Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Supersociedades fijó los plazos y condiciones en que las sociedades vigiladas, controladas e inspeccionadas de los grupos 1, 2 y 3 deben entregarle sus estados financieros básicos del año 2022.
Conoce en este artículo los requerimientos y plazos para la entrega de dichos informes.
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El pasado 22 de noviembre de 2022 la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular 100-000012, a través de la cual se fijaron las condiciones y plazos en que las sociedades vigiladas, controladas e inspeccionadas de los grupos 1, 2 y 3 de aplicación de Estándares Internacionales (sin importar si se encuentran en condiciones normales de operación o en procesos de liquidación voluntaria) tendrán que remitir a dicho órgano de control tanto la información sobre sus estados financieros básicos del año 2022 como su informe de prácticas empresariales.
Al igual que lo sucedido con los reportes del año 2021 solicitados por la Circular Externa 100-000016 de 2021 (ver Entrega de estados financieros 2021 a Supersociedades: se fijan plazos y condiciones), otra vez se dispuso que las sociedades del grupo 3, que tengan condiciones de vigiladas y controladas, tendrán que presentar sus reportes de forma virtual usando la opción “Informe 01A – Estados Financieros – 70 – NIF Contabilidad simplificada grupo 3” del software XBRL Express.
Además, si alguna sociedad que actualmente está en la condición de simplemente inspeccionada (sin importar si pertenece al grupo 1, o 2 o 3) recibe por correo urbano o electrónico la solicitud expresa de entregar su información financiera, en ese caso también deberá entregar sus reportes de forma virtual usando la misma opción del software XBRL Express antes mencionada.
De acuerdo con lo establecido en la Circular 100-000012 de noviembre 22 de 2022, las sociedades comerciales que a diciembre 31 de 2022 tengan la condición de vigiladas y/o controladas ante la Supersociedades, y que pertenezcan a los grupos 1, o 2, o 3 de aplicación de Estándares Internacionales, estarán obligadas a entregar los reportes mencionados en dicha circular.
Lo mismo harán aquellas sociedades que solo tengan la condición de inspeccionadas ante la Supersociedades, que pertenezcan al grupo 1, o 2, o 3 de la convergencia, que no se encuentren en situaciones de liquidación voluntaria, y a las cuales se les solicite mediante correo urbano o electrónico la entrega de la información.
Nota: para consultar la condición actual de una sociedad, es decir, si pertenece al grupo de las “vigiladas”, o “controladas”, o simplemente “inspeccionadas”, véase el enlace especial del portal de la Supersociedades.
A las sociedades obligadas a entregar la información que se encuentren en condiciones normales de operación (es decir, que no se encuentren en procesos de liquidación), se les exigirá los siguientes reportes y documentos adicionales:
a. En el caso de las sociedades vigiladas y/o controladas que pertenezcan los grupos 1, o 2, o 3 de la convergencia a normas internacionales: siguiendo las mismas instrucciones de lo que fue la exigencia de reportes del año 2021, estas sociedades deberán utilizar el software XBRL Express.
En dicho software deberán utilizar alguna de las siguientes opciones:
Con esas opciones terminarán entregando archivos de extensión .xblr con la información (en miles de pesos y en forma comparativa por los años 2022 y 2021) de lo que serían su “estado de situación financiera”, su “estado de resultados” y su “estado de resultado integral”.
Este reporte deberá entregarse entre el 11 abril y el 09 de mayo de 2023 (dependiendo de los dos últimos dígitos del NIT), acompañados de nuevo de 4 documentos adicionales en PDF (que pueden estar o no escaneados del original), los cuales deben quedar nombrados sin usar espacios, ni caracteres especiales ni mayúsculas sostenidas. Tales documentos, que deben entregarse a más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes después de haber entregado el archivo .xbrl, son:
Tanto los archivos de extensión .xbrl como los archivos de formato PDF se deben entregar a través de la plataforma Sirfin. Adicionalmente, con plazo máximo hasta el 30 de mayo de 2023, se deberá entregar una copia del extracto del acta relacionada con la reunión en la cual se aprobaron los estados financieros de propósito general y el informe de gestión (algo que no aplica a las sucursales de sociedades extranjeras).
b. Sociedades simplemente inspeccionadas que pertenezcan a los grupos 1, o 2, o 3: deberán efectuar los mismos reportes mencionados en el literal a) anterior (utilizando también el software XBRL Express) y entregarlos en los mismos plazos. Además, al igual que lo sucedido con los reportes del año 2021, otra vez se les pide reportar todos los mismos documentos adicionales en PDF que se mencionaron en el literal “a” anterior. Tanto los archivos de extensión .xbrl como los archivos de formato PDF se deben entregar a través de la plataforma Sirfin.
Si alguna de las sociedades reportantes (ya sea vigilada, controlada o inspeccionada) es perteneciente a los grupos 1 o 2 de la convergencia y actúa como controlante de un grupo de sociedades (razón por la cual debe emitir estados financieros consolidados), en tal caso deberá adicionalmente utilizar el software XBRL Express utilizando alguna de las siguientes opciones para elaborar el reporte con las cifras financieras consolidadas del grupo económico o empresarial:
Este reporte, que también deberá acompañarse de 4 documentos especiales en PDF (“Certificación de estados financieros consolidados”, “Notas a los estados financieros consolidados”, “Informe especial del artículo 29 de la Ley 229 de 1995” y “Dictamen de revisor fiscal”), se deberá entregar a más tardar en mayo 31 de 2023 (sin importar el NIT del reportante) a través de la plataforma Sirfin (ver el capítulo I, numeral 2.2 de la Circular 100-000012 de noviembre de 2022).
