Confirmaciones externas en el proceso de auditoría

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  • Publicado: 25 febrero, 2016

Confirmaciones externas en el proceso de auditoría

Para los auditores y revisores fiscales que se encuentren en proceso de evaluación y revisión de las cuentas del cierre contable, uno de los procedimientos más eficientes para garantizar la integridad, existencia y exactitud de los saldos revelados en los estados financieros, son las confirmaciones con terceros.

Las confirmaciones consisten en la obtención de una comunicación escrita de un tercero independiente de la empresa examinada  y que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones del hecho económico y  de informar  válidamente sobre la misma; la técnica de la confirmación se realiza solamente con una persona o personas ajenas a la institución.  Ejemplo: circularizaciones de saldos, tales como: cuentas por cobrar, inventarios en consignación, acreedores.

El objetivo de las confirmaciones externas es el diseño e implementación de procedimientos que puedan otorgar garantía de que la evidencia recolectada durante el proceso de auditoría cumple con las características señaladas en las Normas Internacionales de Auditoría –NIA–,  lo que significa que es relevante y confiable.

¿Cómo determinar la fiabilidad de las confirmaciones externas?

“El equipo de auditoría debe determinar las cuentas sobre las que se aplicarán confirmaciones externas, de modo tal que se puedan establecer las expectativas de cumplimiento”

El equipo de auditoría debe determinar las cuentas sobre las que se aplicarán confirmaciones externas, de modo tal que se puedan establecer las expectativas de cumplimiento, en consideración de que en la práctica no todos los terceros a quienes se les notifica una confirmación contestan. Por lo anterior es importante que los auditores utilicen herramientas estadísticas que contribuyan a establecer los parámetros para calificar la  validez de la prueba.

Es de señalar que existen cuentas y empresas en las que por el volumen de terceros y cuentas se puede ejecutar aplicación sobre el 100% de los terceros, otorgando un alto índice de fiabilidad a la evidencia recolectada; no obstante, siempre es necesario considerar la no respuesta de los terceros que puede afectar la recolección de la evidencia y la exigencia de aplicación de procedimientos de auditoría alternativos.

Aspectos que se deben tener en cuenta cuando se realizan confirmaciones externas

  • Determinar la información que se va a confirmar o solicitar. Además de los saldos se puede confirmar información adicional, como los términos de contratos, condiciones de facturación y pagos, entre otros.
  • Definir clara y ampliamente los terceros a quienes se les van a remitir las confirmaciones externas; las solicitudes de confirmación se deben enviar a una parte confirmante que se considere la adecuada para entregar la información que se va a confirmar.
  • Diseñar los modelos de confirmación externa.
  • Comprobar las direcciones de los terceros, destinatarios de las confirmaciones externas, lo que significa que se deben realizar pruebas sobre la validez de algunas o de todas las direcciones antes de enviarlas y que contengan información del remitente a fin de que las respuestas se envíen directamente al auditor.
  • Enviar las solicitudes, incluyendo recordatorios cuando sea necesario. El auditor o revisor fiscal puede mandar una solicitud adicional de confirmación o un recordatorio cuando no se ha recibido respuesta a una solicitud previa en un tiempo que se estime como razonable.

¿Cómo diseñar la estructura de las confirmaciones?

Al momento de diseñar las confirmaciones, existen unos elementos fundamentales que deben ser considerados por los auditores, entre los que se resaltan:

  • Las aseveraciones que se pretenden confirmar.
  • Los riesgos de errores significativos específicos identificados, incluso riesgos de fraude.
  • El planteamiento y presentación de la solicitud de confirmación.
  • El medio de comunicación a través del cual se efectuará la entrega, por ejemplo: en papel, por un medio electrónico, fax u otro.
  • La autorización de la administración a las partes confirmantes de que respondan al auditor, en consideración que dichas partes pueden solamente estar dispuestas a responder a una solicitud de confirmación que contenga la autorización de la administración.
  • La capacidad de la parte confirmante de proporcionar la información solicitada, por ejemplo: monto de factura individual contra saldo total.

¿Cómo controlar los procedimientos de confirmación externa?

Los auditores y revisores fiscales que apliquen procedimientos de confirmación externa deben mantener control constante y permanente sobre estos, a fin de asegurarse de recibir las respuestas requeridas por parte de los terceros; dicho control inicia desde el diseño de la confirmación:

Tener en cuenta

Los procedimientos de confirmaciones externas se deben realizar en un tiempo prudente al cierre contable y emisión de los informes, a fin de que se otorgue el tiempo para la respuesta de los terceros.

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