Actualizado: 2 febrero, 2017 (hace 7 años)
Complementando a la documentación de revisoría fiscal, revisemos cuáles son los principales archivos y evidencias de su trabajo que debe utilizar, generalmente, un revisor fiscal.
Archivos de propiedad de la empresa
Son archivos (físicos y virtuales) que pertenecen exclusivamente al ente económico en el cual se desempeña como revisor fiscal y que él debe verificar y consultar en el ejercicio de sus funciones, tales como:
- Escrituras o documentos de constitución (según el caso) con sus modificaciones.
- Registros en cámaras de comercio.
- Libros de actas, de accionistas o de socios y de contabilidad.
- Libros de registro de correspondencia enviada y recibida.
- Escrituras y otros documentos donde conste la propiedad de bienes raíces, maquinaria, equipos, intangibles y otros derechos.
- Normas y manuales de control interno y de procedimientos operacionales.
- Contratos con terceros para construcción de edificios, fabricación y suministro de maquinaria, equipo y otros bienes.
- Documentación de licitaciones públicas y privadas.
- Contratos laborales y de prestación de servicios personales, con la documentación necesaria sobre afiliaciones al sistema de seguridad social.
- Convención colectiva de trabajo y convenios laborales.
- Contratos o acuerdos de colaboración empresarial, tales como: Cuentas en participación, uniones temporales y consorcios.
- Pólizas de seguros y de mantenimiento.
- Reglamentos internos de trabajo, salud ocupacional, seguridad industrial, concesión de créditos a clientes y otros similares.
- Contratos y convenios con proveedores de servicios diversos (aseo, vigilancia, procesamiento de información, mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipo, etc.).
- RUT de todos los contratistas y proveedores de bienes y servicios.
- Contratos y convenios de suministros con clientes.
- Documentos en los que conste la apertura y existencia de cuentas bancarias, CDT, contratos de fiducia y firmas autorizadas y sellos para retiros del efectivo en cuentas bancarias y retiros y transferencias de inversiones en CDT y contratos de fiducia.
- Extractos bancarios, conciliaciones, notas debito y créditos expedidas por los bancos y correspondencia relacionada con su manejo.
- Comprobantes de ingresos y de egresos, junto con facturas y documentos equivalentes (cuando sea del caso) por compras y ventas.
- Comprobantes de entradas y salida de inventarios de mercancías, materias primas, materiales y suministros, productos terminados y otros activos físicos corrientes.
- Licencias y declaraciones de importaciones y exportaciones.
- Letras de cambio, pagarés, hipotecas y otros documentos de respaldo de derechos a cobrarles a terceros.
- Nóminas y planillas de pago de aportes a seguridad social y parafiscales.
- Estados financieros certificados, con sus notas y revelaciones que ordenan los marcos técnicos normativos de información financiera.
- Declaraciones tributarias con todos los soportes necesarios, información exógena para DIAN y secretarías de hacienda distritales y municipales (cuando la empresa esté obligada a presentarla).
- Videos, fotos y grabaciones de audio diversas que puedan ser útiles para tener evidencias válidas y suficientes.
Archivos permanentes de propiedad del revisor fiscal
- Fotocopias o copias virtuales de escritura o documento de constitución, con sus modificaciones.
- Fotocopias o copias vituales de los contratos más importante con constructores de sus edificaciones y fabricantes de maquinaria, equipos y otros bienes.
- Fotocopias o copias virtuales de estados financieros, balances de comprobación, notas y revelaciones sobre ellos y declaraciones tributarias.
- Fotocopias o copias virtuales de algunos documentos que el revisor fiscal considere de alta importancia.
- Cronograma de planeación del trabajo del revisor fiscal y sus colaboradores.
- Programa de trabajo de revisoría fiscal y descripción de procedimientos a aplicar.
- Hojas electrónicas y otros documentos (físicos y virtuales) en los que consten las aplicaciones mensuales, ocasionales y de cierre de año de los procedimientos indispensables para obtener evidencia válida y suficiente, entre ellos:
a. Evaluación preliminar y siguientes del control interno.
b. Pruebas mensuales de cumplimiento de ingresos y egresos de efectivo disponible y de inventarios.
c. Pruebas de cumplimiento de contratos vigentes, con contratistas y con contratantes y de las garantías correspondientes.
d. Verificaciones de nómina, prestaciones sociales, aportes parafiscales y al sistema de seguridad social.
e. Verificaciones de declaraciones periódicas de IVA, ICA, impuesto al consumo y otros impuestos y contribuciones obligatorias.
f. Pruebas ocasionales de inventarios, mediante muestreo.
g. Conclusiones de la verificación de inventarios físicos de cierre de año.
h. Hojas de trabajo, de análisis y de resumen, de confirmaciones externas con clientes, proveedores y entidades financieras.
i. Conclusiones de las evidencias obtenidas al aplicar los procedimientos de revisoría fiscal.
j. Informes presentados –mensualmente por lo general- sobre evaluaciones del control interno y sobre irregularidades en las operaciones del ente económico.
k. Informes sobre riesgos de fraude.
l. Respuestas de la administración y la dirección de la empresa a los informes presentados por el revisor fiscal sobre deficiencias de control interno, riesgos de fraude, irregularidades en las operaciones e incorrecciones materiales en los estados financieros.
m. Documentos en los que conste el seguimiento hecho por la revisoría fiscal a las acciones tomadas por la administración y la dirección de la empresa frente a las irregularidades informadas y a las incorrecciones materiales en los estados financieros.
Los documentos aquí relacionados no son absolutamente todos los que necesita un revisor fiscal para soportar sus informes y su dictamen sobre estados financieros. Son únicamente los más comunes e indispensables. Puede haber más, dependiendo del tipo de empresa y de las condiciones de funcionamiento.
Autor:
C. P. Carlos Sastoque M.
carsastoque@yahoo.com
