otorgarle a las entidades vigiladas una mayor libertad en el diseño y aplicación de sus propios SIPLA. Así mismo, se establece un nuevo orden de las disposiciones y reglas del Capítulo Decimoprimero.

Para una mayor claridad sobre los cambios introducidos por la presente circular, a continuación señalamos las modificaciones de aquellos aspectos que consideramos más importantes:

1. Reglas sobre diligenciamiento de formularios para el conocimiento del cliente.

Las normas sobre prevención del riesgo de lavado de activos reconocen que el pilar principal en esta tarea, lo constituye el adecuado conocimiento de sus clientes y de aquellas personas que aspiran a serlo.

Las normas señalan que, por regla general, las entidades vigiladas deben desarrollar mecanismos adecuados para conocer a sus potenciales clientes y mantener actualizado el conocimiento de quienes ya lo son. De ahí el deber de diseñar formularios de vinculación y la obligación de hacerlos diligenciar por quienes aspiran a ser clientes previamente a su vinculación a la entidad. A este se suma el de recolectar en todos los casos información documental que soporte los datos consignados en el formulario.

Ahora bien, las normas han reconocido desde un principio que existen casos en los cuales resulta inocuo el diligenciamiento de un formulario con antelación de la vinculación de la persona a la entidad, pues en ellos o bien la entidad está obligada por ley a vincularla, o el riesgo de lavado es prácticamente inexistente.

Por lo anterior, la presente Circular establece nuevos casos para los que resulta innecesario diligenciar el formulario y obtener información documental:

-La vinculación a entidades administradoras del sistema general de pensiones en los productos propios de dicho sistema..
-La constitución de fiducias de administración y pagos de obligaciones pensionales
-Los seguros relativos a la seguridad social.
-Los seguros de cumplimiento cuando se celebren para garantizar el cumplimiento de contratos con entidades de carácter público.
-Los seguros de accidentes personales en vuelo.
-Los títulos de capitalización colocados mediante mercadeo masivo o bancapitalización, siempre que el pago de las cuotas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.

Adicionalmente, la norma en este punto ha sido objeto de una modificación (Anexo 1) a fin de radicar en cabeza de las entidades la responsabilidad de determinar -en función de aspectos tales como el nivel de exposición al riesgo de lavado por el tipo de producto o servicio que se ofrece, el nicho de mercado al que pertenece o el tipo de cliente de que se trate- qué documentos deben solicitar.

Igualmente, la presente Circular precisa que los funcionarios de las entidades que tengan a su cargo la responsabilidad de desarrollar el mecanismo de conocimiento del cliente, es decir, quienes puedan decidir entre otras, respecto de la documentación anexa que se le solicita a cada cliente, podrán ser responsables administrativamente si como consecuencia de ello la entidad queda desprotegida contra el riesgo de lavado. Por ello, la norma indica la necesidad de que los manuales de procedimiento señalen de manera clara quiénes son los funcionarios que tienen tal facultad de decisión.

Esta previsión reconoce que no le corresponde a la autoridad administrativa determinar qué tipo de documentos para la vinculación de un cliente deben solicitarse en cada caso por ser asunto propio de la gestión de este riesgo, lo cual pone de relieve la importancia que reviste un ejercicio responsable de dicha facultad, al ser ella uno de los pilares más importantes en la prevención del lavado de activos.

Así, la Circular, señala, sólo a título de guía, una lista de documentos que se consideran adecuados para ayudar al proceso de conocimiento del cliente, sin perjuicio, tal como se indicó, de que la entidad determine la necesidad de exigir unos distintos o incluso decida eximir de tal requisito.

2. Reglas sobre la realización de entrevistas a los potenciales clientes

Como parte integral del proceso de conocimiento de cliente, la norma vigente consagra el diligenciamiento del formulario de vinculación y la realización de una entrevista presencial al potencial cliente, de la cual debe dejarse constancia documental.
De ahí que la presente circular señale que tal entrevista resulte innecesaria en los casos en que no es obligatorio el diligenciamiento del formulario de vinculación.

Se aclara además que, salvo el caso de las casas de cambio señalado en el numeral 1.2.2. del anexo 1, las entidades no están obligadas a obtener el formulario ni a realizar entrevista a las personas que gozan exclusivamente de la calidad de beneficiarios de algún producto o servicio.

3. Reglas sobre el monitoreo de movimientos de usuarios.

La norma vigente establece que el SIPLA debe prever un seguimiento y monitoreo general de las operaciones que realizan los usuarios, razón por la cual debe contener procedimientos que le permitan a la entidad identificar las características de los movimientos que efectúan los distintos usuarios a través de sus oficinas.

