La Ley 115 de 1994, en su artículo 189, indica que los empleadores pueden deducir anualmente de su renta gravable hasta el 130 % de los gastos por salarios y prestaciones sociales correspondientes a los empleados seleccionados específicamente para la contratación de aprendices, los cuales deben ser aprobados previamente por el Sena y ser adicionales a los estipulados por la ley.
Considerando que las deducciones incluyen los gastos, expensas o egresos que el contribuyente asume en su actividad productora de renta, de forma global, estos montos se descuentan de la renta bruta gravable para determinar la renta líquida gravable, tal como se muestra en la siguiente tabla.
| Ingresos brutos. (-) Devoluciones, rebajas y descuentos = Renta bruta (-) Costos y deducciones <═════ = Renta líquida del ejercicio |
Entre estos costos y deducciones se encuentra el concepto de gastos por salarios y prestaciones sociales para la contratación de aprendices adicionales a los previstos legalmente, en programas de formación profesional previamente aprobados por el Servicio Nacional de Aprendizaje –Sena–, como deducción adicional a los previstos legalmente, tal como lo especifica el artículo 189 de la Ley 115 de 1994. Es decir, se está haciendo una mención a una deducción adicional a las ya existentes, lo cual es un beneficio para las empresas que contribuyen activamente a la formación de nuevos profesionales.
Ahora bien, un aprendiz es una persona que se encuentra en un proceso de formación técnico-profesional en una entidad certificada para tal fin, como el Sena. Estos aprendices tienen contratos especiales que permiten su formación práctica en empresas mientras reciben una remuneración.
Para ampliar la información, te invitamos a visitar nuestro editorial ABC de la contratación de aprendices.
El artículo 32 de la Ley 789 de 2002 establece que todos los empleadores de carácter privado que desarrollen cualquier tipo de actividad económica diferente de la construcción, y que ocupen quince o más trabajadores, se encuentran obligados a vincular aprendices.
La contratación de aprendices se realiza mediante la figura legal del contrato de aprendizaje como forma especial de contratación del derecho laboral. Esta tiene como objetivo brindar formación técnica y tecnológica a jóvenes y adultos en diferentes áreas de especialización (puedes aplicar esta información en Contrato de aprendizaje).
Las siguientes son las características más relevantes del contrato de aprendizaje:
El artículo 34 de la Ley 789 de 2002 señala que las empresas obligadas a contratar aprendices Sena y que opten por no hacerlo, o no cuenten con la capacidad administrativa para el efecto, podrán monetizar la cuota de aprendices Sena que se encuentran obligadas a contratar (aprende más en Aprendices: pago de la cuota de monetización). Esta monetización podrá ser:
• Total: cuando la empresa no contrate a ningún aprendiz deberá pagar la monetización por cada uno de los aprendices Sena que está obligada a contratar.
• Parcial: aplica cuando, por ejemplo, el empleador tenga la obligación de contratar cinco aprendices Sena, pero contrata tres. En este caso, le corresponde pagar la cuota de monetización por los dos aprendices restantes.
Esta monetización debe ser calculada mediante las siguientes fórmulas:
|
Monetización total |
Monetización parcial |
|---|---|
|
Número de trabajadores × 5 % × 1 smmlv. |
Número de trabajadores × 5 % × 1 smmlv × número de trabajadores a monetizar parcialmente / número de aprendices obligados a contratar. |
|
Ejemplo: Supongamos que se trata de una empresa con 100 trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo.
Paso 1. Determinar el equivalente al 5 % del número total de trabajadores:
100 × 5 % = 5
Paso 2. Multiplicar por 1smmlv:
5 × 1.300.000 = 6.500.000
Paso 3. Le corresponde pagar mensualmente, por cuota de monetización por no contratar aprendices, la cantidad de $6.500.000. |
Ejemplo: La misma empresa contrata 3 aprendices y decide pagar la cuota de monetización por los 2 aprendices restantes.
Paso 1. Determinar número de trabajadores no vinculados:
100 × 5 % = 5 – 3 = 2
Paso 2. Multiplicar por 1smmlv:
2 × 1.300.000 = 2.600.000
Paso 3: le corresponde pagar mensualmente, por cuota de monetización parcial, la cantidad mínima: $2.600.000. |
El artículo 2.2.6.3.15 del Decreto 1072 de 2015 establece que el Sena podrá imponer sanciones (conforme lo establece el numeral 16 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004) cuando la empresa patrocinadora incumpla con la vinculación de los aprendices a los que se encuentra obligada o con el pago de la cuota de monetización. Dichas sanciones son las siguientes:
a. Multa por no contratar aprendices Sena: el pago por cada contrato de aprendizaje incumplido será de 19,73 UVT al momento del incumplimiento, liquidados mensualmente o por fracción de mes. Cuando, de acuerdo con la normatividad vigente, haya lugar a aumentar al 100 % de un (1) smlmv el valor del apoyo de sostenimiento de los aprendices en etapa práctica, el porcentaje indicado será igual a 26,31 UVT.
b. Multa por no pagar el valor de la cuota de monetización: en el evento en que la empresa incumpla el pago de la cuota de monetización, deberá pagar el valor de esta más los intereses moratorios diarios, conforme a la tasa máxima establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Se debe considerar que la cancelación de la multa por no contratar aprendices Sena no exime a quien corresponda de cumplir con la obligación principal o de pagar el monto correspondiente a la cuota de aprendizaje. Es decir, corresponde pagar la cuota mensual por concepto de contratación de aprendices, más la multa por incumplimiento.
Las multas e intereses por incumplimiento no son deducibles.
Conoce más sobre este tema en el Libro Blanco Cierre contable y conciliación fiscal, año gravable 2023.
Si ya eres suscriptor, ingresa a la plataforma digital haciendo clic aquí.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
