Concepto 201411601165391 de 15-08-2014

Ministerio de Salud y Protección Social
Concepto 201411601165391
15-08-2014

Asunto: Consulta sobre la procedencia de solicitar la historia clínica por parte del empleador para el trámite de incapacidades.

Respetada señora Aura:

Hemos recibido a través de correo electrónico proveniente del Ministerio del Trabajo la remisión del numeral segundo de su petición acerca de la procedencia de solicitar la historia clínica por parte del empleador para el trámite de incapacidades. Al respecto y previas las siguientes consideraciones, me permito señalar:

En cuanto a la historia clínica, debe precisarse que el artículo 34 de la Ley 23 de 19811, la definió de la siguiente manera:

“ARTICULO 34. La historia clínica es el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva que únicamente puede ser
conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la Ley".

En el mismo sentido, el artículo 1° de la Resolución 1995 de 19992; señala:

"ARTÍCULO 1.- DEFINICIONES.

La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.

(…)” (Subrayado fuera de texto).

1 Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Disposición normativa reglamentada por el Decreto 3380 de 1981.

2 Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica Ministerio de Salud. Julio 8 de 1999.

En consonancia con las anteriores normas, el artículo 14 de la citada resolución, previó:

"ARTÍCULO 14.- ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA.

Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:

1) El usuario.

2) El Equipo de Salud.

3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.

4) Las demás personas determinadas en la ley.

Parágrafo. El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal."

Como puede observarse, el numeral 4 de la precitada disposición, consagró la posibilidad de que aquellas personas que expresamente autorice la ley, puedan acceder a la historia clínica y en este sentido, vale la pena señalar que el empleador no se encuentra incluido dentro de ellas, ni el personal administrativo de la EPS o las IPS que tramitan las incapacidades de los afiliados.

Puntualmente, la Corte Constitucional en uno de los apartes de la Sentencia T-1051 de 2008, la cual a su vez retomó lo señalado en la sentencia T-161 de 26 de abril de 1993, M.P. Antonio Barrera Carbonell, señaló: "La historia clínica, su contenido y los informes que de la misma se deriven, están sujetos a reserva y, por lo tanto, sólo pueden ser conocidos por el médico y su paciente. (…)." (Negrillas fuera de texto).

De igual forma, la Sentencia T-114/093, con ponencia del Magistrado: Dr. Nilson Pinilla Pinilla, al conocer la acción de tutela interpuesta por un ciudadano contra el Hospital Nuestra Señora de los Remedios de Riohacha, en uno de sus apartes, expresó:

"(…) Con todo, ha de tomarse en consideración que la historia clínica que reposa en la entidad demandada constituye, en principio, no sólo un documento privado sometido a reserva, que únicamente puede ser conocido por el paciente y la institución, y excepcionalmente por un tercero, con autorización de dicho paciente u orden de autoridad competente, sino que constituye el único archivo o fuente de información donde lícitamente reposan todas las evaluaciones pruebas, diagnósticos e intervenciones realizadas al paciente, al igual que los procedimientos y medicamentos que le fueron suministrados.

(…)”

En la Sentencia T-158 A de 2008, la Corte sostuvo:

"El carácter reservado de la historia clínica, entonces, se funda en la necesidad de proteger el derecho a la intimidad del individuo sobre una información que, en principio, únicamente le concierne a él y que, por tanto, debe ser excluida del ámbito de conocimiento público. A partir de tal consideración, en nuestro ordenamiento jurídico existen distintas disposiciones a través de las cuales se establece la naturaleza reservada de este documento y se determina quienes están autorizados para acceder a su contenido.

3 Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica Ministerio de Salud. Julio 8 de 1999.

(…)

"Del recuento normativo señalado, se tiene que aun cuando la regla general es que la historia clínica es un documento sometido a reserva no es posible predicar de ella un carácter absoluto, particularmente, por cuanto es posible que terceros conozcan su contenido bien porque han obtenido la autorización del titular, bien porque existe orden de autoridad judicial competente que así lo establece o debido a que se trata de individuos que por razón de las funciones que cumplen en el sistema de seguridad social en salud tienen acceso a ella, lo cual se explica si se considera la utilidad de este documento como mecanismo para determinar de qué manera deben ser tratadas las dolencias de un paciente en aras de restablecer su salud.

"No obstante lo anterior, frente a terceros que no-se encuentran en ninguna de las situaciones atrás descritas, la reserva si es oponible y, en consecuencia, no es posible que respecto de ellos se produzca la circulación del dato médico contenido en la historia clínica del paciente".

En conclusión, aunque en principio el paciente es el único que puede tener acceso a la información contenida en la historia clínica y es él quien puede autorizar a terceros su conocimiento, la ley autoriza expresamente a ciertas personas para acceder a ella, por ejemplo, al equipo de salud y a las autoridades judiciales. De este modo, la definición legal de las personas que pueden conocer la información contenida en la historia clínica obedece a la estrecha vinculación que tiene dicho documento con el derecho a la intimidad de su titular, pues contiene datos determinados por la confidencialidad.

Ahora bien, para el trámite de reconocimiento de una incapacidad se deben tener en cuenta dos situaciones diferentes: Que el médico que la expida este adscrito a la EPS del cotizante o por el contrario, que no pertenezca a la red de ésta; si se trata del primer caso, será suficiente que el afiliado cumpla con los requisitos establecidos en los artículos 3 del Decreto 047 de 2000, modificado por el artículo 9° del Decreto 783 del mismo año y 21 del Decreto 1804 de 1999, esto es:

1. Que el trabajador dependiente o independiente haya cotizado un mínimo de cuatro semanas ininterrumpidas y completas. (art. 9 del Decreto 783/00).

2. Que los aportes se hayan pagado oportunamente por lo menos durante cuatro (4) meses de los seis (6) meses anteriores a la fecha de inicio de la incapacidad.

(Decreto 1804/99, art. 21)

No obstante, en cuanto al segundo caso, si una incapacidad ha sido expedida por un medico ajeno a la EPS, será preciso además que la incapacidad se traslade al formato
oficial de ésta y con fundamento en este procedimiento se proceda a su reconocimiento, trámite que se denomina trascripción de la incapacidad.

En este orden de ideas, debe precisarse que ninguna Entidad Promotora de Salud – EPS podrá exigirle al empleador copia de la historia clínica de sus trabajadores, con el fin de reconocer la prestación económica derivada de la incapacidad, licencia de maternidad y paternidad, razón por la que a su vez, el empleador tampoco podrá hacer dicha exigencia al trabajador, en el entendido, que adjuntar la copia de la historia clínica no es un requisito para el reconocimiento de dichas prestaciones económicas.

El anterior concepto tiene los efectos determinados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

EDILFONSO MORALES GONZALEZ
Coordinador Grupo de Consultas
Dirección Jurídica