Valor probatorio de la contabilidad surge de la concatenación de soportes, libros e informes

Dar por sentado que ciertas exigencias son ajenas a la auditoría financiera puede ser un error. Los que piensan que el sistema contable no es una base esencial de los estados financieros llegan a considerar que se puede opinar sobre estos sin haberse asegurado de que la fuente de sus datos es confiable.

Con la estandarización obligatoria las cosas han cambiado mucho. Si la historia reconoció legislaciones que no se ocupaban de la contabilidad, hoy eso ya no es así. En nuestro derecho, el valor probatorio de la contabilidad es el resultado de la concatenación de los soportes, los comprobantes, los libros y los informes. Si esta cadena se rompe, habrá que repararla. Sin embargo, la necesidad de un soporte documental no es solo legal, sino que viene de la naturaleza de la contabilidad. En otras palabras, esta es inconcebible sin aquel.

Como antes lo pusimos de presente, son numerosísimas la menciones que se hace a los soportes en las normas de auditoría. No podía ser de otra manera.

En el Decreto extraordinario 2373 de 1956 se exigía al contador manifestar: “3° Si, en su concepto, la sociedad o institución lleva su contabilidad conforme a las  normas legales y a la técnica contable (…)”. Hoy este requisito sigue vigente y no debe ser desestimado.

La norma invocada sirve para ilustrar que el legislador siempre ha entendido que la contabilidad no es un asunto meramente legal. La remisión a lo que se conocía como técnica contable reconoce que hay otro campo del saber al que corresponde la generación de la información contable.

Con la eliminación del requisito de inscripción en el registro mercantil de los libros de contabilidad se trasladó totalmente al respectivo ente la adopción y práctica de las medidas necesarias para garantizar los principios que los rigen, a saber: autenticidad, integridad, orden, inalterabilidad, conservación, consulta, reproducción y seguridad.

Hasta donde llega nuestro conocimiento, poco ha interesado a los contadores colombianos dilucidar las mejores prácticas en esta materia. A nosotros nos preocupa mucho, porque utilizando computadores se ha acostumbrado a reprocesar la información para dar apariencia de corrección. Aunque los programas suelen conservar una historia de los procedimientos, es sabido que esta puede inhabilitarse o, incluso, alterarse. Como en otras latitudes, debe establecerse un funcionario responsable, que tenga la autoridad suficiente para verificar la información y remediar los intentos de daño.

Con el uso de la “nube” algunos ven fortalecida la protección de los datos. Otros piensan que será lo mejor acudir a la cadena de bloques (blockchain).

Sospechamos que los contadores no comprenden la razón de las exigencias documentales.

Hernando Bermúdez Gómez
Tomado de Contrapartida – De Computationis Jure Opiniones
Número 4637, octubre 14 de 2019