La nueva Resolución 000165 de 2023 introdujo novedades al sistema de facturación electrónica y documentos equivalentes.
A partir de mayo de 2024 deberán convertirse los actuales documentos equivalentes que se expiden en papel a nuevos documentos equivalentes electrónicos.
Más novedades aquí.
En el siguiente video te presentamos a grandes rasgos cómo ingresar y navegar por nuestro especial Facturación electrónica y documentos equivalentes: novedades de la Resolución 000165 de 2023:
Descarga este informe especial para escalar tu conocimiento sobre este importante tema.
El 1 de noviembre de 2023, la Dian expidió la Resolución 000165, compuesta por 70 artículos distribuidos en 62 páginas, acompañados de dos “anexos técnicos” que suman 2.126 páginas. Esta nueva resolución regula nuevamente todos los procesos relacionados con la generación, transmisión, validación, expedición, recepción de las facturas de venta y los documentos equivalentes a factura de venta.
Esta resolución derogó la anterior Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, la cual ya había sido modificada varias veces, especialmente con la Resolución 000012 de febrero de 2021.
La necesidad de expedir una nueva resolución para volver a regular este tema radica en que el artículo 14 de la Ley 2155, promulgada el 14 de septiembre de 2021, había introducido en su momento varias modificaciones importantes al artículo 616-1 del ET, norma superior que regula los “sistemas de facturación electrónica” que deben operar en Colombia. Dichas modificaciones fueron posteriormente reglamentadas y de forma parcial mediante las siguientes normas:
Además, con la inclusión del artículo 54 de la Ley 2277 de 2022 se incorporaron al Estatuto Tributario los nuevos artículos 513-1 a 513-13. Estos establecieron impuestos sobre la gran mayoría de bebidas azucaradas y alimentos ultraprocesados (los cuales comenzaron a aplicarse a partir del 1 de noviembre de 2023). Asimismo, se dispuso que estos impuestos debían ser discriminados en el cuerpo de las facturas de venta o documentos equivalentes a factura.
De igual forma, en el texto del numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016, antes y después de ser modificado con el Decreto 442 de marzo 29 de 2023, se contemplaba la posibilidad de que la Dian empezara a solicitar que los 12 “documentos equivalentes a factura” mencionados en dicha norma (tales como el tiquete POS, o las boletas de entradas a cine, o las boletas de entradas a espectáculos públicos, o los peajes, etc.) se convirtieran en “documentos equivalentes electrónicos” (es decir, documentos cuya información también se tendría que empezar a transmitir electrónicamente a la Dian) y eso es justamente lo que ahora la Dian decidió empezar a exigir con la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023.
A continuación el Dr. Diego Guevara te explica ¿Por qué se necesitó expedir la nueva Resolución DIAN 165 de noviembre 1 de 2023 reemplazando a la Resolución 042 de mayo de 2020 y volviendo a reglamentar los temas relacionados con facturación y documentos equivalentes a facturación?
Considerando todo lo expuesto anteriormente, a continuación, destacamos las más importantes novedades en el sistema de facturación electrónica que se introdujeron con la nueva Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023. Para ello, contrastamos las disposiciones de esta nueva normativa con la establecida en la anterior Resolución 000042 de mayo 5 de 2020.
En los numerales 13 a 15, 18, 22, 24 y 26 del artículo 1 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023 (artículo que comprende las definiciones de las 27 expresiones técnicas más relevantes dentro del texto de la norma) se han introducido nuevas definiciones para las expresiones:
Asimismo, se eliminaron otras definiciones que estaban presentes en el artículo 1 de la anterior Resolución 000042 de mayo de 2020, como:
A continuación el Dr. Diego Guevara te lo explica:
En el artículo 2 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023, esta vez se destaca que el sistema de facturación electrónica administrado por la Dian no solo involucra a las Facturas de venta y a los documentos equivalentes, sino que adicionalmente involucrará a los documentos electrónicos que sean determinados por la Dian.
En el artículo 3 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 esta vez se incluyó un nuevo inciso para definir que la factura de venta que se expida en papel tendrá validez solo en los casos en que el facturador electrónico enfrente inconvenientes tecnológicos, o cuando los inscritos en el Simple (que no habían pertenecido antes a otro régimen y no estaban obligados a facturar) se acojan a lo indicado en el parágrafo del artículo 915 del ET, norma que les da hasta dos meses después de su inscripción en el régimen simple para que empiecen a facturar electrónicamente.