Esta previsión, que fue objeto de comentarios por parte de las entidades vigiladas, se modifica mediante la presente circular, para señalar que las entidades deben estar en capacidad de monitorear, de manera general, únicamente operaciones que realicen sus usuarios a través de su red de cajeros automáticos o través de otros sistemas electrónicos, de modo que, por medio de señales de alerta, se puedan eventualmente identificar operaciones inusuales.

Siguiendo además la orientación ya señalada, la norma indica que le corresponde a cada entidad establecer, en función del nivel de exposición al riesgo de lavado, la necesidad de efectuar este tipo de monitoreo, u otros similares, respecto de operaciones de usuarios que utilicen medios distintos.

4. Reglas sobre la exoneración de clientes del registro de transacciones individuales en efectivo

Como quiera que la normatividad reconoce el hecho de que algunos clientes, por el giro ordinario de sus negocios, realizan numerosas transacciones en efectivo y que por tal motivo pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual, se establece en la presente Circular, para los efectos propios del régimen de responsabilidad administrativa, que en el manual de procedimientos de la entidad se indique el cargo que dentro de la estructura organizacional tiene la función de evaluar la conveniencia de exonerar a determinados clientes del diligenciamiento de dicho formulario.

Se indica además que en adelante no es necesario efectuar control de transacciones múltiples, sobre las transacciones en efectivo que se realicen en ventanilla para el simple cambio de moneda (billetes o monedas metálicas) en pesos de una denominación por otra.

5. Reglas sobre el reporte de transacciones en efectivo

Además de la modificación al texto del capítulo decimoprimero en el sentido de indicar que dicho reporte debe remitirse directamente a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), de acuerdo con lo señalado en el respectivo instructivo, el reporte mismo ha sido objeto de algunas modificaciones que sólo buscan hacer de este una herramienta más efectiva en la lucha contra el lavado de activos.

En tal sentido, en adelante las entidades no deberán enviar a dicha unidad un reporte consolidado de transacciones en efectivo, sino que lo deberán remitir mensualmente de manera individual por cada transacción que supere los montos establecidos en la norma.

6. Reporte de información por parte de las casas de cambio

Las casas de cambio constituyen uno de los aliados más importantes en la lucha contra el lavado de activos, pues por las características de la actividad que desarrollan están en mayor capacidad de detectar este tipo de operaciones. Dicha información constituye uno de los principales insumos en la investigación a cargo de las autoridades encargadas de combatir el lavado de activos.

Por tal motivo, mediante la presente circular se establece el deber a cargo de las casas de cambio de remitir a la UIAF la información relativa a la totalidad de las operaciones de cambio que realicen, para lo cual se ha diseñado y adoptado un formato especial.

7. Reglas sobre el oficial de cumplimiento

Mediante la presente circular se modifica, además, el numeral 3.2.1 del capítulo undécimo, en el sentido de señalar que para que una misma persona pueda desempeñarse como oficial de cumplimiento en varias entidades vigiladas (máximo cinco), la junta directiva de cada una de ellas debe designarlo expresamente para tales fines y asignarle el equipo de trabajo humano y técnico adecuado; y que, sin perjuicio del deber que se le imponga de reportar a una matriz o holding, reporte por separado a la junta directiva de cada entidad vigilada en la que se desempeñe como tal.

8. Reglas sobre responsabilidad

Además del ajuste de responsabilidad en materia de documentación en el proceso de conocimiento del cliente, se introducen ajustes adicionales tales como: Se señala de manera expresa cuáles son los deberes mínimos en materia de SIPLA a cargo de las juntas directivas y del nivel administrativo de las entidades; se indica que las entidades deben señalar en su manual de procedimientos quién, dentro de la estructura organizacional, está facultado para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo; se indica el deber de señalar claramente en el manual las funciones, responsabilidades y facultades de los administradores y demás funcionarios de la entidad en materia de prevención del lavado de activos y se indica el deber que tienen tales funcionarios de dejar expresa constancia de que conocen el manual y que se responsabilizan de su cumplimiento.

9. Vigencia

La presente Circular rige a partir del 15 de julio de 2003, salvo la instrucción de enviar el reporte de transacciones en efectivo en la forma indicada en el nuevo Anexo 3 del Capítulo Decimoprimero, la cual empieza a regir a partir del 1 de agosto de 2003.

En consecuencia, hasta el 31 de julio de 2003 las entidades deberán remitir a la UIAF el reporte de transacciones en efectivo en la forma como se ha venido haciendo hasta la fecha.

Las entidades deberán proceder a introducir en su SIPLA las modificaciones a que haya lugar a fin de dar cumplimiento a lo establecido en la presente circular.

En consecuencia, este Despacho, en uso de sus facultades legales, modifica algunos apartes del mencionado Capitulo Decimoprimero. Se adjunta un nuevo ejemplar de dicho Capítulo, así como de los Anexos I, III y V del mismo.

Cordialmente,

JORGE PINZON SANCHEZ
Superintendente Bancario

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