La gestión adecuada de la nómina de diciembre es crucial para evitar errores que puedan derivar en sanciones legales, conflictos laborales o sobrecostos inesperados; durante diciembre las empresas enfrentan desafíos específicos relacionados con la contratación temporal, los pagos de primas y la afiliación a la seguridad social.
En esta conferencia, Luis Miguel Merino Jaramillo, abogado con especialización en Derecho Laboral y Relaciones Industriales, analiza los errores frecuentes que se deben evitar en la nómina de fin de año.
Encuentra aquí los detalles:
Un acuerdo verbal, aunque informal, puede ser interpretado como un contrato a término indefinido según el Código Sustantivo del Trabajo, lo que implica obligaciones como afiliaciones a seguridad social, pago de prestaciones sociales y, en caso de terminación, indemnizaciones.
Muchos empresarios optan por acuerdos verbales para atender las demandas de la temporada, desconociendo el manejo idóneo de la contratación en Colombia.
Recomendaciones para evitar errores:
El uso inadecuado de los contratos por obra o labor es una práctica común que puede generar conflictos legales debido a la falta de claridad en la definición de las actividades y la duración de la labor.
Por tanto, resulta fundamental especificar detalladamente en el contrato las tareas a realizar, así como establecer con precisión la fecha de inicio y finalización, asegurándose además de que el documento quede por escrito para evitar malentendidos y proteger tanto al empleador como al trabajador de posibles reclamaciones futuras.
Aprende aquí cómo gestionar eficientemente los contratos por obra o labor:
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El desconocimiento de las normativas relacionadas con los contratos a término fijo puede ocasionar errores significativos, como no realizar el preaviso con 30 días de anticipación para la terminación de un contrato cuya duración sea superior a un mes, lo que genera prórrogas automáticas que conllevan obligaciones adicionales para las partes involucradas.
Es fundamental tener presente que este tipo de contratos deben formalizarse por escrito; de no hacerlo, se presume que son a término indefinido, lo cual puede implicar consecuencias legales y laborales importantes.
Aspectos clave del contrato a término fijo:
Un error común es no afiliar a los trabajadores por días al sistema de seguridad social bajo la errónea creencia de que esto podría afectar su acceso al régimen subsidiado en salud, cuando en realidad la normativa vigente permite y obliga a realizar dichas afiliaciones garantizando el pago proporcional de pensión, ARL y caja de compensación.
Además, el acceso al régimen subsidiado no se ve afectado, ya que no existe incompatibilidad entre ambos sistemas, de modo que ignorar esta obligación puede derivar en sanciones impuestas por la UGPP o por las entidades de seguridad social competentes.
¿Qué hacer? Aplicar el Decreto 2616 de 2013, que permite afiliar a trabajadores por días al sistema de seguridad social sin necesidad de retirarlos del régimen subsidiado en salud. Así es posible garantizar la protección del empleado y evitar sanciones.
Infórmate sobre los aportes a seguridad social en el trabajo por días:
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En diciembre las largas jornadas laborales son comunes. Sin embargo, exceder las 46 horas semanales sin permiso del Ministerio del Trabajo puede acarrear sanciones. Es común que las empresas no gestionen adecuadamente las horas extra, estas solo pueden extenderse hasta dos horas diarias con autorización y deben pagarse con los recargos correspondientes.
Es importante planificar las jornadas con antelación y respetar los límites legales. En caso de requerirlo, se deben solicitar los permisos necesarios para horarios extendidos y asegurarse de registrar correctamente los recargos en la nómina.
La prima de servicios debe pagarse en dos momentos del año, siendo el último plazo el 20 de diciembre para el segundo semestre. No realizar este pago a tiempo o calcularlo de forma incorrecta genera intereses de mora y conflictos legales.
La prima debe calcularse con base en los días trabajados y el salario devengado sumando el auxilio de transporte si aplica. Es crucial incluir este pago en la nómina electrónica para evitar sanciones fiscales.
Los pagos por mera liberalidad del empleador, como bonificaciones o gratificaciones, deben manejarse cuidadosamente para no exceder el límite del 40 % de los pagos no salariales sobre el total de la remuneración mensual.
Superar este límite implica que el exceso se considere salario afectando la base de cotización a seguridad social y generando costos adicionales para el empleador. Se recomienda documentar de forma clara estos pagos como no salariales y verificar que no superen el límite establecido por la Ley 1393 de 2010.
La clave para evitar estos errores radica en la planificación adecuada y en el cumplimiento estricto de la normatividad laboral. Es esencial contar con contratos claros y escritos, cumplir con los pagos en los plazos establecidos y gestionar la nómina de manera responsable.
De esta forma las empresas pueden evitar sanciones, conflictos legales y costos adicionales, asegurando un cierre de año exitoso y conforme con la ley
A continuación, se presentan las recomendaciones y sugerencias clave que buscan optimizar la gestión de la nómina en esta temporada del año:
| Recomendación | Detalles concretos |
| Formalizar contratos | Evitar contratos verbales para prevenir obligaciones legales imprevistas; usar siempre contratos escritos. |
| Usar contratos por obra o labor | Definir inicio, fin y actividades específicas. Redactarlos por escrito para mayor seguridad. |
| Respetar contratos a término fijo | Incluir preavisos para evitar renovaciones automáticas o indemnizaciones innecesarias. |
| Afiliar a seguridad social | Obligatorio para trabajadores por días; no afecta su acceso al régimen subsidiado. |
| Cumplir con pago de cesantías | Consignarlas en fondos, incluso para contratos temporales que crucen años calendario. |
| Pagar prima antes del 20 de diciembre | Cumplir fechas y deducir proporciones solo si hay autorización del trabajador. |
| Gestionar horas extras adecuadamente | No exceder límites legales y calcular correctamente recargos nocturnos y dominicales. |
| Controlar pagos no salariales | No exceder el 40 % de la remuneración total para evitar ajustes en seguridad social. |
Luis Miguel Merino Jaramillo
Es abogado con especialización en Derecho Laboral y Relaciones Industriales. Con amplia experiencia en derecho laboral individual y colectivo, seguridad social, procesos ante la UGPP, derecho migratorio, derecho de seguros, específicamente en el área del litigio y asesoría al sector privado. Conferencista en asuntos de la UGPP y derecho laboral individual.
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Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