Aquí te lo explicamos:
En el artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023, y para guardar armonía con lo dispuesto en la nueva versión del artículo 1.6.1.4.3 del DUT 1625 de 2016, luego de ser modificado con el artículo 2 del Decreto 442 de marzo de 2023, esta vez se indica expresamente que entre los no obligados a facturar también se incluirán a las juntas de acción comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en IVA.
A continuación, el Dr. Diego Guevara te explica ¿Cuáles son las personas naturales y jurídicas que actualmente no están obligadas a expedir factura de venta ni documentos equivalentes a factura de venta?
En el texto del artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023, el cual contiene los requisitos que debe cumplir la factura electrónica de venta, esta vez se detectan las siguientes novedades:
A continuación, te contamos los detalles:
En el texto del artículo 12 de la Resolución 000165 de 2023, el cual contiene los requisitos que debe cumplir la factura de venta en papel o por computador (la cual se expide en los días de contingencia del facturador electrónico, o también durante los primeros 2 meses siguientes a la inscripción en el RUT de quienes optan por el régimen simple) esta vez se detectan las siguientes novedades:
En el texto del artículo 13 de la Resolución 000165 de 2023 se incluyó el texto que antes se ubicaba en el artículo 17 de la Resolución 000042 de 2020, sin embargo, la novedad radica en la indicación de que todos aquellos designados como agentes de retención de IVA en los numerales 1 hasta 9 del artículo 437-2 del ET deben especificar esta calidad dentro del cuerpo de las facturas electrónicas, o de papel, o en los documentos equivalentes.
Esta obligación, anteriormente limitada a los numerales 1, 2 y 7 del artículo 437-2, también se extiende a la emisión de notas débito o crédito que afecten a las facturas electrónicas (consultar el parágrafo 2 del artículo 36 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 y comparar con el parágrafo 2 del artículo 30 de la Resolución 000042 de mayo de 2020).
Además, se entiende que esta nueva exigencia empieza a aplicar de forma inmediata, (Ver artículos 68 a 70 de la Resolución 000165 de 2023).
Aquí el Dr. Diego Guevara te detallar acerca de ¿Cuál es la nueva instrucción del artículo 13 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 sobre los tipos de facturadores que deben incluir en el cuerpo de la factura de venta o los documentos equivalentes a factura su calidad de “agente de retención del IVA”?
El artículo 15 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 aborda los 12 documentos equivalentes a factura actualmente autorizados (como tiquetes POS, extractos bancarios, peajes, boletas de transporte aéreo o terrestre, boletas de cine, entre otros), sin embargo, se observa un cambio significativo en la presentación.
A diferencia del artículo 13 de la anterior Resolución 000042 de 2020, no se detalla cada tipo individualmente. En su lugar, se establece que estos documentos equivalentes serán aquellos expresamente mencionados en el artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016, el cual fue modificado por el artículo 5 del Decreto 442 de marzo de 2023.
Al respecto, es necesario destacar que en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del ET se indica que solo el tiquete POS es el que no puede ser utilizado por el comprador como soporte de sus costos y gastos que pretenda deducir en sus declaraciones de renta (o como soporte del IVA que pretenda tomarse como descontable) y que, por tanto, el comprador que así lo necesite deberá pedir al vendedor que le cambie el tiquete POS por una factura electrónica de venta.
En consecuencia, los otros 11 documentos equivalentes que se mencionan en el artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016 sí sirven como soporte deducible de costos y gastos, o como soporte del IVA descontable, y sin necesidad de pedirle al vendedor que cambie dichos documentos equivalentes por una factura electrónica de venta.
Sin embargo, para dar aplicación a lo dispuesto en el numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016, la Dian dispuso, a través de los artículos 16 a 24, 60 a 62 y 68 a 70 de la Resolución 000165 de 2023, los siguientes cambios:
En todo caso, mientras llegan las fechas antes comentadas, es necesario que en el documento equivalente que se siga expidiendo en papel se empiece a cumplir desde noviembre 1 de 2023 la tarea de incluir y discriminar, cuando aplique, los nuevos “impuestos saludables” creados con el artículo 54 de la ley 2277 de 2022 (ver el artículo 62 de la Resolución 000165 de 2023).
Al respecto, si se mira por ejemplo los nuevos requisitos especiales que se pedirán a quienes expidan un “documento equivalente electrónico” por el cobro de un “peaje”, esta vez dicho documento deberá incluir los datos sobre la “categoría a la cual pertenece el vehículo”.