De igual forma, si alguna entidad reportante (sea vigilada, controlada o inspeccionada, sin importar si pertenece al grupo 1, o 2, o 3 de la convergencia) se encuentra en procesos de reestructuración empresarial (Ley 550 de 1999), o de reorganización empresarial (Ley 1116 de 2006 y decretos ley 560 de abril de 2020 y 772 de junio de 2020), la circular les recuerda (en el capítulo I, numeral 3) que aparte de entregar los informes con las cifras anuales del 2022 utilizando las opciones del software XBRL Express antes mencionadas, también deben cumplir con entregar los otros reportes trimestrales que se les exigieron con las Circulares 100-000003 de mayo de 2022 y 100-000005 de agosto de 2016.
De acuerdo con el capítulo I, numeral 5, de la Circular 100-000012 de noviembre de 2022, las sociedades en condición de vigiladas o controladas, que pertenezcan a los grupos 1 o 2 o 3 de la convergencia, pero que a diciembre 31 de 2022 se encuentran en procesos de liquidación voluntaria, no elaborarían ninguno de los reportes antes mencionados y en su lugar deberán tomar en cuenta las instrucciones de la Circular 100-000006 de noviembre 9 de 2018, en la cual se indica lo siguiente:
a. Si el proceso de liquidación lo habían iniciado antes el 31 de diciembre de 2017, utilizarán la opción “16” del software Storm User, generando de esa forma archivos de extensión .str, los cuales se entregan en otra zona especial del portal de la Supersociedades habilitada para recibir dichos archivos. Además, los 2 documentos adicionales en PDF que se les solicitan (“Certificación de estados financieros” y “Notas a los estados financieros”) también se entregarían en otra zona especial del portal de la Supersociedades. El plazo para entregar sus informes y reportes sería a más tardar el 30 de mayo de 2023 sin importar el número del NIT.
b. Si el proceso de liquidación voluntaria lo iniciaron a partir de enero 1 de 2018, utilizarán la opción “04-10-20 Entidades que no cumplen la hipótesis de negocio en marcha (HNM)-inventario patrimonio liquidable”, del software XBRL Express, diligenciando la información en pesos. De esa forma se generará un archivo con extensión .xbrl, el cual se debe entregar a través de la plataforma Sirfin. En esa misma plataforma también se deberán entregar los mismos 2 documentos adicionales en PDF que ya mencionamos en el punto “a” anterior. El plazo para hacerlo será igualmente el 30 de mayo de 2023.
Al igual que lo sucedido con los reportes del año 2021, la nueva Circular 100-000012 de noviembre de 2022 no menciona ninguna fecha en especial a partir de la cual la Supersociedades permitiría que todos los interesados puedan consultar las cifras que terminen siendo entregadas por los reportantes (nota: la información del 2021 solo se pudo conocer a partir de julio de 2022).
Al respecto, es importante destacar que cuando se publicaron por ejemplo las cifras de los estados financieros del año 2019, la Supersociedades destacó a las sociedades “más grandes” solo por causa del volumen de los ingresos brutos de sus actividades ordinarias, pero sin importar que 39 de ellas figuraban con patrimonios negativos.
En el capítulo II, numeral 1, de la Circular 100-000012 de noviembre de 2022, se indicó que solamente las sociedades vigiladas o controladas, que pertenezcan a los grupos 1 o 2 de la convergencia y que se encuentren en condiciones normales de operación, quedarán también obligadas a entregar, entre el 16 y el 30 de mayo de 2023, el informe de prácticas empresariales por el año 2022, el cual es un cuestionario que se elabora en línea usando la opción 42 del aplicativo web Storm User ubicado en la página de la Supersociedades.
La responsabilidad de la elaboración del informe de prácticas empresariales solo corre por cuenta de aquellos que, a la fecha de entrega de este, tengan la condición de administradores de la respectiva sociedad (representante legal y juntas directivas). Además, si durante el año la sociedad tuvo más de un corte financiero, el informe en todo caso se hará como un solo reporte por lo sucedido durante todo el año 2021.
Adicionalmente, es importante destacar que esta vez la Supersociedades no incluyó en su Circular ninguna exigencia sobre los reportes de “Programas de transparencia y ética empresarial”, el cual en años pasados se exigía a las sociedades a las cuales les aplicaran los criterios de la Resolución 100-006261 de octubre de 2020 (sociedades vigiladas que hayan hecho operaciones con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes y hayan obtenido ingresos o tengan activos totales iguales o superiores a 40.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes. Este reporte se hacía por la opción 52 del software Storm User.
Tampoco se hizo exigencia del reporte de “Prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo”, el cual se exigía a las sociedades a las cuales les aplicaba el capítulo X de la anterior Circular Básica Jurídica de noviembre de 2017 de la Supersociedades (sociedades dedicadas a algunas actividades económicas especiales como el inmobiliario, explotación de minas, etc., y que obtienen ingresos brutos anuales elevados). Al respecto debe recordarse que en julio 12 de 2022 la Supersociedades expidió una nueva Circular Básica Jurídica 100-000008 que reemplazó a su anterior circular del 2017.
Por último, en el texto de la Circular 100-000012 de noviembre de 2022 tampoco se volvió a solicitar el reporte “58-Oficiales de cumplimiento”, el cual se solicitó por primera vez en los reportes del año 2021 (ver Circular 100-0000016 de noviembre de 2021), el cual se elaboraba con el software Storm User y se entregaba dentro de los 15 días hábiles siguientes al nombramiento que las entidades realizaran de su respectivo “Oficial de cumplimiento” en los términos del capítulo X de la anterior Circular Básica Jurídica del año 2017.
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