Concepto 090 de 12-06-2007

Responsabilidad en firmas de balances

CTCP 090 / 2007
12-06-2007

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA TEXTUAL 1

“¿de la manera mas respetuosa solicito se sirvan emitir concepto y posibles soluciones al siguiente caso.

La contadora de una empresa le fue terminado su contrato laboral hasta el 01 de diciembre de 2006. Fue requerida por la empresa para que entregara formalmente el cargo a su predecesor, llamado que acepto el 15 de Dic-2006; y hasta la fecha se encuentra capacitando y entregando el cargo. Pero se niega a firmar el balance del año 2006, aduciendo que ella trabajo hasta el 01 de dic-2006, que por lo tanto no tiene compromiso de firmarlos.

resulta que ella ha estado pendiente de los resultados contables de este mes de diciembre. El revisor fiscal de la empresa aduce que él no puede firmar  el balance porque no esta respaldado por la firma de la contadora .

la contadora entrante manifiesta que ella no puede dar fe de los estados del año 2006 porque solo estuvo empalmando 15 dias  de diciembre.

que procedimiento debo seguir para que la contadora saliente firme los estados del 2006?

que compromiso moral, legal y jurídico existe para que esta persona firme el ejercicio del 2006?

la empresa le esta cancelando a la contadora saliente por prestación de servicios el tiempo que dure la entrega y la capacitación a su predecesor (sic)

puedo retener este pago de enero como mecanismo de presion o existe otro legal?”

RESPUESTA:

Con respecto al interrogante planteado por el consultante, sobre la responsabilidad del contador saliente para firmar estados financieros con corte a 31 de diciembre,   fecha posterior a su retiro de  la empresa, es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Acudimos en primer término al Decreto Reglamentario 2649 de 1993, por medio del cual se reglamentan las normas del Código de Comercio en materia de contabilidad  y se fijan los principios y normas contables generalmente aceptados en Colombia, que  en el Art.19, establece:

“Art.19.- Importancia. Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente , son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico…..   ”

Tal como lo contempla el Art. antes citado, la responsabilidad en la preparación y presentación de los estados financieros corresponde a los administración del ente; por lo tanto, cuando ella  toma la decisión de terminar el contrato laboral del  contador, en fecha anterior  a la finalización del ciclo contable; es precisamente la misma administración quien tiene la responsabilidad de prever las consecuencias que   se derivan de tal decisión.

En el caso consultado, la contadora saliente deja de tener vinculo  laboral con la empresa a partir del día que le fue terminado su contrato; motivo por el cual  cesan   sus obligaciones laborales, quedando circunscrita su responsabilidad solo al tiempo de vigencia de  su contrato como contadora.

No obstante lo anterior, para el caso que nos ocupa, considera el Consejo que la citada profesional debe presentar estados financieros al mes de  Noviembre de 2006, atendiendo lo dispuesto en el articulo 26 del decreto 2649 de 1993, sobre el particular, norma que establece:

“ART.26.- Estados financieros de períodos intermedios . Son estados financieros de períodos intermedios los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso del período para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del ente económico o de  las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos.

Al preparar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen métodos alternos, se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar estados financieros al cierre del ejercicio.”

Se entiende entonces que la firma de los estados financieros a la  fecha  del cierre del ejercicio contable anual, esta dentro de las responsabilidades que le competen al nuevo contador, por ser quien esta  ejerciendo como  contador titular. Es claro que su responsabilidad también está delimitada al tiempo de su desempeño efectivo en la empresa, circunstancia que debe expresar a la firma de los estados financieros.

Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 43 de 1990, reglamentaria de la profesión del Contador Público, que en su artículo 7°, establece las normas relativas a la rendición de informes de los estados financieros, así:

“ Artículo 7°: De las normas de auditoría generalmente aceptadas .

3. Normas relativas a la rendición de informes :

1. Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos Estados Financieros.

2. El informe debe contener indicación sobre si los Estados Financieros están presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

3. El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el período corriente en relación con el período anterior.

4. Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cual de tales informaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto.

5. Cuando un contador público considere no estar en condiciones de expresar un dictamen sobre los estados financieros tomados en conjunto deberá manifestarlo explícita y claramente”.

Con relación a la pregunta sobre la viabilidad de practicar retención del pago del mes de  enero, a la contadora saliente como mecanismo de presión para que firme los estados financieros del año anterior; nos permitimos manifestar que  el Consejo Técnico de la Contaduría Pública no es el organismo competente para dar respuesta sobre esta situación, por cuanto de acuerdo con las disposiciones de la Ley 43 de 1990, a este organismo le corresponde la orientación técnica- científica de la profesión contable y la investigación de los principios de contabilidad y normas de auditoría  de aceptación general en el país. Por lo tanto recomendamos al consultante dirigirse  a las autoridades competentes en la  justicia ordinaria, a quienes les corresponde pronunciarse respecto de controversias en materia contractual.  

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 12 de junio de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.    

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente

MVAV/mfs