Oficio 191 de 27-11-2006

Manejo de libros auxiliares en excel.

OFCTCP –191-2006
27-Noviembre -2006

Señor:
JESUS ORBES MOREANO
Manzana A casa 3 Barrio las Violetas II
Pasto Nariño

Ref.:  MANEJO DE LIBROS AUXILIARES EN EXCEL.

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y  trámites establecidos  previstos  en el artículo 23 de la  Resolución 002 de 2005 respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA  .

En una contabilidad manejada en forma manual, es posible llevar libros auxiliares en una hoja electrónica como Excel?

Viola esto algún principio de la información contable?

RESPUESTA

El artículo 49 del código de comercio estipula que:

Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los AUXILIARES necesarios para el completo entendimiento de aquellos. (Lo resaltado en negrilla es nuestro)

El artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 contempla:

Libros . Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice la autenticidad e integridad . Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua (…)

El inciso final del artículo 123 ibídem prevé que: “ los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado , así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.¨

Como se desprende de los párrafos anteriores, es necesario la utilización de libros auxiliares o de detalle en donde se pueda mostrar en forma desagregada la información que va a reflejarse en los libros comúnmente conocidos como “oficiales”, por ello, estos auxiliares deben cumplir con las características de autenticidad e integridad, independientemente de la forma como se lleve, es decir, manual o sistematizado.

Dado lo anterior, le es posible al consultante el manejo de libros auxiliares en hojas electrónicas, siempre y cuando ello garantice la autenticidad  e integridad requerida por la normatividad vigente, sin olvidar que estos libros también deben estar impresos, para darle confiabilidad y mayor seguridad a los registros e información contable.

De otra parte, es pertinente informarle al consultante que en relación el tema consultado la Superintendencia de Sociedades emitió el Oficio 340-5698  del  23 de Febrero de 1998 y el Consejo Técnico de la Contaduría Publícale oficio 017 de 2001 sobre la obligación de los libros auxiliares, los cuales pueden ser consultados en las paginas web de cada entidad.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente

MVAV/jrpr