A continuación, los detalles:
En el texto del artículo 25 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 se deja en claro que las facturas por servicios públicos domiciliarios sí podrán seguir siendo utilizadas, ya sea por el “suscriptor” o por el “usuario” del inmueble para soportar los costos y gastos que pretendan tomarse como deducibles, o para soportar el IVA que pretendan tomarse como descontable en las declaraciones del IVA.
Dicha aclaración era muy necesaria, pues, como lo destacamos en un editorial anterior de abril de 2023, sucede que el Decreto 442 de marzo 29 de 2023 terminó eliminando del DUT 1625 de 2016 la norma que en el pasado había creado con el artículo 4 del Decreto 3050 de 1997, pero que luego fue retomada con el Decreto 358 de marzo de 2020 que figuraba en lo que era el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.8 del DUT 1625 de 2016, el cual establecía que los arrendatarios de los inmuebles sí podían deducir el costo o gasto por servicios públicos domiciliarios sin importar que la factura siguiera llegando a nombre del arrendador (disposición que en el pasado también se repetía en el artículo 14 de la Resolución 0042 de mayo de 2020).
Aquí te detallamos ¿Cuál es la instrucción que se incluyó en el art. 25 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 sobre la forma en que se podrán seguir deduciendo los valores por concepto de “servicios públicos domiciliarios”?
En el artículo 27 de la Resolución 000165 de 2023 se retoma lo que era el texto del artículo 16 de la Resolución 000042 de mayo de 2020. Este artículo regula la norma del artículo 771-2 del ET, que exige que los costos y gastos deducibles en el impuesto de renta, al igual que los valores por IVA considerados como descontables en las declaraciones de IVA, estén soportados en facturas de venta o en documentos equivalentes a factura de venta.
No obstante, esta vez se incorpora un nuevo inciso en donde se hace referencia a lo dispuesto en el artículo 616-1 del ET y la Resolución Dian 0085 de abril 8 de 2022 acerca de la necesidad adicional de enviar mensajes electrónicos especiales de aceptación al vendedor si este último expidió una “factura electrónica de venta” y la operación de venta de bienes o servicios se hizo a crédito.
Aquí el Dr. Diego Guevara te explica si ¿Se debe expedir una “factura electrónica de venta” o un “documento equivalente a factura de venta” cuando se hace una “solicitud de reembolso o reintegro de gastos”?
La Resolución 000165 de noviembre de 2023 excluye los contenidos de los antiguos artículos 19 y 20 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020. Estos artículos ofrecían directrices especiales para los días de “ventas sin IVA” de la Ley 2010 de 2019 y los calendarios transitorios aplicados a lo largo de 2020 para implementar las facturas electrónicas de venta.
Es destacable que el artículo 20 de la Resolución 0000042 de 2020 contenía un “calendario permanente” relacionado con la obligación de emitir facturas electrónicas de venta. Dicho calendario establecía que, al asumir por primera vez la responsabilidad de expedir facturas de venta (por ejemplo, al constituir una sociedad o al realizar la primera venta de bienes o servicios), se otorgaba hasta 2 meses para cumplir con los procesos de habilitación necesarios para convertirse en facturador electrónico. Durante este periodo, se permitía la emisión de facturas de venta en papel.
Por tanto, si dicho “calendario permanente” fue eliminado y ya no figura en el texto de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023, se diría que los contribuyentes ya no contarán con ese plazo especial de 2 meses y, por consiguiente, cuando surja por primera vez la obligación de empezar a facturar, siempre deberá realizarse de forma electrónica.
En el artículo 28 de la Resolución 000165 de 2023 se recopila la información que antes estaba contenida en el artículo 22 de la Resolución 000042 de mayo de 2020 relacionada con el proceso de “habilitación” que deben cumplir en el portal de la Dian quienes pretendan expedir las facturas electrónicas de venta o los documentos equivalentes electrónicos.
No obstante, se introducen dos nuevos párrafos que aclaran aspectos adicionales. En primer lugar, se establece que el software gratuito proporcionado por la Dian no puede ser empleado para obtener la habilitación necesaria para la emisión de “documentos equivalentes electrónicos”.
Segundo, se subraya que aquellos que utilicen los servicios de un “proveedor tecnológico autorizado” deberán repetir el proceso de habilitación en el caso de que su primer proveedor tecnológico desaparezca debido a una fusión o escisión con otro proveedor tecnológico.
Aquí los detalles:
En el artículo 30 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 se recopila la información que antes estaba contenida en el artículo 24 de la Resolución 0042 de mayo de 2020 relacionada con la instrucción de que las facturas electrónicas y las notas débito o crédito siempre estarán acompañadas de un código CUFE (código único de factura electrónica) o con código CUDE (código único de documento electrónico).
