Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Por lo general, el sistema de inventarios periódico o juego de inventarios es el más adecuado para empresas como supermercados, droguerías o ferreterías, debido a su gran tamaño para la venta de productos de bajo costo.
El control de los inventarios es una de las labores más importantes al interior de las organizaciones, sobre todo en las comercializadoras o manufactureras, pues estos son la base fundamental de sus ingresos.
El juego de inventarios es uno de los mecanismos para el control del tales activos; las organizaciones que recurren a la implementación de este tipo de sistema llevan control de sus ventas y programan un corte periódico para determinar el costo de las ventas mediante un proceso de conteo físico de inventario final de mercancías. Esto suele ser necesario en entidades como supermercados, tiendas o ferreterías, donde el control de cada elemento de pequeño tamaño y valor se vuelve muy dispendioso.
Ahora bien, para determinar el costo de ventas en este tipo de empresas mediante el citado sistema, es necesario conocer los siguientes datos:
El control de los inventarios en las empresas no debe limitarse a la labor mecánica de conteo de unidades y liquidación de datos mediante el sistema de inventario periódico mencionado en este caso. Una entidad organizada debe extender sus actividades de control a todo el proceso asociado con tales inventarios, es decir, desde el momento en que se realiza el pedido de insumos o mercancías hasta la venta del producto final.
En dicho lapso, los inventarios han atravesado las fases de compras, recepción, almacenamiento y entrega, en las cuales la información debe fluir entre 5 departamentos como mínimo:
| Departamento | Función | Aporte al proceso de costeo |
| Compras | Proporcionar los insumos adecuados y necesarios para el proceso de producción. Es responsable de tramitar las solicitudes a proveedores en la cantidad necesaria, calidad indicada, tiempo de entrega establecido y, además, debe procurar que el costo asociado se disminuya al máximo.
Su labor es fundamental, pues cualquier falla puede generar interrupciones en el proceso de producción. |
Indica el precio de los inventarios en el momento de su incorporación al proceso productivo. |
| Ventas | Analiza las posibilidades del producto definitivo en un mercado focal y calcula las cantidades requeridas en relación con la demanda estimada. | Fija el precio de venta comercialmente válido y lo discute con el departamento financiero para establecer el precio final. |
| Producción | Este departamento planifica, presupuesta y ejecuta la producción del bien o servicio.
Determina los materiales y la cantidad en que deben ser adquiridos, además de cómo se transformarán. |
Proporciona datos sobre tiempos de transformación, nivel de utilización de planta, aprovechamiento de insumos, etc., los cuales son claves para un costeo integral. |
| Control de calidad | Inspecciona el cumplimiento de los lineamientos establecidos para las demás áreas. | Garantiza la calidad del producto definitivo para su efectiva puesta en venta en el mercado focal. |
| Costos | Calcula de manera real y anticipada el costo de cada uno de los procesos que conforman la actividad diaria de la compañía. | Puede decantar datos como:
– Costo total de producción. – Costo individual de cada producto. – Indicadores de rentabilidad. |
Un ejemplo básico del tema (sin incluir impuestos y otros costos relacionados a la adquisición) podría ser: el supermercado Casita SAS maneja un sistema de inventario periódico con conteos anuales. El 15 de enero de 2016 adquirió un container de una nueva marca de jabones para ropa por valor de $90.000.000 a crédito y el 17 de febrero debió realizar una devolución por $10.000.000.
Las operaciones fueron reconocidas de la siguiente manera en la contabilidad de dicha empresa:
Reconocimiento inicial:
| Fecha | Cuenta | Descripción | Débito | Crédito |
| Enero 15 de 2016 | 6205 | Compra de mercancías | $90.000.000 | |
| 2205 | Proveedores | $90.000.000 |
Devolución:
| Fecha | Cuenta | Descripción | Débito | Crédito |
| Febrero 17 de 2016 | 2205 | Proveedores | $10.000.000
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| 6225 | Devolución en compras | $10.000.000
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Al cierre del 31 de diciembre de 2016, la organización necesitará preparar sus estados financieros y, por tanto, debe calcular el costo de ventas de este producto. Para tal fin se encuentra obligada a realizar un conteo de unidades disponibles, el cual arroja mercancías en existencia por valor de $5.000.000. Según lo anterior, el cálculo a realizar sería:
| Inventario inicial (enero 1 de 2016) | – | |
| (+) | Compras | 90.000.000 |
| (-) | Devoluciones | 10.000.000 |
| (=) | Mercancía disponible para la venta | 80.000.000 |
| (-) | Inventario final de mercancías (diciembre 31 de 2016) | 5.000.000 |
| (=) | Costo de ventas | 75.000.000 |
Mediante este sencillo cálculo, el supermercado Casita confirma que fueron retiradas existencias por valor de $75.000.000 durante el periodo 2016. Así pues, al efectuar el cruce frente a las unidades facturadas, la entidad podrá determinar cuántas se extraviaron o dañaron y procederá a darles de baja en sus estados financieros.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
