Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial
Circular 001
23-12-2009
Para: representantes legales, jefes de oficina de control interno, o quienes hagan sus veces, representantes de la dirección para implementar modelo estándar de control interno – MECI y sistema de gestión de la calidad de las entidades y organismos públicos del orden nacional y territorial.
Asunto: Evaluación y seguimiento al desarrollo del sistema de control interno -MECI y del sistema de gestión de la calidad NTCGP 1000: 2004.
El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las entidades del Orden Nacional y Territorial, en cumplimiento de las funciones establecidas en el artículo 6° del Decreto 2539 de 2000, pone a disposición de las entidades que trata el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, los lineamientos para realizar la evaluaci6n del mantenimiento del Modelo Estándar de Control Interno MECI y presentar el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno de la vigencia 2009, el cual tendrá como fecha límite, el 28 de febrero de 2010, de conformidad con el Decreto 1027 del 30 de marzo de 2007.
Debe tenerse en cuenta que el 8 de diciembre de 2008, fue la fecha límite para implementar el MECI en las entidades del orden nacional, departamental y municipal de los municipios de categoría especial y 1a y 2 a categoría, según lo establece el Decreto 2913 de 2007; y el SGC para las entidades obligadas por la Ley 872 de 2003.
Así mismo, para las entidades municipales de 3a, 4a, 5a y 6a categorías, acogidas al Decreto 4445 de 2008, el plazo venci6 el pasado 30 de junio de 2009; mediante el Decreto 3181 de 2009 y la Circular Externa 100 0006 de mismo ano, se establecieron cinco fases para el fortalecimiento del MECI en todas las entidades pertenecientes a las categorías en mención y se fijaron unas fechas límites para que rindan informes sobre los avances en este sentido y así dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 87 de 1993 y en el Decreto 1599 de 2005.
El Gobierno Nacional considera importante que los jefes de los organismos o entidades verifiquen el cumplimiento de la implementación del MECI y del SGC en las entidades cuyo plazo venci6 y en las contempladas en el Decreto 3181 de 2009, y presenten el informe de que trata la presente circular.
El informe debe presentarse teniendo en cuenta el resultado del avance en el desarrollo de la implementación del MECI en la entidad, dando respuesta a las preguntas contenidas en el aplicativo y el reporte de las evidencias que lo soportan. Es importante resaltar, que todos los usuarios ingresaran al aplicativo con el mismo nombre de usuario y la misma clave que han utilizado en ocasiones anteriores. Cada entidad para llevar a cabo el ejercicio de autoevaluación del desarrollo del MECI, tendrá en cuenta los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión que lo fundamentan.
1. ELABORACION Y PRESENTACION DEL INFORME
La evaluación del desarrollo del MECI será la base fundamental del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno vigencia 2009, el cual deberá ser presentado por los Representantes Legales de las Entidades y Organismos del Estado, al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las entidades del Orden Nacional y Territorial, dentro del plazo indicado anteriormente. Los informes que presenten las entidades son el insumo para elaborar el informe consolidado sobre el avance del desarrollo del MECI en el Estado, que presentara el Señor Presidente de la República al Honorable Congreso de la República.
La autoevaluación del desarrollo del MECI la realizaran los servidores de la entidad responsables del mantenimiento de sus componentes y elementos de control conjuntamente con sus equipos de trabajo quienes responderán las preguntas de la encuesta de autoevaluación. La Oficina de Control Interno responderá la encuesta de evaluación independiente y realizará el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, con fundamento en el ejercicio propio de sus funciones como evaluador independiente y en las auditorias que haya adelantado durante el año.
2. ESTRUCTURA DEL INFORME
El Informe Ejecutivo Anual de Control Interno se estructurara en cuatro componentes:
1. Avances y dificultades en el desarrollo de cada uno de los subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno, de acuerdo con los resultados generados por las dos encuestas y los seguimientos realizados durante el año siguiente a la implementación del MECI.
2. Acciones de Mejoramiento evidenciadas en la entidad con la ejecución del MECI.
3. Estado general del Sistema de Control Interno
4. Recomendaciones para el mantenimiento del Sistema de Control Interno y el mejoramiento del Modelo.
Es importante precisar que las entidades solo deben realizar el informe en línea y por tanto no se presentara informe escrito alguno ante el Consejo Asesor, una vez sea elaborado por los Jefes de las Oficinas de Control Interno o quienes hagan sus veces, este quedara consignado y registrado en el Sistema directamente. Los representantes legales de las entidades deberán revisar y aprobar el Informe a través del Aplicativo, con la opción habilitada para tal efecto. Los informes que sean enviados sin la revisión y aprobación del Representante legal no serán tenidos en cuenta, de acuerdo con el artículo 2 del Decreto 2539 de 2000.
3. ACCESO AL APLICATIVO
Las entidades ingresaran a través de la pagina Web www.dafp.gov.co al Aplicativo con un identificador de usuario y una Contraseña, si la entidad ha ingresado con anterioridad al Aplicativo a diligenciar los informes, puede continuar utilizando el usuario y la clave que tiene actualmente.
Nota 1: Para aquellas organizaciones que aun no han ingresado al aplicativo y que no cuentan con Nit deben solicitar su habilitación en el Sistema, enviando un correo a webmaster(a)-dafp.gov.co indicando el nombre completo de la entidad y municipio y departamento al cual pertenecen.
Identificador de usuario: será el NIT de la entidad sin el número de verificación. Contraseña: inicialmente corresponde al Nit de la entidad sin el digito de verificación, que deberán cambiar inmediatamente ingresen al Aplicativo.
Con base en el esquema planteado, las entidades al ingresar al Aplicativo encontraran un instructivo que les orientara paso a paso sobre las acciones que deben desarrollar en el mismo para facilitar su navegación y que permita consolidar el informe Ejecutivo Anual. Copia de dicho instructivo estará disponible también en el sitio Web del DAFP, http://www.dafp.gov.co.
Nota 2: Se recomienda a las entidades leer el instructivo antes de ingresar a trabajar en el Aplicativo.
4. CONTROL INTERNO CONTABLE
Los lineamientos para rendir el Informe de Control Interno Contable serán establecidos por la Contaduría General de la Nación.
ELIZABETH RODRIGUEZ TAYLOR
Presidenta
Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