Sin embargo, esta vez se indica adicionalmente que el código CUDE también figurará en el cuerpo de los documentos equivalentes electrónicos y en sus respectivas notas de ajuste.
En el numeral 1.1.2 del artículo 37 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023 se indica que cuando el obligado a expedir una factura electrónica de venta llegue a tener un inconveniente tecnológico y, por tanto, se vea obligado a expedir transitoriamente las facturas en papel mencionadas en el artículo 12 de la misma resolución, en tal caso, dentro de las 48 horas siguientes a la superación del inconveniente tecnológico deberá transmitir a la Dian los datos de dichas facturas utilizando un documento que ahora se denominará “factura tipo 3”.
Anteriormente, según lo indicaba el literal “b” del numeral 1 del artículo 31 de la Resolución 0000042 de mayo de 2020, dicho documento se denominaba “documento electrónico de transmisión”.
Además, en el numeral 2.2 del mismo artículo 37 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023, esta vez se indica que quienes expidan “documentos equivalentes electrónicos” también contarán con solo 48 horas después de haber superado sus inconvenientes tecnológicos para transmitir a la Dian los datos de los documentos equivalentes que hayan elaborado de forma física.
En el artículo 38 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 se recopila la información que antes estaba contenida en el artículo 32 de la Resolución 0000042 de mayo de 2020, relacionado con la posibilidad que todos los obligados a facturar tienen de optar por el servicio gratuito de facturación electrónica de la Dian para elaborar las facturas electrónicas y sus notas débito o crédito.
No obstante, se introducen dos incisos adicionales que amplían el alcance de este servicio gratuito. Estos incisos especifican que tanto personas naturales como jurídicas que no tengan la obligación de facturar, pero requieran enviar a los vendedores mensajes electrónicos de aceptación y recepción de bienes y servicios, según lo establecido en el artículo 34 de la Resolución 000085 de abril de 2022, también pueden hacer uso de dicho servicio gratuito.
En esos mismos incisos también se indica que el servicio gratuito de facturación electrónica también podrá ser utilizado para la generación de los documentos de nómina electrónica (ver la Resolución 000013 de febrero de 2021) o el documento soporte en compras a los no obligados a facturar (ver la Resolución 000164 de diciembre de 2021).
A continuación, el Dr. Diego Guevara te explica ¿Cuáles son las novedades que se detectan en el artículo 38 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 sobre los nuevos usos que se le puede dar al “software de facturación gratuito de la DIAN”?
En el texto de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 ya no se incluye lo que fue el texto del artículo 36 de la Resolución 000042 de mayo de 2020, el cual definía las características básicas que debía cumplir el software con el cual se expidieran los tiquetes POS.
De todas formas, creemos que si los tiquetes POS sí se tendrán que seguir generando en papel al menos durante los días en que se presenten inconvenientes tecnológicos, en tal caso dicha norma se debería haber incluido también en el texto de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023.
En el artículo 43 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 se recopila la información que antes estaba contenida en el artículo 39 de la Resolución 0000042 de mayo de 2020, relacionado con la “numeración consecutiva autorizada” que se debe incluir en el cuerpo de las facturas electrónicas, o las facturas de venta en papel, o los tiquetes POS, o en el documento soporte por compras a los no obligados a facturar.
Como novedad, esta vez se incluyó un nuevo inciso en el cual se indica que “en ningún caso la factura podrá tener distinta numeración del estrictamente objeto de autorización, ni anteponer ceros cuando no hagan parte del rango autorizado”.
En el texto del artículo 53 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 se recopila la información que antes estaba contenida en el artículo 59 de la Resolución 000042 de mayo de 2020, relacionada con algunas obligaciones especiales que se les exige a los tipógrafos y/o litógrafos que presten el servicio de elaborar facturas de venta en papel que serán utilizadas por las empresas en los días de contingencias.
Sin embargo, esta vez ya no se hace referencia a que dichas obligaciones se encuentran contenidas en el artículo 1.6.1.4.19 del DUT 1625 de 2016, pues dicho artículo tiene un nuevo contenido diferente luego de haber sido modificado con el artículo 10 del Decreto 442 de marzo de 2023.
En consecuencia, la Dian tuvo que transcribir dentro del artículo 53 de la Resolución 000165 de 2023 el mismo texto que anteriormente se hallaba contenido en el artículo 1.6.1.4.19 del DUT 1625 de 2016 y que luego se repetía en el artículo 78 de la Resolución 000042 de mayo de 2020.
En el artículo 56 de la Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023 se consolida la información previamente contenida en el artículo 52 de la Resolución 0000042 de mayo de 2020, que abordaba los procesos de habilitación y renovación específicos que los interesados en ofrecer servicios como “proveedores tecnológicos autorizados” debían gestionar ante la Dian.
No obstante, en esta ocasión se introduce un nuevo parágrafo 2 con instrucciones sobre cómo proceder cuando un proveedor tecnológico transfiere a otro los contratos de prestación de servicios que ya mantenía con sus clientes.
En el texto de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 ya no se incluyen los textos que anteriormente se encontraban en los artículos 57 a 67 relacionados con la operación del Radian, el cual es el subsistema administrado por la Dian que controla el registro y negociación de las facturas electrónicas de venta por operaciones a crédito que se conviertan en títulos valores negociables.
Al respecto, debe recordarse que dicho tema se encuentra actualmente regulado con lo dispuesto en la Resolución 00085 de abril de 2022.
En el texto de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 ya no se incluyen los textos que anteriormente se encontraban en los artículos 74 a 77 relacionados con la forma de expedir factura electrónica por parte de los mandatarios en contratos de mandato, o por parte de los consorcios y uniones temporales, o por los exportadores, o por quienes operan dentro de zonas francas.
Tampoco se incluye lo que fue el texto del artículo 79 de la Resolución 00042 de mayo de 2020, relacionado con la advertencia sobre el cierre de los establecimientos de comercio a quienes incumplan los deberes de facturar, pues dicha norma era copiada de lo que aún se sigue leyendo en el texto del artículo 1.6.1.4.11 del DUT 1625 de 2016.
Los artículos 60 a 62 de la Resolución 000165 de 2023 indican que a partir de febrero 1 de 2024 (es decir, 3 meses después de haberse expedido la Resolución) las facturas electrónicas de venta deberán expedirse conforme al nuevo anexo técnico versión 1.9 que acompaña a la resolución.
En todo caso, en el artículo 62 se incluyó un parágrafo 2, en el cual se lee:
La discriminación de los impuestos a las bebidas ultraprocesadas azucaradas y el impuesto a los productos comestibles ultraprocesadas industrialmente y/o con alto contenido de azúcares añadidos, sodios o grasas saturadas, podrá discriminarse conforme lo señala el numeral 13.2.2. -Tributos del anexo factura electrónica de venta versión 1.8. de la Resolución 00012 de 2021, hasta el 30 de noviembre de 2023. A partir del primero (1) de diciembre de 2023 la discriminación de este impuesto se deberá realizar en los términos que contempla el anexo técnico de factura electrónica de venta versión 1.9.
Por último, de acuerdo con el artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023 modificado por la Resolución 000165 de 2023 para generar y trasmitir la validación del documento equivalente electrónico y las notas de ajuste, deben tenerse en cuenta las siguientes fechas:
|
Grupo 1 | Fecha para la implementación electrónica del documento | Calidad del contribuyente de renta y complementarios |
|---|---|---|
|
1 | 1 de mayo de 2024 | Grandes contribuyentes. |
|
2 | 1 de junio de 2024 | Declarantes del impuesto sobre la renta que no tengan la calidad de grandes contribuyentes. |
|
3 | 1 de julio de 2024 | No declarantes del impuesto de renta. |
| Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas. |
| Documento equivalente electrónico | Fecha máxima de implementación electrónica del documento |
|---|---|
| Servicios públicos domiciliarios | 1 de agosto de 2024 |
| El tiquete de transporte de pasajeros | 1 de agosto de 2024 |
| El extracto | 1 de agosto de 2024 |
| El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros | 1 de septiembre de 2024 |
| La boleta, fracción, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados. | 1 de septiembre de 2024 |
| El documento en juegos localizados | 1 de septiembre de 2024 |
|
El documento expedido para cobro de peajes | 1 de octubre de 2024 |
| El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de valores. | 1 de octubre de 2024 |
| El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities. | 1 de octubre de 2024 |
| La boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas y otros espectáculos públicos. | 1 de noviembre de 2024 |
| La boleta de ingreso a cine | 1 de noviembre de 2024 |
Encuentra la normativa sobre facturación electrónica, las novedades, plazos que no debes perder de vista, entre otros aspectos de interés en nuestra Ruta de Actualización: ABC de la facturación electrónica: normativa, obligados, plazos y más
Descarga este informe especial para escalar tu conocimiento sobre este importante tema.
A continuación el Dr. Guevara te explica ¿Cuál es el nuevo calendario para la puesta en marcha de los documentos equivalentes electrónicos?
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
